Нередко отсутствие сотрудника на работе (по уважительным причинам) начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Например, это может быть: отпуск, больничный лист или командировка. Поэтому у бухгалтеров возникают вопросы: в какой момент следует начислять и уплачивать налоги с выплат, приходящихся на этот период? Надо ли их распределять по месяцам? Будем разбираться.

Переходящая командировка

Командировка – это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные.

НДФЛ. Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. Начисление среднего заработка производится в тот же срок, что и зарплата. Для расчета и удержания НДФЛ дата его получения — последний день месяца, за который средний заработок начислен.

Если работник пребывает в длительной командировке, средний заработок нужно считать за каждый месяц отдельно.

Таким образом, НДФЛ со среднего заработка необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет в таком же порядке, что и «зарплатный» НДФЛ.

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в большем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ

Датой получения этого дохода будет последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). В этот день посчитайте НДФЛ, а удержите при ближайшей выплате зарплаты, то есть непосредственно при выплате суточных налог удерживать не нужно.

Пример 1. Работник уехал в командировку в феврале, вернулся в марте

В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Ветерок», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.

Бухгалтер ООО «Ветерок» выдал главному инженеру при направлении в командировку с 28 февраля по 3 марта на территории РФ суточные в сумме 4 800 руб.

Авансовый отчет руководитель предприятия утвердил 6 марта. Зарплату по итогам месяца в компании выплачивают 13-го числа. Когда заплатить НДФЛ со сверхнормативных суточных?

При выплате суточных бухгалтер не стал удерживать НДФЛ. Он рассчитал НДФЛ и отразил в налоговой карточке 31 марта 2017 года — в последний день месяца, в котором руководитель предприятия утвердил авансовый отчет. Сумма налога — 260 руб. [(1200 руб. – 700 руб.) * 4 календ. дн. * 13 %].

Бухгалтер удержит налог при выплате зарплаты за март 13 апреля.

Средний заработок за время командировки бухгалтер начислил работнику дважды:

- за 28 февраля 2017 года — вместе с зарплатой за февраль;

- за 1, 2, 3 марта 2017 года — вместе с зарплатой за март.

Страховые взносы. С 2017 года со сверхнормативных суточных начисляйте страховые взносы по тем же правилам, что и НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ). Обратите внимание: эта норма не касается взносов на случай травматизма. Их не нужно начислять на суточные сверх 700 (2500) руб.

Чтобы начислить страховые взносы со сверхномативных суточных, ориентируйтесь на день, когда руководитель утвердил авансовый отчет. Только после его утверждения можно признать часть суточных сверхнормативными и доходом работника (п. 1 ст. 424 НК РФ).

Включите сверхнормативные суточные в облагаемую базу по взносам в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет (п. 1 ст. 421 НК РФ).

На средний заработок начислите страховые взносы одновременно с зарплатой за месяц.

Пример 2. Работник находился в командировке в феврале и марте

Воспользуемся условием примера 1. Руководитель предприятия утвердил авансовый отчет 6 марта 2017 года. Когда начислить взносы на сверхнормативные суточные и средний заработок?

На сверхнормативные суточные в размере 2000 руб. бухгалтер начислит взносы 31 марта 2017 года, а на средний заработок:

- 28 февраля 2017 года с начислений за 28 февраля 2017 года;

- 31 марта 2017 года с начислений за 1,2,3 марта 2017 года.

Переходящий больничный

Пособие организация должна начислить в полной сумме за весь период временной нетрудоспособности в течение 10 дней после того, как сотрудник принес больничный лист (ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

НДФЛ. Сумма больничного пособия облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). С той части суммы пособия, которая выплачивается за счет средств работодателя, организация как налоговый агент удерживает и перечисляет в бюджет НДФЛ.

В отношении НДФЛ с суммы больничного пособия за счет средств ФСС России работодатель – участник проекта налоговым агентом не признается, так как он не является источником выплаты дохода. Поскольку эту часть пособия выплачивает отделение ФСС России, оно и удерживает НДФЛ с соответствующей суммы (п. 1 ст. 226 НК РФ).

В случаях, когда период временной нетрудоспособности начался в одном месяце, а закончился в другом, важно понимать, что никакого распределения НДФЛ по месяцам не происходит. Удержите налог при выплате пособия, уплатите в бюджет в любой день до конца месяца.

Пример 3. Работник заболел в феврале, выздоровел в марте

Сотрудник болел с 27 февраля по 3 марта 2017 года. 6 марта 2017 года он принес больничный лист. Сумма пособия составила 11 504,22 руб. Пособие работник получил в ближайший день выдачи зарплаты — 10 марта 2017 года. Когда удержать и заплатить НДФЛ?

Налог с пособия составит 1495 руб. (11 504,22 руб. * 13 %). Эту сумму бухгалтер удержал в момент выплаты пособия — 10 марта. Крайний срок уплаты налога — 31 марта 2017 года.

Пример 4. Работник заболел в феврале, выздоровел в марте (участники пилотного проекта)

Сотрудник болел с 27 февраля по 3 марта 2017 года. 6 марта 2017 года он принес больничный лист. Общая сумма пособия составила 11 504,22 руб. Пособие за три дня - 6902,53 руб., которое работник получил в ближайший день выдачи зарплаты — 10 марта 2017 года.

Налог с пособия составит 897 руб. (6902,53 руб. * 13 %). Эту сумму бухгалтер удержал в момент выплаты пособия — 10 марта. Крайний срок уплаты налога — 31 марта 2017 года.

Страховые взносы.  Пособие на случай временной нетрудоспособности страховыми взносами не облагается (подп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Переходящий декретный отпуск

Пособие по беременности и родам выплачивается единовременно до начала отпуска по беременности и родам, и, как правило, продолжительностью 140 дней, что захватывает более четырех месяцев. Но сумму пособия по беременности и родам не нужно распределять по месяцам. Она не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217 и подп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Переходящий отпуск

Итак, компания обязана выплатить работнику отпускные за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). И при «переходящем» отпуске возникает ситуация, когда сотруднику выплачивается доход, который относится к будущему месяцу.

НДФЛ. Удержать НДФЛ с такого дохода нужно именно при фактической выплате отпускных (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть в тот момент, когда организация выплачивает работнику отпускные, нужно рассчитать НДФЛ со всей их суммы, независимо от того, что часть этих отпускных приходится на один месяц, а часть – на другой.  Перечислить НДФЛ с суммы опускных в бюджет работодатель должен не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные, даже если это день выплаты отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ). Общее правило, согласно которому платить НДФЛ нужно не позднее дня, следующего за днем фактической выплаты дохода, тут не работает.

Пример 5. Работник получил отпускные в январе, ушел в отпуск в феврале

Сотрудник, который работает по обычной пятидневной неделе, идет в отпуск с 1 февраля. Сумма отпускных — 18 404,56 руб. Когда выплатить отпускные, удержать НДФЛ?

Отпускные нужно выплатить работнику не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. В нашем случае получается не позднее 27 января, поскольку 28-29 января — это выходные.

Бухгалтер удержит налог 27 января, а перечислит в бюджет не позднее 31 января.

Налог с отпускных составил 2393 руб. (18 404,56 руб. * 13 %).

Страховые взносы. Взносы с суммы отпускных по переходящему отпуску следует начислить единовременно (невзирая на тот факт, что фактически отпуск приходится на несколько месяцев), и всю сумму этих взносов включить в расходы того месяца, в котором они начислены (письмо Минфина России от 01.06.2010 № 03-03-06/1/362). Перечислить страховые взносы нужно не позднее 15-го числа следующего месяца.