Довольно часто у бухгалтеров возникает вопрос о правильности сроков выплаты заработной платы или отпускных, о том, сколько процентов от заработной платы должен составлять аванс и как правильно его рассчитать. Хочется отметить, что практически во всех организациях сроки выплаты заработной платы регламентированы внутренними локальными актами, и бухгалтера стараются придерживаться данных сроков, однако, к сожалению, нередки случаи несвоевременной выплаты заработной платы, и причины могут быть самые разные, что может привести к штрафам. Обо всем по порядку.

Что говорит законодательство

Само понятие «заработная плата» на основании ст. 129 ТК РФ включает в себя:

- вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой им работы;

- компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);

- стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и другие поощрительные выплаты).

В статье 136 ТК РФ четко сказано, что заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Минтруд в Письме от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663 в очередной раз уточнил, что заработная плата за первую половину месяца должна быть выплачена в установленный день с 16-го по 30-е (31-е) число текущего периода, за вторую половину - с 1-го по 15-е число следующего месяца, при этом разрыв между выплатами на первую половину и вторую половину месяца не должен превышать 15 календарных дней.

Если день выплаты зарплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, то ч. 8 ст. 136 ТК РФ предусмотрено, что ее необходимо выплатить накануне этого дня.

Статья 136 ТК РФ носит императивный характер, в связи с чем крайняя дата выплаты заработной платы, установленная правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором, не может быть перенесена ни по каким причинам. При этом норма носит для работника защитный характер и направлена на уменьшение разрыва между выполнением работы и ее оплатой. Если работодатель выплачивает заработную плату раньше установленного срока, по мнению Минтруда, это не ухудшает положение работника, что отражено в Письме Минтруда от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8602.

Что касается выплат стимулирующего характера, начисляемых по результатам выполнения показателей эффективности (оценка которых осуществляется по итогам работы за месяц), а также выплат компенсационного характера, расчет которых зависит от выполнения месячной нормы рабочего времени и возможен только по окончании месяца (например, за сверхурочную работу, работу в выходные и нерабочие праздничные дни в соответствии со ст. 152 и 153 ТК РФ), полагаем, что указанные выплаты производятся при окончательном расчете и выплате заработной платы за месяц.

Размер аванса по заработной плате

ТК РФ не определены конкретные сроки выплаты заработной платы, а также ее размер за полмесяца. Данные вопросы отнесены регулированию внутренними локальными актами организации.

В Письме Минтруда России от 09.07.2019 № 14-2/В-527 указано, что работник имеет право на получение заработной платы за первую половину месяца пропорционально отработанному времени. При определении размера выплаты необходимо учитывать оклад (тарифную ставку) работника и надбавки за отработанное время, расчет которых не зависит от оценки итогов работы за месяц в целом, а также от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда (трудовых обязанностей).

Осуществление выплат стимулирующего и компенсационного характера, расчет которых возможен только по окончании месяца, производится при окончательном расчете и выплате заработной платы за месяц.

Уменьшение размера заработной платы за первую половину месяца (аванса) при начислении может быть рассмотрено как дискриминация в сфере труда, ухудшение трудовых прав работников, что отражено в Письме Минтруда России от 20.03.2019 № 14-1/В-178.

На практике используются в основном два способа расчета:

1) Фиксированный процент от оклада. В данном случае размер аванса будет неизменен. Наиболее оптимально установить (во внутреннем локальном акте) 50 % от заработной платы. Расчет будет следующим:

Аванс = (оклад + надбавки) * 50 %.

Пример 1. Оклад работника составляет 30 000 руб. Дата выплаты аванса 15-е число каждого месяца. Во внутреннем локальном акте организации установлен фиксированный процент от оклада на выплату аванса в размере 50 %. Итого аванс составит 30 000 * 50 % = 15 000 руб.

2) На основании Письма Минтруда России от 09.07.2019 № 14-2/В-527 пропорционально отработанному времени.

Пример 2. Оклад работника составляет 30 000 руб., НДФЛ составляет 3 900 руб. Дата выплаты аванса 15-е число каждого месяца. Трудовым договором (или внутренним локальным актом) установлено, что аванс выплачивается пропорционально отработанному времени. Первая половина октября месяца 2019 года работником отработана полностью, следовательно, аванс составит 11 348 руб. ((30 000 – 3 900) / 23 * 10). В фактически отработанное время сам день выплаты аванса не включается.

При выплате заработной платы за месяц двумя частями НДФЛ необходимо удержать и перечислить в бюджет один раз при окончательном расчете дохода работника в виде оплаты труда по итогам месяца в сроки, установленные п. 6 ст. 226 НК РФ. Перечисление НДФЛ налоговым агентом в авансовом порядке, то есть до даты фактического получения налогоплательщиком дохода, не допускается (Письма Минфина России от 26.08.2019 № 03-04-06/65462, от 13.02.2019 № 03-04-06/8932).

Данная позиция подтверждается судебной практикой (Постановления Арбитражного суда Московского округа от 04.05.2017 № Ф05-4747/2017, Арбитражного суда Уральского округа от 15.06.2016 № Ф09-4339/16).

Таким образом, при выплате заработной платы за первую половину месяца (аванса) дохода в целях НДФЛ у работника не возникает. Налоговый агент обязан удержать налог с дохода в виде заработной платы, начисленной за месяц (в том числе за первую половину месяца), при окончательной выплате дохода.

Однако, если во внутренних локальных актах будет установлено, что выплата аванса производится 30 или 31 числа месяца (то есть в последний день месяца), то с данного аванса следует удержать НДФЛ.

Все дело в том, что по п. 3 ст. 226 НК РФ исчисление сумм НДФЛ производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ, в силу п. 2 которой при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Следовательно, при выплате в последний день месяца начисленной заработной платы (в том числе аванса) за этот месяц организации следует удержать исчисленный с нее НДФЛ.

И тут есть еще одно «но». Когда у работодателей, установивших 30-е число месяца как день выплаты заработной платы за первую половину месяца, в месяцах с 30 календарными днями и не возникнет обязанность удерживать исчисленную сумму НДФЛ из выплачиваемой зарплаты за первую половину месяца. И случается это, когда 30-е число является выходным днем.

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем заработную плату работодатель в силу ч. 8 ст. 136 ТК РФ должен выплатить накануне этого дня. В день выплаты заработной платы за первую половину месяца в таком случае доход в виде оплаты труда за этот месяц еще не считается полученным. А значит, у работодателя еще не возникла обязанность по исчислению с этого дохода суммы НДФЛ.

Несвоевременная выплата заработной платы

За нарушение сроков выплаты зарплаты, отпускных и других выплат, причитающихся работнику, законодательством предусмотрена материальная ответственность организации (ст. 236 ТК РФ). Поэтому если работодатель задержал зарплату или иные выплаты, он обязан перечислить работнику не только сумму долга, но и компенсацию за каждый день просрочки.

Размер такой компенсации не может быть ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты.

Последним днем задержки считается дата фактической выплаты причитающихся сумм. При этом обязанность выплаты компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя и причин задержки перевода зарплаты. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договором, локальным нормативным актом. Компенсация рассчитывается по формуле:

Сумма заработной платы, подлежащая выплате * (Ключевая ставка, установленная Банком России / 150) * Кол-во дней задержки.

Пример 3. Заработная плата работника за июнь 2019 года, которая составила 30 000 рублей, должна была быть выплачена 5 августа 2019 года, фактически выплата произведена 3 сентября 2019 года.

В данном случае срок задержки заработной платы составит 29 дней (с 06.08.2019 по 03.09.2019). Ключевая ставка в данный период составляла 7,25 %.

Минимальный размер компенсации по Трудовому кодексу РФ в этом случае составит 420,50 руб. (30 000 руб. * 7,25 % * 1/150 * 29 дн.).

Если в период задержки изменилась ключевая ставка (ставка рефинансирования) Банка России, расчет следует производить по каждой ставке исходя из количества дней просрочки в период ее действия.

Компенсация за задержку заработной платы, выплачиваемая в размере, определенном законодательством, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Также ФНС в Письме от 04.06.2013 № ЕД-4-3/10209 указала, что денежная компенсация, выплачиваемая работодателем при нарушении установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, предусмотренная ст. 236 ТК РФ, освобождается от налогообложения.

Вопрос обложения страховыми взносами данной выплаты является неоднозначным. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами, установлен ст. 422 Налогового кодекса и является закрытым. В частности, не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, что следует из ст. 164 ТК РФ.

Контролирующие органы уже давно придерживаются позиции, что денежную компенсацию, выплачиваемую сотруднику за нарушение установленного срока выплаты заработной платы, нужно облагать всеми видами взносов на общих основаниях как выплату в рамках трудовых отношений. Довод у контролирующих органов один - выплата не поименована в списке необлагаемых сумм, установленных ст. 422 Налогового кодекса. Ранее это утверждал Минтруд России в Письме от 27 апреля 2016 года № 17-4/ООГ-701. Минфин России в Письме от 24 сентября 2018 г. № 03-15-05/68049 также указал, что выплаты, связанные с задержкой заработной платы, производятся в рамках трудовых отношений и должны облагаться страховыми взносами. Однако в Письме от 31 октября 2011 г. № 03-03-06/2/164 ведомство отмечало, что данная выплата не связана с режимом работы и условиями труда и для целей налогообложения прибыли не относится к расходам на оплату труда.

А вот суды поддерживают налогоплательщиков. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 10 декабря 2013 года № 11031/13 указал, что такая компенсация является видом материальной ответственности работодателя перед сотрудником, и она предусмотрена законодательством, а значит, не должна облагаться взносами, поскольку не является оплатой труда. Кроме того, эта компенсация выплачивается сотруднику для того, чтобы возместить ему жизненные неудобства, возникшие по вине работодателя. Судебная практика, совпадающая с позицией Минфина России, отсутствует.

Если организация не хочет вступать в споры с налоговиками, взносы на компенсацию за нарушение работодателем срока выплаты зарплаты лучше начислять. Иначе свою позицию придется отстаивать в суде.

Выплата заработной платы ранее установленного срока

Работодатель по просьбе работника может выплатить зарплату раньше установленного срока выплаты, однако это может быть признано нарушением норм трудового законодательства.

Все дело в том, что выплата зарплаты раньше срока может повлечь нарушение ст. 136 ТК РФ, т.к. выплата заработной платы будет раньше, чем пройдет полмесяца.

Роструд в Письмах от 08.09.2006 № 1557-6, от 30.05.2012 № ПГ/4067-6-1 указал, что при определении размера заработной платы следует учитывать фактически отработанное работником время, и установление работодателем (в том числе на основании заявления работника) не предусмотренных ТК РФ сроков выплаты заработной платы не допускается.

Между тем Минтруд России в Письме от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8602 разъяснил, что крайняя дата выплаты заработной платы, установленная правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором, не может быть перенесена ни по каким причинам. Эта норма носит именно для работника защитный характер и направлена на уменьшение разрыва между выполнением работы и ее оплатой.

Тот же Минтруд России в Письме от 26.07.2019 № 14-1/В-582 указал, что если работодатель выплачивает заработную плату раньше установленного срока, то это не запрещено, так как не ухудшает положение работника. Однако стоит учитывать, что выплата заработной платы раньше установленного срока при отсутствии законных оснований может быть признана нарушением норм трудового законодательства и, следовательно, может быть рассмотрена как нарушение трудового законодательства, влекущее административную ответственность.

В части удержания и уплаты НДФЛ также возникают проблемы. Ведь заработная плата, выплаченная ранее, например, до конца месяца, за который она начислена, то для целей НДФЛ она будет являться авансом, а не окончательной зарплатой, а с аванса НДФЛ удерживать нельзя. Данное мнение отражено в Письме Минфина России от 13.02.2019 № 03-04-06/8932. Поэтому если вы выплатили зарплату до конца месяца, за который она начислена, НДФЛ с нее вы должны исчислить на последнее число месяца, а удержать - из ближайших выплат. Перечислить НДФЛ нужно не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода, с которого вы удержали налог Это следует из п. 6 ст. 6.1, п. п. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ.

Исключением является зарплата за декабрь. Если зарплата выплачивается до новогодних праздников, то НДФЛ с нее уплачивайте в обычном порядке: удержите налог в день выплаты зарплаты и перечислите в бюджет не позже следующего рабочего дня (п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Выплата досрочной зарплаты в декабре - распространенная практика, однако Налоговый кодекс РФ и разъяснения государственных органов этот вопрос не регулируют. Тем не менее инспекции засчитывают «досрочный» НДФЛ с декабрьской зарплаты в счет уплаты, и негативных последствий не возникает. На всякий случай после перечисления НДФЛ с декабрьской зарплаты лучше всего заказать акт сверки с бюджетом, чтобы проверить, учтена ли уплата.

Чем грозит нарушение сроков выплаты зарплаты

Один из видов ответственности в виде компенсации работнику за каждый день просрочки мы уже разобрали. Рассмотрим, чем еще может грозить организации и должностным лицам невыплата или нарушение сроков выплаты заработной платы.

В соответствии с ч. 1 ст. 142 ТК РФ работодатель и (или) уполномоченные им в установленном порядке представители, допустившие задержку выплаты работникам заработной платы и другие нарушения оплаты труда, несут ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. При этом ответственность наступает при задержке зарплаты как одному работнику, так и коллективу работников. При задержке зарплаты больше чем на 15 дней работник вправе приостановить работу до ее выплаты, письменно уведомив вас об этом. За время приостановки работнику придется платить средний заработок, рассчитанный так же, как при командировке.

Размеры штрафов за несвоевременную выплату заработной платы, установленные ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ, указаны в таблице:

Таблица

Также обращаем Ваше внимание на то, что за выплаченную заработную плату ниже МРОТ штрафы по ч.6 ст. 5.27 КОАП РФ составят:

- на юридическое лицо - от 30 000 до 50 000 рублей;

- на должностное лицо – от 10 000 до 20 000 рублей.

Отдельной строкой про выплату отпускных

На проверках очень часто встречается ситуация, когда выплата отпускных происходит или в день выхода сотрудника в отпуск, или даже когда данный сотрудник уже в отпуске. Ситуацию практически все бухгалтера объясняют одной и той же фразой: а как выплачивать отпускные согласно нормам законодательства, если работник принес заявление вчера, а отпуск начался уже сегодня?

Прежде всего, в организации должен быть утвержден график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель истребует у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании полученных сведений и составляется график. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

После ознакомьте ответственных работников с приказом об утверждении графика под подпись.

Изменения в график вносятся в случаях:

- При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ);

- При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

- При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.

Однако изменения вносятся крайне редко, и связаны они в большей части с переносом отпуска с согласия работника. За нарушение требований к утверждению графика отпусков существует риск привлечения к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Работодатель вправе установить в ЛНА обязанность работников подавать заявление об отпуске. Однако возникает вопрос о последствиях несоблюдения работниками этой обязанности.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия ЛНА, при этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

В связи с этим полагаем, что срок подачи заявления работником перед очередным отпуском работодатель может установить в ЛНА, например не позднее чем за две недели до его начала.

В общем порядке отпуск предоставляется не на основании заявления работника, а на основании графика отпусков и приказа работодателя.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Следом оформляется приказ о предоставлении отпуска, записку-расчет и выплачиваются отпускные. Отпускные нужно выплатить за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ), иначе не избежать штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 тыс. руб. на фирму и до 5 тыс. руб. на руководителя. Минтруд России в своем Письме от 26.08.2015 № 14-2/В-644 это напоминает.