При слове «бухгалтерия» мы привыкли в первую очередь представлять подшивки документов, стеллажи, заставленные папками и т.п. И действительно — без различных «бумажек» ведение учета пока представить себе сложно. Но развитие информационных технологий меняет и такую консервативную сферу, как бухучет. И с начала большинство документов приспособились печатать и подписывать, а теперь уже и электронный документооборот используют многие сельхозорганизации.

Уже не первый десяток лет почти никто не заполняет учетные документы вручную. Практически вся бухгалтерская «первичка» сначала создается с помощью той или иной компьютерной программы.

Но затем, чтобы передать документ контрагенту, или даже просто отнести в соседний отдел, многие все равно распечатывают его. Возникает резонный вопрос: зачем это делать? Нельзя ли просто переслать информацию в виде файла?

Такой формат обмена данными, при котором не используются бумажные носители, и называется электронным документооборотом (ЭДО), а каждый отдельный файл, который соответствует бумажному счету, накладной и т.п. — электронным документом (ЭД).

Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью.

Такой документ, подписанный квалифицированной ЭЦП (электронной цифровой подписью), равен по своему значению документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63-ФЗ)).

Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Согласно п. 6 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ).

Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н утвержден Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее - ФСБУ 27/2021). ФСБУ 27/2021 применяется с 01.01.2022, при этом организация может принять решение о его применении до указанного срока.

Несмотря на актуальность и эффективность применения электронного документооборота в современной финансово-хозяйственной деятельности как организаций, так и государственных органов, единый нормативный акт, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.

Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Требования к правилам хранения электронных документов, их учету и порядку комплектования архива электронными документами установлены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

В условиях активного роста цифровых технологий, требующих перехода к более совершенной и открытой системе внедрения электронного документооборота, в том числе для оптимизации работы с документами в хозяйственной деятельности, на заседании Межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности утверждены документы, которые обеспечивают комфортные условия для электронного взаимодействия между хозяйствующими субъектами или государственными органами власти, а также операторами электронного документооборота.

Один из документов - Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами, утвержденные ФНС России 17.06.2021. Они устанавливают, в частности:

- процедуры самостоятельного взаимодействия между организациями (физическими лицами) или через оператора электронного документооборота (ЭДО);

- рекомендации, что предусмотреть в соглашении между организациями (физическими лицами), если они действуют без оператора ЭДО;

- какой вид подписи могут использовать участники.

Методические рекомендации носят рекомендательный характер, а также не применяются при обмене электронными документами, формируемыми при планировании, осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, закупок отдельных видов юридических лиц, а также при исполнении государственных и муниципальных контрактов и договоров.

Применение электронной подписи

Для того чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Электронная подпись может быть простой и усиленной (неквалифицированной и квалифицированной) (ч. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Квалифицированная подпись имеет ключ проверки электронной подписи, указанный в квалифицированном сертификате. Для создания и проверки квалификационной электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом № 63-ФЗ.

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего информацию, и призвана служить аналогом собственноручной подписи лица в электронной среде. Электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается информация в электронной форме, подписанная (ч. 1 и 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ):

- квалифицированной электронной подписью, кроме случая, когда требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе установлено законодательством;

- простой или неквалифицированной электронной подписью в случаях, установленных законодательством.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Переход на обмен информацией в электронном формате дает компании ряд преимуществ:

1. Снижение затрат: не нужно приобретать бумагу, принтеры, расходные материалы и т.п.

2. Экономия времени: любой ЭД можно найти практически мгновенно, а затем так же быстро переслать контрагенту, где бы тот не находился.

3. Повышение эффективности работы сотрудников.

4. Защита от несанкционированного доступа.

Нет необходимости в организации бумажного архива.

Но, разумеется, у ЭДО есть и отрицательные стороны:

1. Возможность утраты данных при сбоях ПО, технических неисправностях, хакерских атаках.

2. Согласование с контрагентами. Если у организации много партнеров, то высока вероятность, что не все из них согласятся на «безбумажный» регламент работы. Тогда документооборот получится «смешанным», электронно-бумажным, что существенно усложнит его ведение.

3. Человеческий фактор. Далеко не все сотрудники, привыкшие к традиционному порядку работы с бумагами, смогут легко перейти на ЭДО.

4. Необходимость существенных материальных затрат на период перехода (приобретение и настройка программ, покупка новой или модернизация имеющейся компьютерной техники и т.п.).

Признаки хорошей системы электронного документооборота на российском рынке

Выбирая систему электронного документооборота (ЭДО) на российском рынке, нужно обращать внимание на её ключевые характеристики:

• Обеспечение информационной безопасности. Обмен данными в системе происходит по защищённым каналам связи, например, по SSL-соединению. Для работы в системе требуется электронная подпись, простая или усиленная. В системе можно настроить уровни доступа для сотрудников в зависимости от их обязанностей. Все эти признаки помогут избежать взлома системы и утечки ценных данных.
• Поддержка мобильных устройств. Большинство систем электронного документооборота устанавливаются на компьютер или имеют веб-версию. Наличие приложения для планшета и смартфона обеспечит возможность работать из любой точки мира без привязки к рабочему месту.
• Возможность интеграции с собственной учётной системой. Удобно, когда систему электронного документооборота можно связать с учётной системой, например, «1С: Предприятие». Это позволит выгружать готовые данные и заполнять документы в системе автоматически, а не вручную.
• Удобный интерфейс. Важно, чтобы с СЭД могли работать любые сотрудники, вне зависимости от уровня владения компьютером. В противном случае потребуются большие затраты на обучение сотрудников
• Техническая поддержка. Оператор обеспечивает сопровождение клиента и круглосуточно готов помочь с решением проблем ЭДО.

   

  Как выбрать систему электронного документооборота (ЭДО)

  Выбор системы электронного документооборота зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять. Применение системы ЭДО позволяет решить следующие проблемы, стоящие перед бизнесом:

• Оптимизация бизнес-процессов. Шаблоны документов, которыми пользуется компания, и пути их согласования можно закрепить в системе — это позволит автоматизировать создание и движение документов внутри компании. Кроме того, снижается риск потери документов.
• Сокращение финансовых затрат. Печать документов, работа сотрудника, который отвечает за согласование, курьерская доставка и архивное хранение документов — всё это стоит недёшево. При внедрении системы расходы сократятся до 80 %, так как документы создаются, передаются и хранятся в одной системе.
• Сохранение юридической силы документов. Юридическая сила документов обеспечивается действующим сертификатом электронной подписи. За то, чтобы он регулярно обновлялся, отвечает оператор ЭДО.
• Упрощение взаимодействия с контролирующими органами. Отчётность быстрее и удобнее всего сдавать в электронном виде. Контролирующие органы сами требуют предоставлять электронную отчётность от ряда налогоплательщиков.
• Сокращение временных затрат. Часто документы нужно согласовать и подписать с разными руководителями. При работе с бумажными документами даже в пределах одного офиса на это нужно время. Если уполномоченные лица находятся в разных городах, то процесс может длиться неделями. С помощью СЭД документы можно отправить за несколько секунд и отслеживать статус работы над ними.
• Улучшение сервиса и повышение клиентской лояльности. Благодаря электронному документообороту, контрагенты и клиенты быстрее получают договоры на подпись, акты выполненных работ и счета на оплату и быстрее их оплачивают, не допуская кассового разрыва. При этом документы не теряются, а ошибки в них легко исправить.

  Все системы электронного документооборота (ЭДО) имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.

  ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.

   

  Как внедрить электронный документооборот в компании

  Организация электронного документооборота включает в себя несколько этапов.

• Нужно определить потребности компании: проследить, какими документами она чаще всего пользуется, по каким маршрутам происходит движение внутренних и внешних документов, где возникают проблемы и какие процессы точно нужно автоматизировать. Обратите внимание также на то, какие документы можно перевести в электронный вид, а какие требуется хранить только на бумаге. Обычно переход на электронный документооборот начинается с бухгалтерской «первички» и других формализованных документов.

   

• Обсудите возможность перехода на ЭДО с контрагентами и подготовьте положение об ЭДО. В нём обычно прописывают:
• общие положения — цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
• термины и определения — раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО.
• ссылки на нормативные источники, в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
• порядок доступа к системе — раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
• правила работы с документами — в разделе регламентируются создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей;
• контроль исполнения документов: здесь определяется, кто из сотрудников за какие документы несёт ответственность, уточняются сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
• классификация документов — порядок хранения документов в системе электронного документооборота, правила наименования файлов и категории электронных документов.

   

• Получите электронную подпись. Помните, что для юридически-значимого документооборота необходима квалифицированная электронная подпись — КЭП. Для безопасности обращайтесь только в те Удостоверяющие центры, которые аккредитованы Минцифры РФ.

   

• Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. При выборе обращайте внимание на следующие факторы:
• наличие функций, необходимых для вашей работы;
• возможность интеграции с информационными системами, с товароучётной системой, онлайн-кассой;
• качество и оперативность технической поддержки;
• поддержка роуминга с другими операторами;
• стоимость услуг.

   

• Подготовьте техническую базу для работы с электронными документами — установите на компьютеры необходимое программное обеспечение и обеспечьте связь между пользователями. Кроме того, необходимо сформировать уровни доступа, ввести в оборот электронные подписи, а также установить правила их использования. После этого можно запускать обмен электронными документами.

   

  В случае обмена электронными документами через ОЭД участники электронного документооборота (п. 4.1 Методических рекомендаций):

  • заключают договор с ОЭД;
  • оформляют и представляют ОЭД заявление об участии в электронном документообороте;
  • получают у ОЭД идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту. В отношении отдельных документов порядок электронного взаимодействия может быть установлен нормативно, например, в отношении счетов-фактур (Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н).

   

   

  Выводы по поводу электронного документооборота

  Какие выводы для практики в бухгалтерском учете мы с Вами можем сделать из теоретических и законодательных основ применения электронного документооборота и электронной подписи?

   

  1. Для ведения электронного документооборота как внешнего (с контрагентами), так и внутреннего (между подразделениями внутри собственной организации) необходима специальная компьютерная программа и «оператор», позволяющие загружать/создавать документы и регистры бухгалтерского учета, хранить их хронологически и систематизировано, передавать другим лицам с использованием цифровой подписи, соответствующей определенным стандартам.

  На сегодняшний день распространены сервисы:

   

  

  А наиболее популярные системы электронного документооборота — это «Контур.Диадок», «ДЕЛО» и «1С: Документооборот 8».

   

  *Оператор ЭДО — это коммерческая организация, которая обеспечивает юридически значимый документооборот в электронной форме с использованием электронной подписи.

   

  2. Документы и регистры бухгалтерского учета (в том числе загруженные документы в 1C в формате PDF (накладные, акты и договоры) ) созданные в программе 1С Предприятие, полноценными электронными документами юридически значимыми не считаются до тех пор пока они не прошли через систему ЭДО, регулируемую и сопровождаемую оператором ЭДО, и пока не подписаны электронной цифровой подписью лица, создавшего документ.

   

  3. В настоящее время доступны и уже широко распространены сервисы электронного документооборота УПД, накладных и счетов фактур, договоров между контрагентами, сервисы сдачи электронной отчетности, сервисы оформления электронных трудовых книжек и кадровых документов. Набирают популярность и охват использования сервисы верификации (полписания и согласования) договоров и приказов руководителя внутри организации между ответственными лицами и подразделениями организации (например, юридический отдел, финансовый отдел и д.р.); также встречается «электронный склад».

   

  4. Настройка электронного документооборота в организации по уровню и масштабу такой же важный аспект, как и внедрение электронных программ учета, таких как 1С Предприятие.

   

  5. Достаточно большое количество участков внутреннего документооборота в бухгалтерском учете на сегодняшний день не охвачено электронным документооборотом (например, основные средства, авансовые отчеты, производство и др.).

   

  6. Электронный документооборот – это модно и актуально. Он надежно автоматизирует учетный процесс – делает его более прозрачным, полным, точным, быстрым, и самое главное, удобным (например, некоторые сервисы уже позволяют просматривать и осуществлять обмен электронными документами через смартфон).

  7. Имеются предпосылки полагать, что сервис обмена и хранения истории электронных документов станет настолько же простым и удобным, как отправить сообщение в WhatsApp или как рассчитаться на кассе с использованием смартфона с использованием уже довольно широко известной и доступной технологии NFC (*Near Field Communication (NFC) — это технология беспроводной передачи данных малого радиуса действия. С помощью нее можно обмениваться данными между устройствами, находящимися на расстоянии около 10 см.), а подлинность, надежность и конфиденциальность данных документов будет обеспечиваться уже довольно известной крипто-технологией блокчейн. Поживем - увидим!