Сельскохозяйственные организации часто работают с подрядчиками по договорам ГПХ. Следовательно они должны сдавать расчет 6-НДФЛ. Но по некоторым исполнителям отчитываться не нужно. Разберем, в каких случаях заказчик должен сдать 6-НДФЛ по внештатным сотрудникам, как отразить в расчете выплаты по ГПД и что нужно учесть при подготовке этого документа.

В каких случаях заказчик сдает 6-НДФЛ

Организация сдает расчет 6-НДФЛ по внештатным исполнителям:

• Если сотрудничает с физлицом без статуса ИП и самозанятого.

Когда заказчик перечисляет доход физлицу без статуса самозанятого или ИП, он становится налоговым агентом такого исполнителя. С выплаты физлицу организация должна уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы, а также сдать отчетность. 

Отчитаться по физлицам придется в два контролирующих органа: Социальный фонд России (СФР) и налоговую инспекцию. В СФР сдается отчет ЕФС-1, а в налоговую — расчет 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения.

• Если становится налоговым агентом ИП и самозанятого

Когда заказчик сотрудничает с самозанятыми или ИП, он тоже может стать их налоговым агентом. Если это произойдет, организация должна уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы, а также сдать отчетность. Обязанности будут те же, как если бы заказчик сотрудничал с физическим лицом без специального статуса — ИП или самозанятости.

В каких случаях заказчик может стать налоговым агентом ИП и самозанятого?

Таких случаев достаточно много:

• Налоговая инспекция переквалифицировала отношения в трудовые.

Если ИФНС посчитает, что между сторонами трудовые отношения, а не гражданско-правовые, тогда заказчик станет налоговым агентом исполнителя.

Помимо сдачи отчетности, уплаты налога и страховых взносов, организация должна реализовать все его «трудовые» права. Придется выплатить отпускные, оплатить больничный, перечислить все компенсации и пособия, на которые исполнитель мог бы претендовать, если бы работал по трудовому договору. Кроме того, заказчик получит штрафы за то, что несвоевременно сдал отчетность и уплатил налог.

Как снизить риск: об этом мы писали не раз уже на страницах нашего журнала: если договор составлен правильно, есть все закрывающие документы и своевременно получен чек, это поможет снизить риск переквалификации и пройти налоговую проверку.

• Самозанятый утратил статус в период сотрудничества

Исполнитель может утратить статус самозанятого, если нарушит условия этого спецрежима. Все основания для этого указаны в ст. 4 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Например, к ним относятся: 

1. Доход исполнителя превысил 2,4 млн руб. в год. 
2. Самозанятый перепродает готовые товары, которые он не сам изготовил.
3. Исполнитель продает подакцизные товары и продукцию, которая подлежит обязательной маркировке. 
4. Самозанятый нанял сотрудников по трудовому договору.

Чаще всего исполнитель теряет статус самозанятого, когда его доход превышает пороговое значение, или он параллельно перепродает готовые товары. 

Как снизить риск: проверять статус самозанятого перед каждой выплатой, это позволит исключить риск того, что вы перечислите деньги исполнителю, который уже утратил статус плательщика НПД. 

• Заказчик начал сотрудничество с бывшим работником

По закону нельзя сотрудничать с исполнителем — бывшим работником, если с момента его увольнения прошло менее двух лет. 

Как снизить риск: чтобы исключить ситуацию, когда заказчик привлекает исполнителя — бывшего сотрудника, и прошло менее двух лет после прекращения трудового договора, обязательно проверяйте всех самозанятых перед началом сотрудничества.

• Заказчик не получил чек от самозанятого

Если исполнитель получил вознаграждение и не выдал организации чек, у заказчика возникнут сразу две проблемы:

1. С выплаты исполнителю он должен уплатить в бюджет НДФЛ, страховые взносы и сдать соответствующую отчетность в контролирующие органы.
2. Он не сможет учесть расходы на выплату самозанятому в составе затрат по ЕСХН, УСН (доходы минус расходы) или ОСНО.

• ИП утратил свой статус в период сотрудничества

Такая ситуация встречается достаточно редко. Утратить статус ИП исполнителю гораздо сложнее, чем потерять статус самозанятого. 

ИП может прекратить свою деятельность самостоятельно или принудительно. Налоговая может снять ИП с учета, если он не сдает отчетность и не платит налоги в течение длительного времени. 

В этом случае исполнитель станет физическим лицом без специального статуса ИП. Если заказчик будет перечислять деньги такому исполнителю, он автоматически станет его налоговым агентом.

Как снизить риск: проверяйте ИП перед каждой выплатой. Уточнить актуальность статуса ИП можно с помощью сервиса ФНС «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ ЕГРИП в электронном виде».

В каких случаях заказчик не должен сдавать 6-НДФЛ?

Заказчик не должен отчитываться по доходу, который он выплатил: 

• ИП.
• Самозанятому.
• Физическому лицу за имущество, которое у него купил (кроме купли-продажи ЦБ).

Что нужно учесть при заполнении 6-НДФЛ по внештатным сотрудникам

• Отчет за 2023 год составьте по старой форме. Она утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
• Отчет за I квартал 2024 года — по новой форме (приказ ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@).
• В 6-НДФЛ за 2023 год включите все страницы формы, а в отчете за I квартал 2024 года только Титульный лист, Разделы 1 и 2.
• Срок сдачи 6-НДФЛ за 2023 год — до 26.02.2024, за первый квартал 2024 — до 25 апреля.
• Сдайте отчет на бумаге или в электронном виде, если численность физлиц, которым вы выплатили доход, не превысила 10 человек. Если их численность превысила это значение — отчитаться можно только в электронной форме.
• Вознаграждение по ГПД включите в 6-НДФЛ в том периоде, когда его выплатили. Дата, когда заключили договор ГПД или подписали акт оказанных услуг, значения не имеет.

Как заполнить 6-НДФЛ за I квартал 2024 года

Как заполнить Раздел 1

В раздел 1 включите информацию о суммах НДФЛ, который удержали за последние 3 месяца.

В строках 021-026 укажите сумму НДФЛ, которую нужно было перечислить:

• по первому сроку с 1 по 22 января — в строке 021;
• по второму сроку с 23 по 31 января — в строке 022;
• по третьему сроку с 1 по 22 февраля — в строке 023;
• по четвертому сроку с 23 по 29 февраля — в строке 024;
• по пятому сроку с 1 по 22 марта — в строке 025;
• по шестому сроку с 23 по 31 марта — в строке 026.

Как заполнить Раздел 2

В этом разделе укажите размер выплат, которые перечислили исполнителям в первом квартале, и суммы налога. 

• В строке 100 — отразите налоговую ставку — 13 %.
• В строке 105 — отразите КБК по НДФЛ.
• В строке 110 — укажите количество физлиц, которые в I квартале получили доход.
• В строке 120 — укажите общую сумму дохода по всем ГПД, которую перечислили исполнителям-физлицам в I квартале.
• В строке 130 — отразите сумму налоговых вычетов по НДФЛ, если их предоставили исполнителям.
• В строке 131 — отразите налоговую базу.
• В строке 140 — укажите сумму исчисленного НДФЛ.
• В строке 160 — укажите сумму удержанного налога.

В заключении хочется отметить следующее:

• Заказчик сдает расчет 6-НДФЛ, только если перечислял выплаты физическим лицам без статуса ИП и самозанятости.
• Есть исключения, когда 6-НДФЛ нужно сдать по самозанятым: если заказчик перечислил им доход, который не подпадает под НПД, или если исполнитель не выдал чек на выплату.
• Расчет 6-НДФЛ нужно сдать в ИФНС по месту учета организации или ИП.
• За 2023 год расчет 6-НДФЛ нужно сдать до 26 февраля 2024 года, за I квартал 2024 года — до 25 апреля.
• За 2023 год расчет нужно сдать в составе всех листов, за I квартал 2024 года — в составе титульного листа, разделов 1 и 2.