Недавно на одном из проверяемых предприятий столкнулся с такой ситуацией: налоговая инспекция попросила бухгалтера организации перечислить НДФЛ авансом, дескать, помогите выполнить план по собираемости, да и налог идет в местный бюджет. Бухгалтер оплатил. Но когда пришел срок зачесть аванс, налоговая инспекция указала на то, что зачесть ранее уплаченную сумму налога не может, платите снова по факту расчета. Проведя инвентаризацию расчетов по НДФЛ как с бюджетом, так и по каждому работнику, может быть выявлено излишнее перечисление налога в бюджет или его излишнее удержание с доходов отдельных работников. Как вернуть переплату по налогу? Кто и в какие сроки должен вернуть работнику излишне удержанный налог? Может ли работник самостоятельно обратиться в налоговую инспекцию, чтобы вернуть НДФЛ? Попробуем разобраться.

Возвращаем переплату по НДФЛ

Итак, организация переплатила НДФЛ. Что делать? Порядок возврата сумм излишне уплаченного налога прописан в ст. 78 НК РФ. Согласно п. 6 данной статьи, сумма излишне уплаченного налога подлежит возврату по письменному заявлению налогоплательщика, которое представляется в ИФНС по месту регистрации организации. При этом на основании п. 14 ст. 78 НК РФ установленные правила распространяются и на налоговых агентов.

Форма заявления о возврате суммы излишне уплаченного налога приведена в Приложении 8 к Приказу ФНС России № ММВ-7-8/90@

После получения заявления ИФНС может предложить провести совместную сверку расчетов по налогам (пеням, штрафам) (п. 3 ст. 78 НК РФ).

Возвратить налог инспекция должна в течение одного месяца со дня получения заявления налогоплательщика.

В соответствии с п. 7 ст. 78 НК РФ, заявление о возврате суммы излишне уплаченного налога может быть подано в течение трех лет со дня уплаты такой суммы.

Обратите внимание, что при пропуске соответствующего срока вернуть налог будет практически невозможно. Так, в Постановлении АС ЗСО от 07.09.2016 № А45-6464/2015 при рассмотрении дела о возврате излишне уплаченных средств решение было принято в пользу налогового органа. Судьи высказали следующее мнение: организация должна была знать о переплате с момента внесения таких сумм, поскольку самостоятельно рассчитывала и перечисляла их в бюджет. Довод организации о том, что ей могло стать известно о переплате только при составлении акта сверки расчетов, был отклонен.

На основании п. 8 ст. 78 НК РФ решение о возврате суммы излишне уплаченного налога принимается налоговым органом:

- или в течение 10 дней со дня получения заявления налогоплательщика о возврате суммы излишне уплаченного налога;

- или в течение 10 дней со дня подписания налоговым органом и налогоплательщиком акта совместной сверки уплаченных налогов, если таковая проводилась.

Кроме того, налоговый орган в течение пяти дней обязан сообщить налогоплательщику о принятом решении о возврате сумм излишне уплаченного налога или об отказе в осуществлении возврата (п. 9 ст. 78 НК РФ). Указанное сообщение передается руководителю организации, физическому лицу, их представителям лично под расписку или иным способом, подтверждающим факт и дату его получения.

Пунктом 10 ст. 78 НК РФ предусмотрено, что в случае нарушения установленного срока возврата суммы излишне уплаченного налога налоговый орган должен будет возвратить ее с процентами. Проценты начисляются на сумму излишне уплаченного налога, которая не возвращена в установленный срок, за каждый календарный день нарушения срока возврата.

Кроме возврата налога НК РФ предусматривает возможность зачета суммы излишне уплаченного налога в счет предстоящих платежей налогоплательщика по этому или иным налогам. В Письме от 17.06.2016 № 03-02-08/35409 МФ РФ уточнило основные положения, связанные с зачетом налогов:

- зачет сумм излишне уплаченных федеральных налогов и сборов, региональных и местных налогов производится по соответствующим видам налогов и сборов, а также по пеням, начисленным по соответствующим налогам и сборам;

- согласно п. 5 ст. 78 НК РФ налоговые органы самостоятельно производят зачет суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и (или) штрафам, подлежащим уплате или взысканию в случаях, предусмотренных Кодексом;

- в силу п. 4 ст. 78 НК РФ при отсутствии недоимки и (или) задолженности зачет суммы излишне уплаченного налога в счет предстоящих платежей налогоплательщика по этому или иным налогам осуществляется на основании заявления налогоплательщика по решению налогового органа;

- решение о зачете суммы излишне уплаченного налога в счет предстоящих платежей налогоплательщика принимается налоговым органом в течение 10 дней со дня получения заявления налогоплательщика или дня подписания налоговым органом и этим налогоплательщиком акта совместной сверки уплаченных им налогов, если таковая проводилась (абз. 2 п. 4 ст. 78 НК РФ).

Но нюанс состоит в том, что воспользоваться зачетным механизмом можно только в ситуации, когда излишний НДФЛ был перечислен ошибочно (например, при ошибке в платежке).

По мнению налоговых инспекторов, если организация - налоговый агент произвела излишнюю уплату в счет НДФЛ в авансовом порядке, зачесть ошибочно уплаченные суммы в счет предстоящих платежей по указанному налогу не представляется возможным (Письмо МФ РФ от 16.09.2014 № 03-04-06/46268). Вот именно так и ответили нашему налогоплательщику, когда он подал заявление о зачете. Что делать?

В этом случае налоговому агенту следует обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет организации суммы, ошибочно перечисленной в бюджетную систему РФ, и произвести уплату налога в установленном порядке в полном объеме независимо от возврата ранее уплаченных денежных средств (об этом указано в Письме ФНС России от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@).

Возвращаем работнику излишне удержанный из его доходов НДФЛ

Возврат работнику излишне удержанной суммы НДФЛ осуществляется по правилам ст. 231 НК РФ.

Для возврата излишне удержанного НДФЛ работодателю необходимо:

- письменно сообщить работнику о том, что из его доходов излишне удержан налог. Данное сообщение направляется работнику в течение 10 рабочих дней со дня, когда обнаружено излишнее удержание НДФЛ. НК РФ не определяет форму и способ сообщения, следовательно, налоговый агент вправе сообщать налогоплательщику о факте излишнего удержания налога и сумме налога в произвольной форме, предварительно согласовав с налогоплательщиком порядок направления указанного сообщения;

- получить заявление работника о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ с указанием реквизитов банковского счета для перечисления денег. Подать заявление работник должен до истечения трехлетнего срока со дня уплаты в бюджет излишне удержанного налога

О том, как гражданин может вернуть излишне удержанный из его доходов НДФЛ, МФ РФ напомнило в Письме от 27.09.2016 № 03-04-05/56176: возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент удерживает налог, в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика.

В соответствии с абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ, если суммы налога, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджетную систему РФ, недостаточно для возврата излишне удержанной и перечисленной в бюджетную систему РФ суммы налога налогоплательщику в трехмесячный срок, налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему работником заявления направляет в налоговый орган по месту своего учета заявление о возврате налоговому агенту излишне удержанной им суммы налога.

Налоговый агент принимает решение о самостоятельном возврате сумм налога либо об обращении в налоговый орган за возвратом сумм налога налоговому агенту непосредственно после получения заявления налогоплательщика о возврате сумм излишне удержанного налога. При этом работодателю надо посчитать примерную сумму предстоящих платежей по НДФЛ с доходов всех работников за три ближайших предстоящих месяца и сопоставить ее с суммой налога, которую нужно вернуть работнику. Здесь возможны две ситуации:

- сумма предстоящих платежей по НДФЛ больше, чем сумма, которую надо вернуть работнику;

- сумма налога, подлежащая возврату работнику, больше предстоящих платежей по НДФЛ.

Если сумма предстоящих платежей по НДФЛ больше, чем сумма, которую надо вернуть работнику, работодатель должен:

- перечислить сумму излишне удержанного налога на счет, указанный в заявлении о возврате, в течение трех месяцев со дня получения заявления работника;

- уменьшить на сумму возвращенного налога сумму текущих платежей по НДФЛ, исчисленному с выплат всем физическим лицам, получившим от организации доходы. Уменьшение производится до тех пор, пока полностью не будет произведен зачет.

Пример. В октябре 2016 г. работник представил в бухгалтерию заявление о возврате излишне удержанной с его доходов суммы НДФЛ в размере 13 500 руб.

Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению организацией в бюджет в счет предстоящих платежей, составляет:

- на 10 ноября 2016 - 11 200 руб.;

- на 12 декабря 2016 - 12 800 руб.

Вся сумма излишне удержанного у работника налога в размере 13 500 руб. была перечислена 10 ноября 2016 года по реквизитам, указанным в заявлении.

При этом организация:

- 10 ноября 2016 года не должна перечислять в бюджет НДФЛ в сумме 11 200 руб.;

- 12 декабря 2016 года в бюджет необходимо было заплатить налог в размере 10 500 руб. (12 800 – 2 300), то есть уменьшить сумму НДФЛ, подлежащую перечислению, на 2 300 руб. (13 500 - 11 200).

Если сумма налога, подлежащая возврату работнику, больше предстоящих платежей по НДФЛ, работодателю нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения от работника заявления о возврате излишне удержанного НДФЛ представить в ИФНС (об этом говорится в Письме ФНС России от 20.09.2013 № БС-4-11/17025):

- заявление о возврате излишне удержанной суммы налога;

- выписку из налогового регистра по НДФЛ за период, в котором был излишне удержан налог;

- справку по форме 2-НДФЛ на работника за период, когда был излишне удержан налог;

- платежное поручение, по которому был излишне перечислен удержанный налог.

Налоговая инспекция должна вернуть переплату по НДФЛ на расчетный счет организации в течение месяца со дня подачи вышеперечисленных документов (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Возникает вопрос: может ли работник обратиться за возвратом НДФЛ напрямую в налоговую инспекцию? Нет, не может. При наличии налогового агента налоговый орган не может производить возврат излишне удержанной налоговым агентом суммы налога. При этом в ситуации, когда налогоплательщик получает от налогового агента отказ в возврате излишне удержанной им суммы НДФЛ, вопрос может быть решен в судебном порядке (Письмо МФ РФ от 27.09.2016 № 03-04-05/56176, Определение КС РФ от 17.02.2015 № 262-О).

Иная ситуация может возникнуть при возврате налога в отношении работников, которые по итогам года приобрели статус налогового резидента РФ.

По правилу, установленному п. 2 ст. 207 НК РФ, гражданин приобретает статус налогового резидента, если пробудет на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. При этом налоговый статус сотрудника организации определяется налоговым агентом на каждую дату получения дохода исходя из фактического времени нахождения сотрудника на территории РФ. От налогового статуса работника зависит ставка НДФЛ. Если на дату начисления выплаты сотрудник не является резидентом РФ, ставка налога составит 30 %, а если является, то 13 % (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

При этом в момент изменения налогового статуса работника пересчитывать налог, удержанный с начала года по ставке 30 %, не надо (об этом указано в Письме МФ РФ от 28.10.2011 № 03-04-06/6-293). Согласно п. 1.1 ст. 231 НК РФ возврат работнику суммы налога в связи с перерасчетом по итогам налогового периода производится не работодателем, а налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания). Для этого налогоплательщику по окончании указанного налогового периода необходимо представить декларацию, а также документы, подтверждающие статус налогового резидента РФ.