При предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков необходимо произвести расчет сумм к выплате. Бывает, что некоторые моменты в расчете отпускных изменяются, и тогда бухгалтеру нужно быть особенно внимательным при расчете. Какие особенности будет иметь расчет отпускных в 2017 году, сейчас разберемся.

Общий порядок расчета отпускных в 2017 году достаточно прост - для этого нужно определить продолжительность расчетного периода, заработок сотрудника за расчетный период, средний дневной заработок и итоговую сумму отпускных. Весь этот порядок подробно расписан в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Расчетный период

Как правило, для определения отпускных сумм за основу берется заработок за предыдущий период, равный 12 месяцам. Однако на практике нередки случаи, когда полностью отработанных 12 месяцев может и не быть, или же за это время зарплата не начислялась (например, при нахождении в отпуске по беременности и родам). В таких случаях за расчетный период берут следующие сроки:

• если сотрудник отработал менее 12 месяцев ― с начала даты трудоустройства.
• если заработная плата в течение последних 12 месяцев не начислялась, то в качестве расчетного периода принимаются последние 12 месяцев, в течение которых заработная плата начислялась.

Пример 1. Если сотрудник еще не отработал в организации 12 месяцев

Иванова М.П. работает на предприятии с 16 января 2017 года. По договоренности с директором ей с 7 июля 2017 года предоставляется отпуск продолжительностью 28 календарных дней, тогда расчетный период будет с 9 января по 30 июня 2017 года.

Пример 2. Если сотрудник в течение последних 12 месяцев фактически не работал, и ему не начислялась зарплата

Сотрудница Иванова М.П. с 21 апреля 2014 года по 2 июля 2017 года включительно была сначала в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. 16 июня 2017 года женщина написала заявление на отпуск с 3 июля на 28 календарных дней, который организация обязана ей предоставить.

За стандартный расчетный период с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года доходов у Ивановой не было. Значит, нужно взять период, предшествующий декрету, в который сотрудница ушла 21 апреля 2014 года, то есть расчетный период — с 1 апреля 2013 года по 31 марта 2014 года.

В прошлом году были приняты поправки в расчет отпускных в 2017 году. Новый закон разрешает организациям установить свой расчетный период - не 12 месяцев, а 3 или 6 месяцев. Правда, здесь есть один важный момент - если вы считаете средний заработок своим способом, важно, чтобы сумма отпускных была не меньше той, которая вычислена общепринятым способом.

Средний заработок для расчета отпускных

В расчет среднего заработка включаются выплаты за расчетный период, которые предусмотрены системой оплаты труда в организации. Полный перечень таких выплат поименован в пункте 2 Положения № 922. Например, к таким выплатам относятся:

• зарплата;
• надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
• компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда;
• премии и вознаграждения, которые начислены за расчетный период.

Когда определяете заработок за расчетный период, не забывайте, что некоторые выплаты нужно исключить (полный перечень таких выплат поименован в п. 5 Положения № 922). Например:

• пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
• оплата дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами;
• разовые премии, выплаченные работникам к праздничным дням, юбилейным датам, а также другие подобные премии разового характера, не предусмотренные системой оплаты труда;
• начисления за время простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и сотрудника; – выплаты, полученные не в качестве вознаграждения за труд (дивиденды, проценты по вкладам, страховые выплаты, материальная помощь, кредиты и т. д.).

Расчет среднедневного заработка

После того, как вычислен средний заработок сотрудника за расчетный период, нужно определить средний дневной заработок (п. 9 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Порядок его расчета зависит от того, полностью отработан расчетный период или нет.

Если перед отпуском сотрудник полностью отработал 12 месяцев, вычислите среднедневной заработок так: разделите сумму выплат, начисленных за 12 месяцев перед отпуском, на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней 29,3 (п. 10 Постановления № 922).

Пример 3. Кассир СПК «Заря» идет в оплачиваемый отпуск с 15 мая 2017 года на 28 календарных дней. Расчетный период (с 1 мая 2016 года по 30 апреля 2017 года) отработан полностью. Оклад составлял 15 000 руб. в месяц. В феврале 2017 года сотруднице начислили премию по итогам работы в 2016 году —  5 000 руб.

Сумму отпускных бухгалтер организации посчитал так:

(15 000 руб. * 12 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн. * 28 дн. = 14 732,65 руб.

На практике редко бывает так, чтобы все 12 месяцев расчетного периода сотрудник находился на своем рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. А из расчетного периода исключают любые промежутки времени, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.

Пример 4. Работнику СПК «Заря» установлен оклад в размере 12 000 руб. в месяц. С 3 июля 2017 года он идет в ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Расчетный период в организации составляет стандартные 12 месяцев — с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года.

Сведения об исключаемых из него периодах приведем в таблице ниже.

Теперь определим, какая сумма начислена работнику за расчетный период (исключив при этом сумму больничного пособия и отпускных):

12 000 руб. * 9 мес. + 9000 руб. + 1565,22 руб. + 7636,36 руб. = 126 201,58 руб.

Девять месяцев отработано полностью, следовательно, количество дней, которое необходимо принять в расчет, бухгалтер организации посчитал так:

9 мес. * 29,3 дн. + 29,3 дн. / 28 дн. * 23 дн. + 29,3 дн. / 31 дн. * 3 дн. + 29,3 дн. / 30 дн. * 20 дн. = 310,1367 дн.

Дальше сумму отпускных он посчитал так:

126 201,58 руб. / 310,1367 дн. * 28 дн. = 11 393,83 руб.

Как учитывать в среднем заработке квартальные,

полугодовые и годовые премии

Нередко в организациях вводятся не ежемесячные, а квартальные или годовые премии. Такие премии нужно учитывать в среднем заработке равными долями. Общую сумму премии нужно разделить на количество месяцев, которые включены в премиальный период. Например, если премия за квартал, сумму премии нужно разделить на 3 месяца.

Если хотя бы один из премиальных месяцев не попал в расчетный период, часть премии «выпадает» и не учитывается в среднем заработке.

Пример 5. Работник уходит в отпуск с 3 августа 2017 года. Расчетный период - это 12 месяцев, предшествующих отпуску. Берем в расчет периоды: август-декабрь 2016 года и январь-июль 2017 года. Ежемесячный оклад работника составляет 12 000 рублей.

Кроме оклада, работник получил премию за 3-й квартал 2016 года в размере 9 000 рублей. Сумма премии за месяц составит: 9 000 руб. / 3 мес. = 3 000 руб.

В 3-й квартал года входят: июль, август, сентябрь, а в расчетном периоде мы должны учесть период с августа 2016 года по декабрь 2016 года. Значит, учитываем только часть квартальной премии, которая относится к августу и сентябрю 2016 года.

Рассчитаем средник заработок работника:

1) Считаем заработную плату за 12 месяцев: 12 мес. * 12 000 руб. = 144 000 руб.

2) Включаем в расчет премию за август и премию за сентябрь (это части квартальной премии, полученные расчетным путем) 144 000 руб. + 3 000 руб. + 3 000 руб. = 150 000 руб.

Налоги и взносы

Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Также эти суммы можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль и при расчете расходов на ЕСХН и упрощенной системе налогообложения.

Проще всего со страховыми взносами – начислили отпускные и не позднее 15 числа следующего месяца перечисляем все взносы четырьмя платежками (пенсионные, медицинские, социальные, на травматизм). Причем перечисляют взносы оптом вместе со взносами с остальных выплат работникам – зарплаты, премий и пр. Кстати, начисляют отпускные вместе со взносами перед началом отпуска.

Насчет НДФЛ есть одна хитрость, Обычно налог перечисляют на следующий рабочий день после выплаты дохода, но с 2016 года НДФЛ с отпускных надо перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплат, то есть придется оформлять отдельную платежку на налог с отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ).