Как много говорили пару лет назад о том, что все трудовые книжки и журналы будут переведены в электронную форму. Но все это в прошлом. Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе. Минтруд в письме от 5 октября 2023 г. № 14-6/ООГ-6245 разъяснил, почему книгу учета движения трудовых книжек нельзя вести в электронном виде.

В книге или журнале по учету движения кадровых книжек указываются трудовые книжки, которые кадровая служба организации приняла от своих сотрудников при поступлении на работу. Также там указываются трудовые книжки, которые были выданы сотрудникам. В книге по учету нужно указать серию и номер трудовой книжки сотрудника.

Книгу по учету движения трудовых книжек необходимо пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью организации, если таковая имеется.

Кто должен вести книги по учету трудовых книжек

Каждый работодатель должен организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них своим сотрудникам. Это закреплено в приказе Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Для исполнения этой обязанности работодатели должны вести:

• учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Что отражать в книге по учету движения трудовых книжек

Работодатель имеет право самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек. Важно только, чтобы это не были отдельные, разрозненные листки.

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек необходимо отражать:

• трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;
• трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей нужно фиксировать сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. Обязательно необходимо отражать серии и номера каждого бланка.

Можно ли вести книги по учету трудовых книжек электронно?

Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно только на бумажном носителе. Об этом разъяснил Минтруд в своем письме от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245.

Ведение электронного документооборота (ЭДО) является правом работодателя, который локальным актом определяет перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

Но положения об электронном документообороте применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.

Книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них не являются такими документами. Поэтому их вести в электронной форме нельзя.

Нужно ли вести по учету трудовых книжек, если все сотрудники выбрали ЭТК

Работник, который выбрал ЭТК, получает свою бумажную трудовую книжку на руки. Фирма при этом освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Если все сотрудники организации перешли на ЭТК, и работодатель выдал им на руки бумажные трудовые книжки, то записи в книге движения трудовых книжек следует прекратить за их неимением.

Саму книгу учета движения трудовых книжек надо передать на архивное хранение. Срок хранения книги учета и вкладышей в них составляет 50/75 лет (п. 463 перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденных приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).