Вот и наступило время «Х», когда организации на практике столкнулись с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» в новой редакции (далее – Закон № 54-ФЗ). Многие со мной согласятся, Закон № 54-ФЗ наши законодатели усложнили настолько, насколько это было возможно.

В предыдущих номерах нашего журнала мы уже неоднократно поднимали эту тему, но противоречащие друг другу разъяснения финансовых ведомств вносили больше неясностей в вопросы применения ККТ. Поэтому мы еще раз решили вернуться к этому вопросу с учетом новых пояснений налоговых органов и Минфина.

 Большинство организаций работают по принципу: «ты – мне, я - тебе». Поэтому именно с взаиморасчетов и предлагаю начать - нужно ли пробивать чек ККТ в этом случае? Буквально месяц назад налоговые органы предлагали все взаиморасчеты проводить через ККТ. Так, в Письме УФНС России по г. Москве от 01.08.2019 № 17-15/138092@ налоговики указали на то, что обе стороны взаимозачета должны пробить по два чека: при получении и при передаче товара. Аргументировали они тем, что в Законе № 54-ФЗ к расчетам, требующим применением ККТ, отнесено получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги (абз. 26 ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ, п. 4 ст. 4 Закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Так, из формального толкования законодательства ККТ не применяется при проведении безналичного расчета без предъявления ЭСП. Безналичный – это такой, который происходит при участии банка или иной кредитной организации (п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, п. 3 ст. 861 ГК). Поэтому иное встречное предоставление к безналичным расчетам не относится, и, по мнению московских налоговиков, применение ККТ при проведении взаимозачетов обязательно.

Федеральная налоговая служба опровергла данную позицию, указав на то, что при взаимозачетах между организациями и ИП чек пробивать не нужно (Письмо ФНС от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@). Компании и предприниматели должны применять ККТ при расчетах между собой только при оплате наличными деньгами или с предъявлением электронного средства платежа. Аналогичную позицию изложил Минфин ранее в Письме от 02.08.2019 № 03-01-15/58437.

Итак, запоминаем! ККТ применять не нужно при следующих расчетах между юридическими лицами и ИП:

- расчете иным встречным предоставлением, в частности, при взаимозачете;

- зачете предварительной оплаты (аванса) в счет ранее отгруженных товаров (работ, услуг);

- предоставлении займа для оплаты товаров (работ, услуг), при реализации на условиях постоплаты.

А что же по расчетам с физическими лицами, в каких случаях следует выбивать чеки ККТ? Все зависит от сделок, совершаемых с физическими лицами. Прежде всего, вы должны четко для себя определить, что при взаимодействии с физическими лицами по договорам гражданско-правового характера (далее ГПХ) по приобретению у них работ, услуг, чеки ККТ вам пробивать не нужно (п.2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Ведь пользователем при оказании услуг является тот, кто оказывает услуги, в данном случае – это физлицо, а организация – это клиент. Поскольку пользователь обычное физическое лицо, ККТ оно не применяет и кассовый чек выдать не может (письма ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707, 10.08.2018 № АС-4-20/15566@).  Исходя из этого, если вы рассчитываетесь с физическим лицом по договору ГПХ в наличной или безналичной форме, ККТ не применяете.

Другое дело, если расчет за оказанные услуги с физическим лицом будет осуществляться в натуральной форме. К примеру, ваша организация оплачивает аренду земельных участков физическим лицам – арендодателям. Выплата аренды проводится в виде выдачи зерна за земельные паи, по сути, происходит взаимозачет. Организация фактически продает физлицам зерно в обмен на услуги по аренде. И тогда вы должны применять ККТ, но только по своей реализации (п. 1 ст. 4.2, п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). 

Если ваша организация сначала реализует зерно в счет расчетов за аренду, а затем отражаются расходы по аренде, то нужно пробить чек дважды:

1) при передаче зерна в счет земельного пая - чек с указанием признака расчета «приход», способ расчета – «передача в кредит», сумма по чеку – «постоплата»;

2) далее при подписании акта зачета долга по оплате зерна в счет долга по оплате аренды пробивается чек с признаком расчета «приход», признаком способа расчета –«оплата кредита», сумма по чеку - «встречным предоставлением».

Если же передача зерна и подписание акта зачета происходят одновременно, то чек только один: признак расчета «приход», признак способа расчета «полный расчет», сумма по чеку «встречным предоставлением».

Запоминаем! ККТ применять не нужно при наличном и безналичном расчете с физическим лицом за выполненные им работы, оказанные услуги по договорам ГПХ. Чек нужно пробивать, если вы рассчитываетесь в натуральной форме (взаимозачет) с физическим лицом по договорам ГПХ.

А что делать с чеками, если вы покупаете не услугу, а товар у физического лица? Должна ли организация в этом случае применять кассовую технику? Так вот, все зависит от цели приобретения товаров. Если деятельность организации - покупателя направлена на скупку каких-либо товаров у населения для последующей перепродажи (например, металлолом, закуп овощей, меда для последующей реализации), в том числе и через подотчетных лиц, то нужно применять кассовую технику (Письмо ФНС РФ от 14.08.2018 № АС-4-20/15707, Письмо Минфина России от 11.12.2018 № 03-01-15/89828). Тогда вы применяете ККМ с признаком «расход».

И совсем другая ситуация, когда организация занимается какой-то иной деятельностью, для осуществления которой ей понадобились определенные товары. Эти товары она закупает у физического лица, заключив с ним договор купли-продажи (например, вы закупаете овощи, мясо у населения для изготовления блюд в столовых). В этом случае организация выступает покупателем, а физическое лицо - продавцом. В расчетах обязанность применять кассовую технику накладывается только на продавца, соответственно, организация не должна выбивать чек (Письмо Минфина России от 14.09.2018 № 03-01-15/65986).

Запоминаем! При приобретении товаров у физических лиц для нужд организации чек не пробиваем. ККТ используется лишь в случае закупа у физических лиц товаров с целью последующей перепродажи.

Теперь поговорим про займы. На сегодняшний день бытует мнение, что выдача и гашение заемных средств из кассы должна сопровождаться проведением через ККТ. Все дело в формулировке ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ: к расчетам, при осуществлении которых надо использовать ККТ, относится, среди прочего, предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг. Однако это далеко не так, чек вы обязаны пробивать только лишь на товарные, коммерческие кредиты (Письмо ФНС РФ от 19.10.2018 № ЕД-4-20/20518@, Письмо Минфина России от 01.10.2018 № 03-01-15/70143). Имеется в виду ситуация, когда продавец предоставляет своему покупателю (клиенту) отсрочку или рассрочку по оплате за товары, работы или услуги (пп.1,2 ст. 486 ГК РФ, Письмо ФНС от 25.10.2018 № ЕД-3-20/7645@).

Например, организация предоставила процентный заем своему работнику на личные нужды, с этим же работником заключен договор аренды автомобиля. Арендная плата ежемесячно зачитывается в счет погашения займа. Применять ККТ на даты зачета организация не должна, т.к. в целях применения ККТ не является продавцом  товаров, работ, услуг ни по одному из зачитываемых обязательств.

Другой пример: 01.07.2019 организация продала автомобиль за 500 тыс. руб. в рассрочку на 2 года своему работнику, оплата за автомобиль осуществляется путем ежемесячного удержания из заработной платы равными платежами. Фактически между организацией и работником заключен договор товарного кредита, организация обязана отразить эти операции в чеках ККТ следующим образом:

1) 01.07.2019 выбивается чек «приход» с признаком способа расчета «передача в кредит» и суммой по чеку «постоплатой» - 500 тыс. руб.

2) при каждом последующем ежемесячном удержании из заработной платы стоимости автомобиля в рассрочку 20,8 тыс. руб. (500 тыс. руб./24 мес.) пробивается чек «приход» с признаком способа расчета «оплата кредита», суммой по чеку – «встречным предоставлением» (Письмо ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).

Запоминаем! Чек ККТ пробивается только по товарным кредитам, а не по выдаче, гашению обычных денежных займов.

Немаловажным остается вопрос по применению Закона № 54-ФЗ в части реализации товаров, работ, услуг в счет заработной платы работникам. Применять или не применять ККТ зависит от формулировки удержаний в счет заработной платы. Если это натуроплата, возмещение ущерба, возмещение расходов (например, удержание стоимости трудовой книжки), то ККТ не используется (письмо ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707). При этом вы должны помнить, что выплата заработной платы в натуральной форме должна быть зафиксирована в трудовых договорах и прочих локальных актах организации (Положение по оплате труда и (или) Коллективный договор).

Например, организация предусмотрела в Коллективном договоре обязанность обеспечения своих работников питанием, а работники, в свою очередь, компенсируют ей стоимость этого питания путем удержания из заработной платы. Применять ККТ не нужно, поскольку при таких условиях питание в отношениях между работодателем и работником – не товар, оплату питания подтвердит расчетный листок сотрудника (ч. 3 ст. 136 ТК).

Или, к примеру, организация удерживает из заработной платы работников стоимость спецодежды, трудовых книжек по соглашению с работниками. Здесь также ККТ не применяется, так как это не продажа товара, а компенсация затрат работодателя (письма Минфина от 04.12.2018 № 03-01-15/87763, от 25.01.2019 № 03-01-15/4355).

В случае реализации товаров, работ, услуг в счет заработной платы своим работникам – чек в обязательном порядке должен быть оформлен.

Например, организация реализует готовые блюда в столовой своим работникам, то в этом случае ККТ следует применять:

- на каждую дату выдачи питания. В этом чеке  признак расчета – «приход», признак способа расчета – «передача в кредит», сумма по чеку – «постоплатой»;

- в день выплаты зарплаты, из которой происходит удержание за питание. В этом чеке признак расчета – «приход», признак способа расчета – «оплата кредита», сумма по чеку – «встречным предоставлением».

При этом каждому работнику нужно выдавать свой отдельный чек. Пробивать общий чек на все продажи за расчетный период разрешено лишь по некоторым услугам (связи, перевозки, коммунальным и т.п.), да и то лишь при зачете авансов (п. 2.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Запоминаем для себя еще одно правило! Если вы реализуете своим работникам товары, работы, услуги в счет заработной платы, то чек ККТ пробиваем обязательно. Если осуществляется реализация работникам в качестве натуроплаты или в качестве компенсации затрат работодателя, то чек в этом случае не нужен.

Возникает и много неясностей и по расчетам с подотчетными лицами. Вы должны понимать, что если компания просто выдает или принимает деньги у подотчетных лиц, это не расчеты исходя из определения этого термина в статье 1.1 Закона № 54-ФЗ (п. 3 письма ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@). Следовательно, при выдаче денег под отчет и возврате неизрасходованных сумм онлайн - кассу применять не нужно.

Нужно ли применять онлайн - кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя? Подотчетное лицо в данной ситуации действует от имени организации - покупателя, следовательно, именно продавец – юридическое лицо или ИП (если он не попадает под освобождение от ККТ) должен будет также выдать вам чек ККТ (п.2 письма ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@, письмо Минфина от 10.08.2018 № 03-01-15/56554).

Исключение составляют те виды безналичных расчетов между юридическими лицами и (или) предпринимателями, в том числе через подотчетных лиц, при которых не происходит предъявления электронного средства платежа (например, банковской карты). В этом случае ККТ продавцом не применяется (п. 9 статьи 2 закона № 54-ФЗ). Если наоборот, - и электронное средство платежа при подобных расчетах предъявлено, - то продавец должен использовать ККТ для оформления расчетной операции. Подотчетник обязан пробить чек с признаком «расход» только в случае, если закупает у физлица товары для перепродажи (письмо ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).

Запоминаем! Выдача и возврат подотчетных сумм не является расчетной операцией, следовательно, ККМ не применяется. Обязанность по оформлению чека ККТ возлагается только на продавца товаров, работ, услуг, который он предъявляет подотчетному лицу, действующему от организации – покупателя. Исключение составляет закуп у физических лиц товаров для последующей перепродажи, где покупателем пробивается чек с признаком «расход».

И еще один момент, на который бы хотелось обратить внимание при расчете с подотчетными лицами – это обязательные реквизиты чека ККТ, который вам предоставит продавец. Так, на основании п. 6.1 ст.1 Закона № 192-ФЗ данные организации – покупателя должны быть в чеке в случае расчетов между хозяйствующими субъектами наличными или корпоративной картой.

Получается, если подотчетное лицо закупает товар или, к примеру, находясь в командировке, рассчитывается за проезд или гостиницу, в чеках от продавцов товаров, услуг должен быть указан обязательно ИНН покупателя. В противном случае возникает риск исключения из налоговых расходов таких документов. Но мы же понимаем, что на практике это сделать довольно сложно.

Конечно, вы можете выписать доверенность своему подотчетнику на совершение расчетов от имени организации или договора между продавцом и покупателем, продавец в этом случае может идентифицировать клиента как юрлицо на основании предъявляемой доверенности или договора между продавцом и покупателем, оформить чек ККТ с указанием ИНН (эта позиция озвучена в Письме ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@).

Однако довольно часто работники от имени организации приобретают какие - либо товары, услуги не запланировано. К примеру, водитель купил запчасти на автомобиль, оплатил услуги СТО, находясь в дороге, разумеется, доверенности у него не было. Это вовсе не значит, что если в чеках магазина и СТО не указан ИНН покупателя, вы не сможете принять в налоговые расходы такие затраты. Если у сотрудника нет документа, подтверждающего, что он действует от имени юрлица (доверенности, договора), то он выступает как физлицо, тогда в чеке не должно быть данных клиента.

При составлении авансового отчета сотрудник обязан предъявить в бухгалтерию кассовый чек, сформированный с соблюдением ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Если у сотрудника была доверенность, то в чеке должны быть указаны данные организации. Если нет документа, подтверждающего, что услуга получена от имени юридического лица, - в чеке не должно быть данных этого юридического лица.

И напоследок напоминаем, что если вы успели пробить чеки ККТ с нарушениями, либо не пробить их вовсе, то вы должны оформить соответствующие чеки коррекции и заявить добровольно об этом нарушении в налоговый орган (Письмо ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@). Это позволит вам избежать значительных сумм административных штрафов, предусмотренных ст. 14.5 КоАП.