Нередко на практике встречаются ситуации, когда при формировании бухгалтерской отчетности можно увидеть «зависшие» остатки дебиторской и кредиторской задолженностей, при этом фактические цифры значительно отличаются от отчетных. С чем это связано? Зачастую связано это с тем, что не все операции отражены в учете (часто автоматически взаимозачет и иные операции не проходят в учете, так как не сформирована их настройка).

    Поэтому основной ошибкой в этом случае является то, что организации при проведении документов не обращают внимания на закрытие документов в программе (в части аналитического учета третьего субконто). Рассмотрим это более подробно.

 Рисунок 1

Обратите внимание, на рис. № 1 - ОСВ по счету 60 за 2015 год, где контрагент = субконто 1, договоры = субконто 2, документы расчетов с контрагентами = субконто 3. Сумма по данному контрагенту, которая будет отражена в дебиторской и кредиторской задолженности - 26 177 руб. по дебету, и 26 177 руб. по кредиту, при этом данная сумма визуально явно завышена. Например: сумма поступления товаров и услуг 410 от 07.04.2015 и поступления товаров и услуг 417 от 22.04.2015 равна сумме ранее произведенной оплаты, но из-за непоследовательного проведения документов закрытия не произошло. Что с этим делать?!

Можно вручную перепровести каждый документ, чтобы закрытие было корректным. Но программа 1С предоставляет возможность делать это автоматически, но, к сожалению, не все знают о таких возможностях. Как это сделать?

Для автоматического проведения документов необходимо предварительно сформировать:

Для 1С версии 8.0 - 8.2 ОСВ по счету 60 или 62 в зависимости от того, где аналитический учет не корректный, далее выбрать вкладку СЕРВИС -> ГРУППОВАЯ ОБРАБОТКА СПРАВОЧНИКОВ И ДОКУМЕНТОВ (см. ниже пример).

Рисунок 2

После этого в открывшемся окне необходимо выбрать № 1: ТИП ОБЪЕКТА = ДОКУМЕНТЫ, № 2: добавить строки ПОСТУПЛЕНИЕ ТОВАРОВ И УСЛУГ, СПИСАНИЯ С РАСЧЕТНОГО СЧЕТА для исправления счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и ПОСТУПЛЕНИЯ НА РАСЧЕТНЫЙ СЧЕТ, РЕАЛИЗАЦИЯ ТОВАРОВ И УСЛУГ для счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Обращаем ваше внимание, что корректировки каждого счета необходимо делать независимо друг от друга.

Рисунок 3

После выполненных манипуляций необходимо заполнить условия отбора. Для этого достаточно внести: ДАТЫ И КОНТРАГЕНТЫ, как это видно из рисунка № 3 с выделением № 1, но тип сравнения в условиях даты нужно выбрать интервал, как видно под указателем № 2, и под указателем № 3 выбрать период (рекомендуем выбирать только текущий период, прошлые годы закрываются по другому, что будет описано ниже) и контрагента, по которому вы будете производить закрытие. Далее в нижнем правом углу нажимаем - ОТОБРАТЬ.

Рисунок 4

В новом окне отбора видим все документы, которые были проведены в учете за выбранный период. Далее мы производим следующее: в разделе действия выбираем № 1 ИЗМЕНИТЬ (ПРОВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТА), № 2 УСТАНОВИТЬ и № 3 ВЫПОЛНИТЬ, тем самым перепроведем документы для корректного закрытия

Рисунок 5

Как указывалось выше, так лучше делать только с документами текущего налогового периода, для документов прошлых лет имеется типовой документ ПОКУПКА - > КОРРЕКТИРОВКА ДОЛГА - > ПРОВЕДЕНИЕ ВЗАИМОЗАЧЕТОВ, типовая операция, которую бухгалтерия не однократно используют в своей работе.

Для 1С 8.3 порядок немного иной

Для современных программ 1С данную функцию исключили, но альтернативный способ исправления подобных ошибок все равно есть, а именно:

Сначала надо удостовериться, что 1С имеет интерфейс «Такси», это можно определить по вертикальному меню с левой части экрана как видно на выделении. Ели у вас такого нет, выполняем следующие шаги: Находим АДМИНИСТРИРОВАНИЕ -> ИНТРЕФЕЙС -> ТАКСИ.

Рисунок 6

Как и в первом случае, находим проблемного контрагента - см. рисунок 1, далее в меню справа находим (последняя строчка на рисунки № 6), ОПЕРАЦИИ -> ЖУРНАЛ ОПЕРАЦИЙ, далее выбираем контрагента и указываем период (только рабочий, за который еще не сдана отчетность), с помощью кнопки CTRL (необходимо зажать) с помощью мыши выделяем подряд все строчки документов, как видно на рисунке № 7.

Важный момент - не выделять лишнее, например, удаленные документы или не проведенные по тем или иным причинам.

Рисунок 7

В заключении хочется отметить, что, конечно, разобраться самостоятельно с этим не так-то просто, но, разобравшись, вы увидите, насколько теперь правильно будут формироваться данные по счетам 60 и 62.

А если все же вы не смогли сделать данную процедуру самостоятельно, звоните к нам офис, вам всегда объяснят, как это быстро и правильно сделать.