Сельхозорганизациям нужно помнить, что до нового года необходимо утвердить график отпусков, чтобы уже и организация и работники понимали, когда время отдыха для каждого. Что здесь нужно учесть?

Подготовка графика отпусков

При составлении графика ежегодных отпусков работодатели вправе использовать унифицированную форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 или использовать самостоятельно разработанную. 

Часто работодатели за основу берут унифицированный бланк и редактируют его под потребности компании. Главное, чтобы документ содержал обязательные реквизиты в соответствии с п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Если в организации работает профсоюз, то его мнение необходимо учесть при составлении графика. Если профсоюза нет, то указать: «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

В шапке формы нужно прописать наименование организации. Далее — присвоить номер, указать дату составления и период, на какой утверждается график.

Необходимо рассчитать количество дней отпуска каждого работника в будущем году

Продолжительность отпусков у работников разных категорий может отличаться.

В общем случае продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. Но представители некоторых категорий работников отдыхают больше, например:

• отпуска научных работников длятся 42 календарных дня;
• учителей — 56;
• несовершеннолетних — 31;
• инвалидов — 30;
• силовиков и гражданских служащих — 30.

Кроме того, дополнительные дни оплачиваемого отпуска положены работникам:

• которым установлен ненормированный рабочий день — 3 дня;
• занятым на вредных и опасных работах — 7 дней;
• проживающим на территориях Крайнего Севера и приравненным к ним — до 24 дней.

Также работодатели вправе устанавливать дополнительные дни отпуска за стаж работы на предприятии.

Далее нужно внести в табличную часть графика сведения об отпусках работников

Нередко при составлении графика работодатели собирают сведения о планах персонала на отдых в будущем году. Но это не обязанность, а скорее инициатива ответственного за составление графика.

Работодатель вправе учесть пожелания работников или запланировать отпуска, отталкиваясь от производственных потребностей, сезонности и оптимального распределения трудовых ресурсов в течение года и с учетом того, что: 

• график составляется на период с 1 января по 31 декабря приближающегося года;
• у недавно принятых на работу сотрудников право отпуска возникает только по прошествию шести месяцев после трудоустройства.

Организации нужно учесть, что работники льготных категорий с преимущественным правом ухода в отпуск могут использовать его в любое удобное им время, минуя утвержденную схему, вне зависимости от того, согласовывал ли с ними даты работодатель при подготовке графика или нет.

К ним относятся:

• несовершеннолетние работники;
• супруги жен, находящихся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК);
• родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения несовершеннолетнего ребенка в другой регион к месту его поступления в высшее или профессиональное учебное заведение (ст. 322 ТК).
• один из родителей, воспитывающих несовершеннолетнего ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК);
• родители трех и более несовершеннолетних детей пока младшим не исполнилось 14 лет (ст. 262.2 ТК);
• почетные доноры (закон от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• Герои России и кавалеры ордена Славы (закон от 15.01.1993 № 4301-I);
• Герои Соцтруда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
• чернобыльцы (закон от 15.05.1991 № 1244-I);
• лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ);
• внешние совместители, если идут в очередной отпуск на основном месте (ст. 286 ТК);
• супруги военнослужащих во время отпуска мужа или жены по месту службы (закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

В график отпусков нужно вносить всех работников по трудовым договорам, включая тех, кто работает дистанционно и по срочному договору. Исключение — мобилизованные сотрудники, так как на период мобилизации трудовой договор с ними приостанавливают (ч. 1 ст. 351.7 ТК).

Запланированные периоды отпуска указывают детально:

• даты начала и окончания;
• количество положенных дней по календарю (ст. 125 ТК);
• разделение на части (обязательные 14 дней + остальные).

Для удобства разрешено переносить в новый график неотгулянные дни отпусков за прошедшие годы. 

Не нужно отражать в графике периоды отпусков:

• по уходу за ребенком;
• по беременности и родам;
• без сохранения заработной платы.

Далее необходимо утвердить график отпусков

Для утверждения графика ежегодных отпусков руководитель организации ставит подпись в специально отведенном месте на первой странице графика. Кроме этого, необходимо подготовить приказ об утверждении графика отпусков, в тексте которого сослаться на дату и номер документа, а также назначить ответственных за соблюдение графика и уведомление работников о приближении отпуска.

Можно ли делить отпуск на части в графике

По мнению Роструда, нельзя. Однако в письме от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477 он указывает на право работника делить отпуск на части, одна из которых не должна быть короче четырнадцати дней, при условии, что дробление отпуска с работодателем согласовано. 

Поэтому при планировании отпусков по частям, работодателю нужно быть готовым к отстаиванию своей позиции.

Когда нужно утвердить график отпусков на 2024 год

Ст. 123 ТК обязывает работодателей составлять и утверждать график отпусков на предстоящий год не позднее, чем за две недели до его начала. Таким образом, дедлайн для утверждения графика отпусков на 2024 год — воскресенье 17 декабря 2023. 

Но в соответствии со ст. 14 ТК последний день срока, который выпадает на выходной, сдвигает крайний срок на ближайший будущий рабочий день. В нашем случае это 18 декабря 2023 года. Такой же позиции придерживается и Минтруд в письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Как внести изменения в утвержденный график

Внесение изменений в график — это нормальная практика, вызванная различными обстоятельствами:

• прием новых работник после утверждения графика;
• изменение планов сотрудников;
• болезни;
• производственная необходимость;
• нарушения сроков выплаты отпускных;
• нарушения сроков уведомления о приближении отпуска.

Трудоустройство нового работника — единственный случай, когда работодатель может не вносить изменения в график отпусков.

То есть для оформления отпуска, достаточно заявления работника, подписанного руководителем. На основании его отдел кадров подготовит приказ о предоставлении отпуска, а сведения о факте предоставления дней отдыха отразит в личной карточке.

В остальных случаях, необходимо издать приказ о переносе сроков отпуска.

Если даты отпусков меняются по инициативе работников, то основанием для изменения графика служит заявление работника с положительной резолюцией его руководителя. Однако, если руководство не согласно, с желанием сотрудника сдвинуть отдых частично или полностью, внесение изменений не потребуется.

Но если желание пойти в отпуск в отличные от графика дни изъявил работник, у которого есть право отдыха в любое удобное ему время, то отказать ему нельзя, но и вносить изменения в график тоже не требуется.

Если перенос отпуска вызван тем, что работодатель не исполнил свои обязанности в части своевременности уведомления о предстоящем отдыхе и его оплате, то отказать работнику он не вправе.

Если инициатива изменений исходит от работодателя (например, отзыв работника из отпуска в связи с болезнью другого работника, аврал и т.д.), то от работника нужно получить письменное согласие. Если работник возражает против предложенного руководством варианта, то никакие изменения в график не вносятся, так как все изменения допустимы при взаимном согласии сторон.

Все изменения отражают в соответствующих графах табличной части графика. В поле «Примечание» нужно указать причину переноса и реквизиты приказа, которым этот перенос санкционирован.

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Работодатель обязан ознакомить работников с графиком отпусков на будущий год. Сделать это можно двумя способами:

• Включить в график дополнительную графу для подписи работника в знак подтверждения ознакомления с документом.
• Составить лист ознакомления. В листе ознакомления в форме таблицы перечисляют всех работников предприятия с указанием их должностей, а рядом ячейки для подписи и даты, когда работника ознакомили с графиком.

Срок хранения графика отпусков в организации

Работодатель обязан хранить график отпусков в течение трех лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Трехлетний срок нужно отсчитывать с года следующего, за годом, на который был составлен график.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков, равно как и наличие графика, составленного с нарушениями или утвержденного позже законодательно установленного срока, проверяющие органы расценивают как нарушение трудового законодательства. За это грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

• руководителю — в размере 1 000 — 5 000 рублей;
• предпринимателю — 1 000 — 5 000 рублей;
• юрлицу — 30 000 — 50 000 рублей.

За повторные нарушения размер наказания увеличится.

Некоторые работодатели могут избежать наказания за отсутствие графика отпусков, но только при наличии письменного соглашения, отражающего режим отдыха: 

• физлица, ИП на основании ст. 305 ТК;
• микропредприятия на основании ст. 309.2 ТК.

В заключении хочется отметить, что не нужно недооценивать значение графика отпусков.

Это не формальность, а документ, который позволяет найти золотую середину при пересечении интересов сторон трудовых отношений и обеспечить соблюдение их прав.

Законодательство не обязывает использовать унифицированную форму графика отпусков, но требует, чтобы расписание отпусков удовлетворяло требованиям документа, в противном случае работодателю грозит штраф.