Cотрудник учреждения ездил к месту учебы на автобусе, потерял чеки на автобус, вместо них предоставил выписки из банка, где указаны только дата, время покупки и стоимость. К авансовому отчету еще приложил справку-подтверждение, что проходил учебу, и командировочное удостоверение с отметкой в городе, где учился. Каким документом можно подтвердить поездку туда и обратно?

Работникам, которые учатся в учебных заведениях, расположенных в других городах, работодатель обязан один раз в учебном году оплатить проезд к месту нахождения образовательного учреждения и обратно. Эта льгота полагается лишь успешно обучающимся сотрудникам. Причем в полном размере стоимость проезда компенсируется только тем работникам, которые учатся заочно в образовательных учреждениях высшего профессионального образования (ст. 173 ТК РФ).

Сотрудникам, обучающимся в вузах по очной форме, проезд не оплачивается. Если работник получает образование заочно в среднем специальном учебном заведении (техникуме или колледже), работодатель обязан возместить ему 50% стоимости проезда к месту учебы и обратно (ст. 174 ТК РФ).

Чтобы организация оплатила работнику проезд к месту обучения и обратно, по возвращении из учебного отпуска он должен написать заявление и приложить подтверждающие документы. Нормы трудового законодательства не регламентируют порядок оплаты, состав расходов и перечень документов, подтверждающих стоимость проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно. Такой порядок может регламентироваться коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами. В указанных документах может быть установлено, каким образом оплачивается проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно, способ определения стоимости проезда работника, перечень необходимых документов, которые должен представить работник.

В общем случае для возмещения сотруднику расходов представляется справка-вызов от учебного заведения и первичные документы, подтверждающие расходы работника на проезд к месту учебы и обратно. Если работник не представляет документы, подтверждающие его расходы на проезд к месту обучения и обратно, работодатель не может исполнить свою обязанность по оплате проезда. Стоимость проезда возмещается исходя из фактической стоимости на основании предъявленных работником документов (проездных билетов, платежных документов).

Представления работником только заявления и справки-вызова для оплаты работодателем проезда к месту нахождения образовательной организации и обратно недостаточно (решение Емельяновского районного суда Красноярского края от 16.04.2012 № 2-689/2012).

Если к месту нахождения образовательной организации и обратно сотрудник добирается автобусом или маршрутным такси, затраты на проезд подтверждаются проездными билетами (ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ, далее – Устав). Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом (ч. 1 ст. 20 Устава).

Согласно ч. 3 ст. 20 Устава кассовый чек с указанными на нем реквизитами билета приравнивается к билету при наличии в нем реквизитов билета, установленных правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства России от 01.10.2020 № 1586 (далее – Правила № 1586).

В случае утери или порчи билета на конкретное место в транспортном средстве, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади дубликаты таких билета, квитанций выдаются пассажиру в пункте продажи билетов, в котором пассажир приобрел билет, а также в иных пунктах продажи билетов, указанных перевозчиком. Пассажир должен представить доказательства (кассовый чек, выписку с банковского счета пассажира, другой документ, который доказывает выполнение операции приобретения билета). Это предусмотрено п. 61(1) Правил № 1586.

В случае утраты чека ККТ покупатели могут обратиться к продавцу с просьбой о восстановлении документа. Как правило, продавец может получить дубликат чека ККТ из фискального накопителя ККТ или через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных. В заявлении оператору фискальных данных указывают сумму, дату и примерное время оплаты, реквизиты плательщика.

Таким образом, в случае утраты чека ККТ сотрудник вправе либо обратиться к продавцу с просьбой о выдаче дубликата чека, либо использовать иные документы для подтверждения понесенных расходов. В рассматриваемом случае таким документом может быть выписка из банка.

В случае утраты проездного документа подтверждающим документом также может быть справка из транспортной организации или иной документ с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Во избежание возможных претензий со стороны контролирующих органов или со стороны работника целесообразно четко урегулировать эти вопросы в локальных нормативных актах.