В летний период бухгалтеру сельхозорганизации важно знать, каким именно образом следует рассчитывать отпускные для работников, чтобы неожиданно не оказаться в неприятной ситуации. В данной статье мы напомним порядок расчета отпускных, а также расскажем о Письме Минтруда России от 15.04.2016 № 14-1/В-351, в котором сотрудники данного ведомства разрешили  нерабочие праздничные дни учитывать при расчете средней зарплаты.

Согласно ст. 139 ТК РФ, для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), устанавливается единый порядок ее исчисления. Итак, по общему правилу при расчете отпускных необходимо пользоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

На основании п. 2 Положения № 922 и ст. 139 ТК РФ в средний заработок при расчете отпускных включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда (зарплата, премии, надбавки и т. д.). При этом источник данных выплат значения не имеет.

Согласно п. 3 Положения № 922, при расчете среднего заработка для определения отпускных не учитываются социальные и другие выплаты, которые не относятся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.). Кроме того, из расчета исключаются суммы, выплаченные за время, когда работник не работал, но за ним сохранялся заработок (например, отпускные, оплата выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом, оплата командировок, периодов болезни и другого времени, когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ) (п. 5 Положения № 922).

Кроме вышеперечисленного, Положением № 922 установлены особенности учета премий и вознаграждений при расчете отпускных, а также при повышении в организации должностных окладов.

Пример 1. Сотруднику предприятия с 25.04.2016 был предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Его заработная плата составляет 17 000 руб. Расчетный период – с 01.04.2015 по 31.03.2016. За этот расчетный период сотрудник был:

в отпуске – 28 календарных дней в июле 2015 года, его заработная плата за этот месяц без учета отпускных составила 3 522 руб.;

на больничном – семь календарных дней в декабре 2015 года, его заработная плата за декабрь без учета пособия по временной нетрудоспособности равна 12 000 руб.

Рассчитаем сумму отпускных.

Заработная плата за расчетный период без учета пособия по временной нетрудоспособности и отпускных составила 185 522 руб. (17 000 руб. х 10 мес. + 12 000 руб. + 3 522 руб.).

Итак, количество календарных дней будет равно:

в июле (в этом месяце у сотрудника был отпуск) – 2,84 кал. дн. (29,3 / 31 * (31 - 28)), где 31 – количество календарных дней в июле, 28 – количество календарных дней отпуска;

в декабре (в этом месяце работнику выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности) – 22,68 кал. дн. (29,3 / 31 * (31 - 7)), где 31 – количество календарных дней в декабре, 7 – количество календарных дней, приходящихся на болезнь сотрудника.

Средний дневной заработок работника составит 582,45 руб. (185 522 руб. / (10 мес. * 29,3 кал. дн. + 2,84 кал. дн. + 22,68 кал. дн.)). Сумма отпускных будет равна 16 308,60 руб. (582,45 руб. * 28 кал. дн.).

В данном примере отпуск сотрудника начинается с 25.04.2016 и часть отпуска попадает на нерабочие праздничные дни (1, 2 и 9 мая). Согласно ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного отпуска, в число дней отпуска не включаются. Таким образом, последним днем отпуска будет не 22.05.2016, а 25.05.2016.

Итак, мы рассчитали сумму отпускных в соответствии с Положением № 922. Теперь рассмотрим разъяснения Министерства Труда.

Расчет отпускных с учетом последних разъяснений Минтруда

Минтруд России в Письме от 15.04.2016 № 14-1/В-351 сделал вывод, что при расчете отпускных из числа отработанных дней не исключаются праздники, которые совпали с предыдущим отпуском работника.

По мнению законодателя, праздники надо учесть. Ведь они не входят в число дней отпуска, и за этот период компания не сохраняет средний заработок (ст. 120 ТК РФ). Причём праздничные дни включаются в расчет среднего заработка, даже если работник отдыхал весь месяц. Например, с 1 по 31 марта или с 1 по 31 мая.

Пример 2. Работник уходит в отпуск с 23 мая по 5 июня (14 дней). Расчетный период: 01.05.2015 по 30.04.2016. В период с 1 по 28 марта 2016 года работник был в отпуске (28 дней). Других исключаемых периодов не было. Оклад работника – 17 тыс. руб.

Определим заработок, учитываемый при расчете отпускных. Он равен 187 000 руб. (17 000 * 11 мес.).

Определим число дней в расчетном периоде. В полностью отработанных месяцах – 322,3 (29,3 * 11 мес.). В марте нужно учесть один праздничный день 8 марта. Число дней за март – 0,95 дн. (29,3 / 31 * 1). Всего – 323,25 дн. (322,3 + 0,95).

Рассчитаем среднедневной заработок – 578,50 руб. (187 000 руб. / 323,25 дн.). Отпускные равны 8099 руб. (578,50 руб. * 14 дн.).

Примеры расчета отпускных в различных ситуациях

Пример 3. Расчетный период состоял из исключаемого времени

Сотрудница была принята на работу 10.01.2012. Ее заработная плата – 11 000 руб. С 01.09.2012 ей был предоставлен отпуск по беременности и родам, а затем – отпуск по уходу за ребенком. После этого ей снова были предоставлены указанные отпуска в связи с рождением второго ребенка (сотрудница так и не вышла на работу), последний отпуск закончился 17.05.2016. В этот день она подала заявление об увольнении. Рассчитаем сумму компенсации за отпуск.

Расчетный период в рассматриваемом примере – с 01.05.2015 по 30.04.2016, в этот период сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Из п. 6 Положения № 922 следует, что для расчета среднего заработка необходимо принять в качестве расчетного период с 01.04.2012 по 30.04.2013, так как до этого все предшествующие периоды, равные расчетному, состояли из времени, которое исключается из расчетного периода на основании п. 5 Положения № 922. Таким образом, заработок, исходя из которого будет исчисляться средний дневной заработок, будет равен 55 000 руб. (11 000 руб. * 5 мес.).

Итак, средний дневной заработок составит 375,43 руб. (55 000 руб. / 29,3 кал. дн. * 5 мес.).

За период с 10.01.2012 по 31.08.2012, то есть за восемь месяцев, положено 18,67 кал. дн. ((28 кал. дн. / 12 мес.) * 8 мес.).

Напомним, что согласно ст. 121 ТК РФ период отпуска по беременности и родам включается в стаж, дающий право на получение отпуска, а вот период отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста не включается в данный стаж. Значит, сотруднице положены еще дни отпуска за период, когда женщина находилась в отпуске по беременности и родам. Итак, за этот период ей положено 11,67 кал. дн. (28 кал. дн. / 12 мес. * 5 мес.), где 5 – это количество месяцев, приходящихся на период отпуска по беременности и родам (140 кал. дн.), а поскольку у нее была два таких отпуска, то ей положено 23,34 кал. дн. (11,67 кал. дн. * 2).

Таким образом, сотруднице необходимо выплатить компенсацию за 42 кал. дн. (18,67 + 23,34).

Компенсация за отпуск составит 15 768,06 руб. (375,43 руб. * 42 кал. дн.).

Пример 4. Предоставлен отпуск авансом

Сотрудник был принят на работу 01.03.2016, работодатель предоставил ему отпуск с 23.05.2016 по 27.05.2016 (пять календарных дней). Заработная плата работника – 11 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

Расчетным в данном случае будет период с 01.05.2015 по 30.04.2016. Однако сотрудник приступил к работе только 01.03.2016. Таким образом, его заработок за расчетный период составит 22 000 руб. (11 000 руб. * 2 мес.).

Средний дневной заработок будет равен 375,43 руб. (22 000 руб. / 2 мес. * 29,3 кал. дн.). Сумма отпускных – 1 877,15 руб. (375,43 руб. * 5 кал. дн.).

Пример 5.

Сотрудник был принят на работу 01.06.2016, его заработная плата – 11 000 руб. С 27.06.2016 по 30.06.2016 (четыре календарных дня) ему был предоставлен отпуск авансом. Рассчитаем сумму отпускных.

Расчетным в этом случае будет период с 01.06.2015 по 31.05.2016. По условиям примера в расчетном периоде у сотрудника нет отработанных дней и заработной платы.

Вначале рассчитаем сумму заработка за июнь. Она будет равна 8 904,76 руб. (11 000 руб. / 21 раб. дн. * 17 раб. дн.), где 21 – количество рабочих дней в июне 2016 года согласно производственному календарю, 17 – количество дней, отработанных сотрудником в июне.

Итак, количество календарных дней составит 25,4 (29,3 / 30 * 26), где 30 – количество календарных дней в июне, 26 – количество календарных дней в июне, приходящихся на отработанное сотрудником время.

Средний дневной заработок будет равен 350,58 руб. (8 904,76 руб. / 25,4 кал. дн.). Сумма отпускных – 1402,32 руб. (350,58 руб. * 4 кал. дн.).

Пример 6. Нет ни одного отработанного дня

Сотрудник был принят на работу 01.06.2016 и в этот же день был отправлен на учебу. В связи с этим ему был предоставлен учебный отпуск (10 календарных дней). Заработная плата сотрудника – 11 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

Расчетным периодом в данном случае будет период с 01.06.2015 по 31.05.2016. Из условий примера следует, что у сотрудника нет ни одного отработанного дня. В этом случае необходимо применить п. 8 Положения № 922, в силу которого, если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада).

Средний дневной заработок будет равен 375,43 руб. (11 000 руб. / 29,3 кал. дн.). Сумма отпускных составит 3754,30 руб. (375,43 руб. х 10 кал. дн.).

Пример 8. В расчетном периоде выплачивались премии

Сотруднику с 01.06.2016 был предоставлен отпуск. Ежемесячный должностной оклад сотрудника равен 12 000 руб. Расчетный период – с 01.06.2015 по 31.05.2016. В расчетном периоде сотрудник был на больничном (с 01.02.2016 по 05.02.2016), а также ему выплачивались:

ежемесячная премия в размере 1 000 руб.;

ежеквартальная премия в размере 3 000 руб.;

премия по итогам 2015 года (выплачена в январе) в размере 5 000 руб.

Рассчитаем сумму отпускных.

Из условий примера следует, что сотруднику ежемесячно выплачиваются премии в размере 1 000 руб., значит, они будут учитываться и при определении среднего заработка. Однако в феврале 2016 года он был на больничном.

Таким образом, премия за февраль при расчете среднего заработка будет учитываться в следующем порядке: из суммы премии за февраль 2016 года необходимо исключить количество дней, когда сотрудник находился на больничном, получим 15 раб. дн. (20 - 5), где 20 – норма рабочих дней в феврале 2016 года по производственному календарю. Следовательно, сумма премии за февраль 2016 года, которая будет учитываться при расчете отпускных, составит 750 руб. (1 000 руб. / 20 раб. дн. * 15 раб. дн.).

Общая сумма ежемесячных премий, которая будет учитываться при расчете среднего заработка, будет равна 11 750 руб. (11 мес. * 1 000 руб. + 750 руб.);

Из условий примера следует, что сотруднику выплачиваются ежеквартальные премии. Итак, в расчетный период (с 01.06.2015 по 31.05.2016) попадают:

в июле 2015 года – премия, выплаченная за II квартал 2015 года в размере 3 000 руб. В расчете для начисления среднего заработка будет учитываться только часть этой премии, а именно 1 000 руб. (3 000 руб. / 3 мес. * 1 мес.);

в октябре 2015 года – премия, выплаченная за III квартал 2015 года в размере 3 000 руб. Данная премия будет учитываться полностью;

в январе 2016 года – премия, выплаченная за IV квартал 2015 года в размере 3 000 руб. Эта премия будет учитываться полностью;

в апреле 2016 года – премия, выплаченная за I квартал 2016 года в размере 3 000 руб. Она будет учитываться не в полном объеме, поскольку в феврале 2016 года сотрудник находился на больничном, а в размере 2732,14 руб. (3 000 руб. / 56 раб. дн. х (56 раб. дн. - 5 раб. дн.)), где 56 – количество рабочих дней в I квартале 2016 года согласно производственному календарю, 5 – количество рабочих дней, приходящихся на период болезни работника.

Общая сумма ежеквартальных премий, которая будет учитываться при расчете среднего заработка, составит 9732,14 руб. (1 000 + 3 000 + 3 000 + 2732,14);

В январе 2016 года сотруднику была выплачена премия за 2015 год в размере 5 000 руб. Данная премия будет учитываться в полном объеме.

Теперь рассчитаем общую сумму заработка за расчетный период. Она будет равна 167 482,14 руб. (12 000 руб. х 11 мес. + 9 000 руб. + 11 750 руб. + 9732,14 руб. + 5 000 руб.), где 9 000 руб. (12 000 руб. / 20 раб. дн. * 15 раб. дн.) – это заработная плата за февраль 2016 года без учета пособия по временной нетрудоспособности.

Рассчитаем количество календарных дней в неполном месяце (в феврале 2016 года). Оно будет равно 24,25 кал. дн. (29,3 / 29 * 24), где 29 – количество календарных дней в феврале 2016 года, 24 – количество календарных дней, приходящихся на отработанное сотрудником время.

Средний дневной заработок работника – 483,28 руб. (167 482,14 руб. / (29,3 кал. дн. * 11 мес. + 24,25 кал. дн.)). Сумма отпускных составит 13 531,96 руб. (483,28 руб. * 28 кал. дн.).

В заключение еще раз обратим ваше внимание: если локальным нормативным актом организации установлен иной период для расчета отпускных, все равно необходимо производить расчет на основании трудового законодательства, так как согласно ст. 139 ТК РФ не допускается ухудшение положения работников по сравнению с предусмотренным Трудовым кодексом.