Все работодатели, в том числе и сельскохозяйственные организации, должны информировать своих сотрудников о суммах заработной платы, которая им начисляется и выплачивается. Для этого российским законодательством утверждены формы документов определенного вида. В данной статье мы подробно расскажем, какие справки о доходах сотрудников вы должны оформлять в обязательном порядке, когда, на основании чего и как их выдавать.

Ежемесячная выдача расчетного листка

При выплате зарплаты все работодатели должны выдавать своим сотрудникам расчетные листки. Это требование установлено ст. 136 ТК РФ. Выдавать расчетные листки нужно раз в месяц при выплате второй части зарплаты, то есть при окончательном расчете за месяц (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Единой унифицированной формы расчетного листка нет. Поэтому разработать его можно самостоятельно. На практике работодатели используют и утверждают ту форму расчетного листка, которая есть в их бухгалтерской компьютерной программе. Обычно она содержит следующие данные:

- Ф.И.О. и табельный номер работника, период начислений;

- строка «Начислено» (оклад, надбавки, премии, материальная помощь);

- поле «Удержано» (НДФЛ и страховые взносы, алименты и иные взыскания по исполнительным документам, аванс, выданный в счет заработной платы);

- поле «Выплачено».

Выдавать листок работнику нужно в бумажном виде. По электронной почте отправить листок можно только дистанционным работникам (ст. 312.1 ТК РФ). Если расчетные листки не выдавать, то предприниматели и должностные лица организации могут быть оштрафованы трудовой инспекцией на сумму от 1000 до 5000 руб., а организации - от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Либо вместо штрафа к предпринимателям и организациям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Но необходимо учитывать важный нюанс. Если вы выдаете расчетные листки работникам, но это нигде не фиксируется, то инспекторы при проверке могут потребовать у вас документ, подтверждающий, что это реально происходит. Поэтому целесообразно вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться. Другой вариант: в платежную ведомость можно ввести отдельный столбец, в котором сотрудники будут расписываться, что получили расчетный листок. Либо сам листок можно сделать из двух частей, чтобы корешок с подписью работника оставался у организации.

На практике порядок выдачи расчетных листков можно упростить.

Чтобы не распечатывать расчетные листки каждый месяц, тем более что не каждому сотруднику они нужны, можно организовать их выдачу следующим образом. Составьте приказ и пропишите в нем периодичность выдачи расчетных листков, а также информацию о том, где и когда сотрудники могут получить такой документ.

С этим локальным актом ознакомьте всех работников под роспись. Те сотрудники, кому расчетный листок нужен, сами будут приходить за ним. Остальные же о такой возможности, получается, предупреждены. Соответственно, каждый сотрудник всегда может обратиться в бухгалтерию и получить свой расчетный листок, специально ходить ни за кем не придется. И требования ст. 136 Трудового кодекса РФ о необходимости выдачи листков будут соблюдены.

Справка 2-НДФЛ выдается, лишь когда НДФЛ не был удержан,

а также по просьбе сотрудника

Все работодатели ежегодно отчитываются в ИФНС по доходам, выплаченным своим сотрудникам, и удержанным с них суммам налога. Для этого подается справка 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Однако есть два случая, когда эту справку нужно выдать самому сотруднику. В зависимости от того, по какой причине справка 2-НДФЛ выдается на руки сотруднику, будет отличаться оформление и срок выдачи документа.

1. Справка выдается, если не удалось удержать НДФЛ с работника (п. 5 ст. 226 НК РФ). Это может случиться, если сотрудник получил доход в неденежной форме – в натуральной форме (зерноотходами или мясом, к примеру). Либо выявлена ошибка в исчислении налога к моменту, когда работник уже уволился.

В этом случае нужно сообщить работнику о том, что с его доходов не был удержан НДФЛ, выдав ему справку 2-НДФЛ. Срок для этого - два месяца после окончания календарного года (установлен с 2016 г., ранее 1 месяц).

В этом случае на физическое лицо возлагается обязанность самостоятельной уплаты налога в бюджет. На основании справки сотрудник сам подает декларацию по форме 3-НДФЛ не позднее 30 апреля по окончании года и уплачивает НДФЛ не позднее 15 июля (подп. 4 п. 1 ст. 228 и п. 1 ст. 229 НК РФ).

2. Справка выдается при любом обращении самого сотрудника, в том числе бывшего (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ). Чтобы получить справку 2-НДФЛ, работнику нужно написать заявление. Однако иногда достаточно и устной просьбы. Обычно такая справка работнику нужна, чтобы получить социальный или имущественный вычет, оформить кредит и пр.

В ситуации, когда справка 2-НДФЛ выдается по обращению работника, в заголовке справки 2-НДФЛ в поле «Признак» никакой код не указывается. Перечислите в ней все суммы дохода (с расшифровкой по их видам) и НДФЛ, а также суммы предоставленных стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов. Справку без признака выдайте работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Глава 23 НК РФ не ограничивает количество выдаваемых физическому лицу справок 2-НДФЛ. Поэтому вы не можете отказать работнику, в том числе бывшему, если он повторно обратится к вам за справкой 2-НДФЛ.

При увольнении работник должен получить справку о сумме заработка

Законодательством предусмотрено два случая, при которых работодатель должен выдать работнику справку о заработке (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее - Закон № 255-ФЗ). Учтите, что данный документ не является альтернативой и не заменяет собой справку 2-НДФЛ. Как было сказано выше, в справке 2-НДФЛ указывают все доходы работника и удержанный с них налог. А в справку о сумме заработка вписывают сведения по суммам сотрудника, на которые начислялись страховые взносы в ФСС РФ.

Справку о сумме заработка выдают, во-первых, при увольнении в последний день работы сотрудника. При этом никакого заявления от него не требуется.

Справка о заработной плате с прежнего места работы потребуется сотруднику, чтобы получать различные социальные пособия. Ведь пособие по временной нетрудоспособности, декретное пособие или пособие по уходу за ребенком до полутора лет рассчитывают исходя из выплат за два календарных года, предшествующие году наступления страхового события - болезни, декретного отпуска. И работодателю нужно знать, какие начисления были у сотрудника в эти годы, если он трудился в другом месте.

Если справки у сотрудника нет, новому работодателю рассчитывать пособия придется исходя из МРОТ. А это значит, что сотрудник получит намного меньшую сумму социального пособия, чем ту, на которую мог бы рассчитывать. Это прямо прописано в п. 2.1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ.

Во-вторых, справку о заработке выдают на основании заявления сотрудника, уволившегося в прошлые годы. Пишется заявление в произвольной форме. Подать его бывший сотрудник может лично, через представителя либо отправить по почте. А работодатель обязан выдать справку не позднее трех рабочих дней со дня получения этого заявления.

Справка заполняется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

В заключении еще раз отмечаем, что:

1. Всем сотрудникам нужно вручать расчетные листки лично. Иначе могут возникнуть серьезные штрафные санкции. Но есть способы оптимизировать процесс выдачи справок, не нарушая законодательство.

2. Работник, в том числе бывший, имеет право на получение неограниченного количества справок 2-НДФЛ. Поэтому отказ по причине того, что «он уже получал» также может привести к серьезным последствиям.

3. Справка о сумме заработка предоставляется лишь в двух случаях - либо при увольнении работнику, либо бывшему сотруднику, если он подал заявление.