Распоряжением Минтранса РФ от 14.07.2015 № НА-80р внесены изменения в Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 №АМ-23р (далее – Методические рекомендации). В связи с этим у сельхозорганизаций часто возникает вопрос: должны ли плательщики ЕСХН руководствоваться данными нормами или они могут применять свои установленные на предприятии нормы списания ГСМ и как это влияет на расчет расходов для ЕСХН? Могут ли плательщики ЕСХН вообще не нормировать затраты на ГСМ, а списывать их по факту? Попробуем разобраться.

Итак, плательщики ЕСХН принимают в уменьшение налогооблагаемой базы расходы на ГСМ, используемые для эксплуатации собственного или арендованного транспорта. Они учитываются, согласно подп. 5 п. 2 ст. 346.5 НК РФ, как материальные расходы, а также, согласно подп. 12 п. 2 ст. 346.5 НК РФ, как расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. В силу п. 3 ст. 346.5 НК РФ данная норма принимается применительно к порядку, предусмотренному ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций.

При этом все прекрасно помнят, что на основании норм гл. 26.1 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

Кроме того, напомним, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами являются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные налогоплательщиком для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения необходимо выполнение одновременно двух условий: наличие оплаты ГСМ и фактическое списание топлива для служебного транспорта. При этом расходы на ГСМ должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, которым предусмотрено, что

расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Из всего вышеизложенного видно, что, конечно, основным критерием признания расходов по ГСМ является их оплата, но и обоснованность списания не должна быть в стороне. А последнее основывается на правильном оформлении путевых листов.

Что же касается новых норм на основании утвержденных Методических рекомендаций, то нужно понимать, что эти нормы предназначены, в частности, для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ. Плательщики ЕСХН, которые не являются автотранспортными предприятиями, также могут применять рассматриваемые нормы, но могут и установить свои нормы расхода ГСМ. Например, они вправе воспользоваться нормами, указанными заводом-изготовителем в технической документации, или разработать и утвердить нормативы на основании контрольных замеров. Можно и не нормировать затраты на ГСМ, а списывать их по фактическим показателям.

Главное, чтобы расходы на ГСМ, учитываемые для целей налогообложения, были документально подтверждены, в том числе внутренними документами.

А здесь нельзя обойти стороной вопрос о путевых листах. Обязательно ли его заполнять «упрощенцам» для учета расходов на ГСМ? На что нужно обратить особое внимание при заполнении путевого листа?

Напомним, что путевой лист – это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (подп. 14 п. 2 Федерального закона от 08.11.2007 №259ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевого листа утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 №152.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевого листа применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Формы путевого листа утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Но с 1 января 2013 года утвержденные унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными. Соответственно, специализированные автотранспортные предприятия должны применять путевой лист с обязательными реквизитами и в установленном порядке, при этом они вправе разработать свой вариант этого документа.

Плательщики ЕСХН, которые не являются автотранспортными предприятиями, могут применять как утвержденную форму путевого листа, так и форму, разработанную самостоятельно с учетом обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом от 06.12.2011 №402ФЗ «О бухгалтерском учете».

Отметим, что первичные документы необходимо составлять таким образом и с такой периодичностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. Это относится и к путевым листам, на основании которых в том числе списываются ГСМ.

Поэтому, несмотря на то, что судебная практика показала обоснованность признания расходов для ЕСХН даже при неправильном оформлении путевых листов, на наш взгляд, данный документ оформлять правильно просто необходимо, как для более четкой обоснованности расходов, так и просто для наиболее четкого контроля.

Очень часто сельхозорганизации задают такой вопрос: можно ли учитывать в расходах при ЕСХН затраты на ГСМ по используемым для организации личным автомобилям работников?

Как уже было сказано, подп. 12 п. 2 ст. 346.5 НК РФ предусмотрено, что налогоплательщики, применяющие УСНО, при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также на расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Данные нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении ЕСХН как организациями, так и индивидуальными предпринимателями (КФХ). В размерах компенсации учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля работника: сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Очевидно, что утвержденные нормы далеки от реальных цен, но сегодня они действуют, других норм не предусмотрено. Таким образом, при эксплуатации личных автомобилей работников плательщики ЕСХН вправе учесть только те суммы, которые указаны в Постановлении Правительства РФ № 92. При этом рассматриваемые затраты должны быть документально оформлены (это может быть Приказ руководителя с приложением копии ПТС или соответствующая ссылка в трудовом договоре) и фактически понесены (оплачены работнику).

Если сельхозорганизация хочет компенсировать фактические затраты на ГСМ и иные расходы, связанные с использованием личных автомобилей работников, то более разумно заключить с ними договор аренды или договор безвозмездного пользования, по которому компенсируются фактические расходы работника, к примеру, на ГСМ. Но данные компенсации делаются также на основании правильно составленных первичных документов, как и при компенсации по установленным нормам Правительством РФ.