В последнее время налоговые службы очень часто обращают внимание на оформление первичных документов, подтверждающих расходы сельхозорганизации, уменьшающие налогооблагаемую базу по ЕСХН. И, действительно, в НК РФ четко прописано, что расходы должны быть документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Но как показывает практика, в учете сельхозорганизаций не всегда оформляются все необходимые документы, особенно, по крупным суммам. Сегодня мы рассмотрим такой проблемный вопрос, как оформление первичных документов при ремонте объектов основных средств, ведь, как мы уже писали в предыдущих номерах нашего журнала, ремонт следует отличать от реконструкции (модернизации), а для этого нужно заполнять установленные документы.

Итак, какие документы мы должны оформить до, во время и после проведения ремонта основных средств?

1. Перед тем, как начать ремонт, вы должны оформить дефектную ведомость.

Затраты должны быть не только документально подтвержденными, но и экономически оправданными. Так вот, дефектная ведомость подтвердит наличие неисправности основного средства и обоснованность ремонта. Кроме того, с ее помощью вы сможете доказать, что провели именно ремонт, а не модернизацию.

Количество экземпляров акта о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектной ведомости) будет зависеть от того, кому принадлежит имущество, и кто будет делать ремонт. Если организация решила своими силами отремонтировать основные средства, достаточно одного экземпляра. Если работы будет выполнять сторонняя организация, акт (дефектную ведомость) лучше заполнить в нескольких экземплярах по числу участвующих в ремонте организаций. В этом случае документы должны подписать представители всех задействованных сторон.

Если ремонтируется оборудование, неисправность которого была выявлена при его монтаже (т. е. до принятия на учет в качестве основного средства), используется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).

Унифицированной формы дефектной ведомости нет. Поэтому вам придется ее разработать. За основу можете взять форму № ОС-16 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7). В ведомости опишите все повреждения имущества, а также укажите, какие работы необходимы для его восстановления. Лучше, если этот документ будет составлен после консультации с техническим специалистом (инженером, механиком и т. д.).

Главное, чтобы собственный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ (О бухгалтерском учете).

Рассмотрим основные реквизиты, которые указываются в обязательном порядке в дефектном акте (дефектной ведомости):

• Наименование документа. Объект или работы, где проводился осмотр.
• Наименование оборудования, здания или сооружения, номер паспорта или маркировка, тип, марка, дата поступления.
• Месторасположение.
• Места, где были выявлены дефекты.
• Состав комиссии по оценке объекта на наличие тех или иных дефектов.

  После тщательного осмотра комиссия должна указать все найденные неисправности, а также прописать единицы их измерения, их количество. После того, как эти данные будут заполнены, по ним необходимо сделать заключение, в котором будут указаны необходимые рекомендации. Для устранения недочетов они должны быть указаны конкретно. Дефектный акт формирует все выявленные комиссией дефекты.

  В дефектном акте на здание указываются не только недочеты, которые были обнаружены вовремя осмотра здания, но также их количественные характеристики. Следует отметить, что учет стоимостных показателей в дефектной ведомости не ведется.

  Приведем пример бланка Дефектной ведомости:

   

  бланк

  "Утверждаю"
  			__________________________
  ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ №______
  "____"______________ 20__ г._____________
  Наименование объекта___________________________________________________________________________________________   Инвентарный номер _________Срок эксплуатации____________ Адрес__________________________________________________________________________________________________
  При осмотре выявлены дефекты в работе. №  Обнаруженные неисправности (дефекты)                             Для устранения выявленных дефектов необходимо выполнение следующих работ:
  №	Наименование	Ед. изм.		Количество
  1
  2
  3
  	Составили: _________________________________________ ____________________________.	__________________________________________________

  _________________________________________________________________

   

  Также можно наряду с дефектной ведомостью оформить Акт технического осмотра здания

  Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты.

   

  2. Далее руководитель должен издать приказ о проведении ремонта.

  В нем указывается, каким способом будет отремонтировано имущество: собственными силами или с привлечением подрядных организаций,какая бригада или отдел будут выполнять работы, какие, в целом, работы должны осуществить и на каких объектах, а также срок проведения ремонта, ответственные за организацию ремонта лица и т. д.

   

  3. Если ремонт будет проводить сторонняя фирма, с ней нужно заключить договор подряда, подписать проектно-сметную документацию (проект, смету). А вот использовать унифицированную форму № КС-2 и форму № КС-3 для оформления именно ремонта нежелательно. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ» и применяются при выполнении капитальных работ и реконструкции – для строительства, о чем говорит сам заголовок документа. То есть, если оформите текущий ремонт формой КС, то контролирующие органы могут захотеть трактовать его как строительство, что, скорее всего, вызовет налоговые последствия, например, в связи с отсутствием государственной регистрации объекта недвижимости для принятия в состав расходов ЕСХН.

  Очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда налоговые органы, спрашивают для подтверждения осуществления ремонта именно документы по форме КС, однако в этом случае налоговые органы неправы, и вы можете задать им встречный вопрос: какой законодательный акт обязывает вас при текущем ремонте основного средства составлять документы по форме КС? Налоговые органы в этом случае «бьют по слабым местам учета» чтобы сказать, что, к примеру, проводится на самом деле не ремонт, а реконструкция, строительство, при отсутствии обязательной государственной регистрации.

  Если основное средство (например, оборудование или сооружение) передается подрядчику для длительного ремонта, оформите акт о приеме-передаче объекта основных средств в ремонт. В случае утраты (порчи) основного средства подписанный акт позволит организации потребовать у подрядчика возмещения причиненных убытков (ст. 714 и 15 ГК РФ). При отсутствии такого акта доказать передачу основного средства подрядчику будет затруднительно. Также от подрядчика потребуется проектно-сметная документация.

   

  4. В случае, когда ремонт проводится собственными силами (хозяйственный способ), потребуются иные документы. Для начала нужно оформить калькуляцию (смету) всех затрат.

  Укажите в ней все материалы, которые необходимы для ремонта, их количество и стоимость. Приобретая материалы, позаботьтесь о документах, подтверждающих покупку и оплату (накладных, чеках ККТ и т. д.). Передавать материалы в ремонт нужно по лимитно-заборным картам (форма № М-8) или требованиям-накладным (форма № М-11). Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

  В лимитно-заборных картах должен быть обязательно указан объект (подразделение, адрес, где находится объект), на который относятся строительные материалы на ремонт. Естественно, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные документом, в том числе дата документа, количественные (стоимостные единицы), должности, подписи ответственных лиц и др.

  Также следует отметить, что при передаче основного средства в ремонт (если это, конечно, не здание или сооружение) в специальное подразделение организации (например, ремонтную службу) следует составить накладную на внутреннее перемещение по форме № ОС-2. Если при ремонте местонахождение основного средства не меняется, накладную составлять не нужно. Такой порядок следует из указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

   

  Приведем в пример бланк Сметы-калькуляции на ремонт:

  бланк

  «Утверждаю»
  __________________________
  ______________________________________________________

  Смета-калькуляция на ремонт

  Наименование/ инв. №____________________________________________________ Адрес____________________________________________________

  Смета стоимости используемых материалов:

  № п/п	Наименование используемых материалов	Единица измерения	Количество	Цена, рубли	Сумма, рубли	Количество объектов
  1
  2
  3
  Итого:
  Всего:

  Обратная сторона

  Расчет сметной стоимости работ по ремонту помещений:

  № п/п	Наименование работ	Единица измерения	Количество	Цена	Сумма	Количество объектов
  Кровля:
  1
  2
  3
  Пол и стены:
  1
  2
  3
  Малярные работы:
  1
  2
  3
  Другие виды ремонтных работ:
  1
  2
  3
  Итого:
  Всего:

  ИТОГО по смете стоимость материалов и работ__________________________________

  Исполнил_____________________________________________________________________

   

  5. По завершении ремонта оформляется акт по форме № ОС-3 . При этом неважно, собственными силами проводился ремонт или с привлечением подрядной организации. Только в первом случае организация оформляет бланк в одном экземпляре, а во втором – в двух (для себя и для подрядчиков).

• Данный документ составляется в день приема объекта по окончанию ремонта. Этот момент фиксируется на титульной странице и указывается номер.
• Заказчик – организация, которая владеет ОС.
• Исполнитель – фирма, с которой составлен договор, или отдел (при хозяйственном способе). Дата и номер приказа руководителя или договора также указываются на титульной странице.
• Установление сроков, за которые осуществлен ремонт. Данная информация указывается в правой части от номера документа.
• ОС-3 имеет 2 раздела: в первом указывается информация об объекте ОС на время передачи в ремонт, второй раздел должен содержать информацию о затратах.

  В первом разделе подробно указываются данные об объекте ОС – наименование, марка, номера, восстановительная стоимость и срок использования.

  По окончанию заполнения таблиц документа ОС-3 важно отметить данные комиссии о выполнении работ, исходя из задания отделу или из договора. В случае, если указанные работы выполнены не в полном объёме, то производится перечисление этих пунктов.

• На основе проведенных ремонтных работ составляется итоговое заключение, где прописываются все совершенные изменения.
• Акт подписывается: приемочной комиссией, созданной в организации; сотрудником, ответственным за ремонт основного средства (или представителем подрядчика); сотрудником, ответственным за сохранность основного средства после ремонта.
• По окончанию заполнения документа, осуществляется его утверждение руководителем организации.
• Далее бухгалтер проверяет данные и отражает операции по учету затрат в регистрах бухгалтерского учета и главной книге. Он ставит свою отметку в Инвентарной карточке формы ОС-6 или ОС-6б.

  Также напоминаем, что указанные выше документы, их назначение, график и порядок составления должны быть утверждены в приложениях к Учетной политике организации (перечень применяемых первичных документов, график документооборота).