В 2016 году у всех организаций и ИП, заключающих договоры с физическими лицами, появляется обязанность сдачи отчетности по НДФЛ по форме 6-НДФЛ. Физические лица, вступающие в отношения работодатель - работник с лицами с аналогичным статусом, также обязаны подавать 6-НДФЛ. Новая налоговая отчетность для налоговых агентов НДФЛ введена Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ (в Министерстве юстиции РФ зарегистрирован 30.10.2015 за № 39578), Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Адрес подачи 6-НДФЛ. Расчет 6-НДФЛ сдается в ИФНС по месту учета налогового агента. Для организаций это инспекция по месту их нахождения. А если работники и прочие физлица получают доход от обособленного подразделения организации, то форма 6-НДФЛ сдается  по месту нахождения подразделения.

Форма сдачи отчетности 6-НДФЛ. Расчет по форме 6-НДФЛ представляется налоговым агентом в электронной форме только по телекоммуникационным каналам связи. Однако компании с численностью до 25 человек вправе сдавать отчет на бумаге. На наш взгляд, тем, кто планирует в следующем году отчитываться по НДФЛ «на бумаге», то есть организациям с численностью до 25 человек, будет сложно обобщать в расчете 6-НДФЛ данные по всем сотрудникам, и при этом отдельно отражать информацию по налоговым ставкам, датам получения доходов, датам удержания и перечисления НДФЛ.

Сопоставимость с отчетностью 2-НДФЛ. Форма 6-НДФЛ подается параллельно с годовой отчетностью 2-НДФЛ, которую никто не отменял, и служит ее дополнением. Справка 2-НДФЛ заполняется по каждому сотруднику, а форма 6-НДФЛ содержит обобщенную информацию, подается ежеквартально нарастающим итогом.

Таким образом, 6-НДФЛ служит по факту дополнительным контролем организации по выплате ею, как налоговым агентом, сумм по НДФЛ с заработной платы работников. Скорее всего, в налоговой внедрен новый инструмент проверки, так как сумма деклараций 6-НДФЛ, без указания суммы по каждому работнику, должны равняться сведениям по году подаваемых в декларации 2-НДФЛ. В случае их несовпадения, вероятно, будет назначена налоговая проверка.

Периодичность сдачи формы 6-НДФЛ. Срок подачи 6-НДФЛ — поквартально, крайний срок — последний день 2-го месяца, который следует за прошедшим отчетным кварталом, то есть по общему правилу 6-НДФЛ будет представляться налоговым агентом за квартал, полугодие и девять месяцев в срок не позднее 30 апреля, 31 июля, 31 октября, а за год - не позднее 1 апреля следующего года.

Ответственность за непредставление 6-НДФЛ. В связи с вступлением в силу нового закона налоговая ответственность станет жестче, а именно:

• за непредставление в срок ежеквартального расчета по НДФЛ - штраф в размере 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления. Это значит, что чем дольше не будет представляться расчет, тем больше будет штраф;
• если налоговики не получат расчет в течение 10 дней по истечении установленного срока для его представления, то они будут вправе приостановить операции налогового агента по расчетным счетам в банке и переводы электронных денежных средств (Федеральный закон РФ от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ).

  Состав расчета 6-НДФЛ и общий порядок заполнения. Расчет состоит из следующих листов и разделов:

•  Титульный лист;
•  раздел 1 «Обобщенные показатели»;
•  раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ».

  Организация должна предоставить все разделы формы 6-НДФЛ. Они заполняются нарастающим итогом: за I квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год.

  6-НДФЛ заполняются на основании данных, которые содержатся в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1.1 Порядка заполнения 6-НДФЛ). Напомним, что отсутствие налоговых регистров по НДФЛ контролеры могут посчитать грубым нарушением правил учета доходов и расходов и выписать налоговому агенту штраф по статье 120 НК РФ (п. 2 Письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

  Если те или иные данные какого-либо раздела на одной странице уместить невозможно, то формируется нужное количество страниц. Итоговые показатели раздела приводят только на последней странице.

  Титульный лист. Рассмотрим порядок заполнения строк на титульном листе. Тут в принципе ничего особенного.

  В верхней части титульного листа проставляются ИНН и КПП организации (если форма по обособленному подразделению — КПП подразделения). Заполняя строку «Период представления» нужно учесть, что НК РФ не предусматривает отчетных периодов по НДФЛ. В связи с этим введено такое понятие как «период представления» расчета 6-НДФЛ и присвоили таким периодам специальные коды (приложение № 1 к Порядку заполнения 6-НДФЛ). Например, в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2016 год по строке «Период представления» нужно будет указать код «21». Строка «Налоговый период». В данную строку вписываются четыре цифры, обозначающие соответствующий период (то есть год — например, 2016).

  Раздел 1«Обобщенные показатели»

  В разделе 1 расчета 6-НДФЛ нужно указать суммы начисленного всем физлицам дохода, налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ и другие показатели. Для удобства понимания структуры раздела мы условно разбили его на два блока:

   

  В «блоке 1» нужно распределить по строкам обобщенные показатели по каждой применяемой налоговой ставке (например, 13 %, 15 %, 30 %, 35 %). Напомним, что основная ставка НДФЛ составляет 13 %. Она применяется к заработной плате резидентов РФ, граждан из стран ЕАЭС, иностранцев из «безвизовых стран», которые получили патент и др. По такой же ставке с 2015 года облагаются дивиденды, выплаченные резидентам РФ (ст. 224 НК РФ).

  В строке 010 указывается ставка по НДФЛ.

  По строке 020 отражается весь доход работников нарастающим итогом с начала года (учитываются те доходы, по которым работодатель признается налоговым агентом).

  Основанием для уплаты самого налога на доходы физических лиц является ст. 217 НК РФ. В перечень доходов, которые в обязательном порядке облагаются НДФЛ, входит не только заработная плата, но также отпускные, премии и другие выплаты работодателя в пользу своего сотрудника.

  В строке 025 нужно выделить доходы в виде дивидендов, полученные всеми сотрудниками.

  В строке 030 показывается общая сумма вычетов по всем работникам нарастающим итогом с начала года.

  В строке 040 отражается сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала года. Формула: общий доход (стр. 020) – общий вычет (стр. 030) х ставка НДФЛ (стр. 010). В строке 045 показывается сумма исчисленного налога по дивидендам.

  В строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам.

  Строки «блока 2» — это итоговые показатели удержанного, не удержанного и возвращенного налогов по всем применяемым ставкам НДФЛ (суммы отражаются также нарастающим итогом с начала налогового периода). Если в расчете 6-НДФЛ может быть несколько блоков 1 (в зависимости от количества применяемых налоговых ставок), то блок 2 всегда будет один — на первой странице раздела 1 расчета (п. 3.2 Порядка заполнения 6-НДФЛ).

  Отметим, что в строке 060 указывается общее число физических лиц, получивших в налоговом периоде доход, облагаемый НДФЛ. Если в течение одного календарного года работник был уволен и принят на работу снова, то показатель строки 060 корректировать не надо (п. 3.3 Порядка заполнения 6-НДФЛ).

  Например, в первом квартале был начислен доход 20 работникам. В апреле пять человек уволились, а в мае на работу устроились шесть человек, причем двое из числа тех, которые уволились в апреле. В этом случае в строку 060 расчета 6-НДФЛ за полугодие нужно внести число 24.

  По строке 070 указывается общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода. По строке 080 - общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода. По строке 090 - общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода.

  Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ». Сразу отметим, что раздел 2 расчета вызывает больше всего вопросов. В этом разделе нужно отразить даты фактического получения дохода и удержания НДФЛ, а также предельные сроки перечисления налога. Кроме этого, следует указать суммы полученного всеми сотрудниками дохода и удержанного налога.

  Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100 - 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

  В разделе 2 можно условно выделить одинаковые блоки с повторяющимися сроками. Чтобы заполнить этот раздел, нужно распределить общий доход работников с начала года (отчетного периода) по датам и для каждой даты составить такой блок.

   

  Строки 100 и 130: дата и сумма фактически полученного дохода

  ФНС России в Письме от 13.11.2015 № БС-4-11/19829 (далее — письмо № БС-4-11/19829) разъяснила, что при заполнении строки 100 «Дата фактического получения дохода» следует учитывать положения ст. 223 НК РФ.

  Со следующего года срок перечисления НДФЛ в бюджет не будет зависеть от того, как происходит выплата дохода — на счет работника, из кассы или другим способом. В связи с этим напомним, что с 2016 года исчислять НДФЛ нужно будет нарастающим итогом, но только не по итогам каждого месяца (как сейчас), а на дату фактического получения дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ). Дата получения дохода — это дата, на которую доход признается фактически полученным для целей включения его в налоговую базу по НДФЛ. Эта дата зависит от вида дохода.

  Если говорить именно об оплате труда, то датой получения такого дохода, как и сейчас, будет считаться последний день месяца, за который начислена зарплата. Например, если зарплата за апрель перечислена двумя частями — 20 апреля и 5 мая — датой фактического получения дохода (который выплачен и в апреле, и в мае) считается 30 апреля (п. 2 ст. 223 НК РФ).

  В разделе 2 расчета 6-НДФЛ нужно будет указать:

  в строке 100 — дату фактического получения дохода (на основании ст. 223 НК РФ);

  в строке 130 — сумму фактически полученных сотрудниками доходов (без вычитания суммы удержанного налога) на каждую дату, указанную в строке 100.

  Строки 110 и 140: дата удержания налога и сумма удержанного налога

  Исчисленный на дату получения дохода НДФЛ налоговые агенты обязаны удержать непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Данная норма будет действовать и в 2016 году. При этом появится уточнение о том, что при выплате дохода в натуральной форме или получении дохода в виде материальной выгоды исчисленная сумма налога удерживается за счет любых доходов, выплачиваемых физическому лицу в денежной форме.

  В разделе 2 расчета 6-НДФЛ нужно будет указать:

  в строке 110 — дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;

  в строке 140 — сумму удержанного налога на каждую дату, указанную в строке 110.

  Строка 120: срок перечисления налога

  В строке 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ нужно будет указать дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога.

   

  Рассмотрим пример заполнения раздела 1 и раздела 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2016 года

  Условия примера:

  1) В I  квартале 2016 года ООО «Аграрий» начислило зарплату 19 сотрудникам.

  2) На основании трудовых договоров зарплата выплачивается 10 числа каждого месяца.

  3) Применяемая налоговая ставка — 13 %.

  4) Датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который начислен доход (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК РФ).

  5) Удержать НДФЛ нужно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, то есть 10 числа месяца (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить НДФЛ в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, то есть не позднее 11 числа месяца (п. 4 ст. 226 НК РФ).

  Налоговые вычеты работникам не предоставлялись, фиксированный авансовый платеж не уплачивается, возврат налога не осуществлялся.

  6) Приведем данные за I квартал 2016 года.

  За январь 2016 года сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 1 450 300 руб. Сумма НДФЛ — 188 539 руб. Дата фактического получения дохода — 31 января 2016 года, дата удержания НДФЛ — 10 февраля 2016 года, крайний срок перечисления НДФЛ — 11 февраля 2016 года.

  За февраль 2016 года сумма начисленного сотрудникам дохода составила - 1 450 300 руб. Сумма НДФЛ — 188 539 руб. Дата фактического получения дохода — 29 февраля 2016 года, дата удержания НДФЛ — 10 марта 2016 года, крайний срок перечисления НДФЛ — 11 марта 2016 года.

  За март 2016 года сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 1 450 300 руб. Сумма НДФЛ — 188 539 руб. Дата фактического получения дохода — 31 марта 2016 года, дата удержания НДФЛ — 8 апреля 2016 года (так как 10 апреля приходится на воскресенье, бухгалтер перечислил зарплату 8 апреля и в этот же день удержал НДФЛ), крайний срок перечисления НДФЛ — 11 апреля 2016 года (перенос с 9 апреля, субботы, на ближайший следующий рабочий день, п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

  7) Также одному из работников (налоговому резиденту РФ) 8 февраля 2016 года были выплачены дивиденды в общей сумме 20 000 рублей. Дата фактического получения дохода — 8 февраля 2016 года (день выплаты), дата удержания НДФЛ — 8 февраля 2016 года (день выплаты), крайний срок перечисления НДФЛ — 9 февраля 2016 года (день, следующий за днем выплаты). Ставка НДФЛ составляет 13 %.

  В раздел 1 внесем обобщенные показатели по доходам всех работников, в том числе по дивидендам, и отразим суммы исчисленного и удержанного НДФЛ:

   

  В раздел 2 внесем даты и суммы полученного всеми работниками дохода в виде зарплаты и удержанного НДФЛ по каждому месяцу I квартала. В феврале также покажем сумму выплаченных дивидендов и удержанного с них налога.

   

  Как видно, удержать налог с мартовской зарплаты нужно в апреле 2016 года (таково требование п. 4 ст. 226 НК РФ). Но правильно ли мы поступили, что в расчете за I квартал 2016 года в строках 110 и 120 указали даты, приходящиеся на апрель, то есть уже на II квартал? К сожалению, в Порядке заполнения 6-НДФЛ и в Письме № БС-4-11/19829 не поясняется, на какую именно дату нужно формировать расчет. Должен ли это быть последний день периода, за который представляется расчет, или дата, когда налоговый агент должен перечислить налог по доходам, полученным за последний месяц данного периода?

  Помимо вопроса о том, на какую именно дату формировать расчет, могут возникнуть и другие вопросы, на которые нет ответов в Порядке заполнения 6-НДФЛ. Надеемся, к следующему выходу нашего журнала на все вопросы ответы появятся, и мы обсудим эти проблемы в следующем номере.