В номерах № 4 (42) и № 1 (43) за 2015 и 2016 годы соответственно мы уже освещали основные моменты, связанные с заполнением расчета 6-НДФЛ. Но как уже показывает практика, в «теории» все понятно, на деле же – гораздо сложнее.

Но первый «блинчик» отчета по ф. 6-НДФЛ «испечён» (для многих он дался с трудом), и уже после первых камеральных проверок от инспекций приходят письма с требованиями дачи пояснений или уплаты пеней и штрафов.

С учетом разъяснений ФНС, в данной статье еще раз хотим проговорить основные моменты заполнения 6-НДФЛ, а также разобрать вопросы, возникающие при заполнении отчета, обратить внимание на ошибки, выявляемые при камеральным проверках.

  Титульный лист формы 6-НДФЛ

 1) «Коды периодов», за которые подается расчет 6-НДФЛ:

- I квартал - 21;

- полугодие - 31;

- 9 месяцев - 33;

- год - 34;

2) в строке «Налоговый период (год)« - год, к которому относится период (за любой период 2016 г. в этой строке надо указать «2016»);

3) в строке «КПП» и строке «Код по ОКТМО»:

- если расчет подается по физлицам, которые получили доходы от головного подразделения организации, - КПП и код по ОКТМО организации;

- если расчет подается по физлицам, которые получили доходы от обособленного подразделения организации (ОП), - КПП и код по ОКТМО обособленного подразделения.

4) По месту нахождения (учета) в расчете 6-НДФЛ все организации указывают такие коды:

- 212 - в расчете для ИФНС по месту нахождения организации;

- 220 - в расчете для ИФНС по месту учета ОП.

Раздел 1. Обобщенные показатели формы 6-НДФЛ

Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Раздел 1 «Обобщенные показатели» заполняется по каждой ставке налога, по которой облагались начисленные физическим лицам доходы:

• по строке 010 - соответствующая ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога;
• по строке 020 - обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода;
• по строке 025 - обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода;
• по строке 030 - обобщенная по всем физическим лицам сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода;
• по строке 040 - обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода;
• по строке 045 - обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода;
• по строке 050 - обобщенная по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода (речь идет о платежах, предусмотренных ст. 227.1 НК РФ. Они уплачиваются за период действия патента, который выдается трудящимся по найму в РФ иностранным гражданам).

  Таким образом, если организация выплачивала доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам (13 %, 30 %, 35 %), ей предстоит заполнить строки 010-050 Раздела 1 для каждой из этих ставок. То есть, Раздел 1 может иметь несколько строк 010-050.

  Строки 060-090 «Итого по всем ставкам» заполняются один раз.

• по строке 060 - общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица, количество физических лиц не корректируется.
• по строке 070 - общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода (по которым мы будем подавать 2-НДФЛ с признаком «1»);
• по строке 080 - общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода (по которым мы будем подавать 2-НДФЛ с признаком «2»);
• по строке 090 - общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса Российской Федерации, нарастающим итогом с начала налогового периода.

   

  Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечисленные в статье 217 НК РФ, не отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ (Письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901). Сюда относятся предусмотренные законодательством компенсационные выплаты, выходное пособие в пределах трех средних месячных заработков (шести – для районов КС), декретные пособия, материальная помощь в связи со смертью членов семьи, членам семьи в связи со смертью работника и др. (см. статью 217 НК РФ). Напоминаем, что перечисленные доходы также не отражаются в справках по ф. 2-НДФЛ.

  Но все же некоторые доходы, не облагаемые НДФЛ по ст. 217 НК РФ, нужно отражать в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. К ним относятся доходы, по которым предусмотрены налоговые вычеты 501-510 (коды доходов и вычетов установлены Приказом Минфина РФ от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@): например, материальная помощь до 4 000 руб., подарки до 4 000 руб.)

   

  Раздел 2. Дата и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц

  В Разделе 2 указывается:

• по строке 100 - дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
• по строке 110 - дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
• по строке 120 - дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
• по строке 130 - обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату;
• по строке 140 - обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.

  Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100 - 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

  По строке 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» указывается дата в соответствии с положениями п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога на доходы физических лиц.

  Если срок перечисления налога выпадает на выходной день, то в строку 120 нужно записать следующий после выходных первый рабочий день (Письмо ФНС от 11.05.2016 № БС-4-11/8312@).

  В разделе 2 формы 6-НДФЛ за квартал указываются выплаты за последние три месяца этого отчетного периода (именно за этот квартал). Если предприятие производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает в другом, то данная операция отражается в периоде завершения.

   

  Особенно много дебатов было по поводу декабрьской зарплаты, выплаченной в январе и по поводу мартовской зарплаты, выплаченной в апреле.

  Ясность внесло Письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@, в котором разъясняется, что во 2-м разделе 6-НДФЛ отражается декабрьская зарплата, выплаченная в январе, и не отражается мартовская зарплата, выплаченная в апреле.

   

  *В связи с отсутствием четкого порядка заполнения 6-НДФЛ в предыдущем номере нашего журнала сообщалось, что выплаченную в январе 2016 года зарплату 2015 года в Разделе 2 отражать не нужно, иначе возникнут противоречия в контрольных соотношениях расчета по форме 6-НДФЛ со справкой по форме 2-НДФЛ и возможные споры с налоговым органом о достоверности представленных сведений.

  На момент выхода журнала № 1 (43) разъяснений ФНС (Письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@) еще получено не было.

   

  Рассмотрим пример.

  Зарплата за март 2016 года (начислено 100 000 руб.) выплачена 5 апреля (с учетом вычетов выплачено 92 000 руб.), а НДФЛ (8 000 руб.) перечислен 6 апреля. Как данная операция отражается в разделе 2 за 1 6-НДФЛ за 1 квартал 2016 года?

  В разделе 1 сумма всей начисленной зарплаты за март отражается, независимо от времени и факта ее выплаты.

  В разделе же 2 данная операция будет отражена при выплате зарплаты работникам – в 6-НДФЛ за полугодие: в строке 100 указывается - 31.03.2016, в строке 110 – дата 05.04.2016, в строке 120 (дата выплаты + 1 день) – 06.04.2015, в строках 130 – 100 000 руб. и 140 – 8 000 руб.:

  

   

  Ниже рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы

   

1. Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?

   При перечислении аванса (заработной платы за первую половину месяца) организация (налоговый агент) не должна удерживать НДФЛ, так как невозможно определить сумму дохода в виде зарплаты за месяц. Ведь дата фактического получения дохода, согласно п. 2 ст. 223 НК РФ, еще не наступила.

   В отношении исчисления, удержания и перечисления НДФЛ с заработной платы в 2016 году последовательность действий следующая:

   1) сумма дохода работника определяется на последний день месяца или последний день работы сотрудника в компании, если он увольняется до конца месяца. На эту же дату исчисляется сумма НДФЛ, подлежащая удержанию (п.2 ст.223 НК РФ).

   В налоговом учете в регистр по НДФЛ заносятся данные на основании расчетной ведомости начисленной заработной платы или наряда. В бухгалтерском учете отражаются операции по начислению заработной платы в последний день отработанного месяца (п. 18 ПБУ 10/99);

   2) при выплате окончательного расчета по зарплате за соответствующий месяц удерживается НДФЛ (п.3-4 ст.226 НК РФ). В кассовых или банковских документах отражается заработная плата к выплате, за вычетом НДФЛ;

   Конкретные сроки выплаты заработной платы прописываются в коллективном договоре организации, а также в положении об оплате труда. Специалисты Минтруда России обязывают указывать четкие даты выплат. Оптимально организациями выбираются следующие числа:

   - аванс – в районе 15-25 числа месяца;

   - окончательный расчет – конец месяца или в начале нового месяца.

   3) НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за выплатой окончательного расчета (п. 6 ст. 226 НК РФ).

    

   2) Если НДФЛ уплачивается не всегда своевременно - на несколько дней раньше или позже, то как это отразить в 6-НДФЛ?

   В 6-НДФЛ фактический срок уплаты НДФЛ не указывается; указывается крайний срок (строка 120), когда организация должна его перечислить.

   Если заплатить позже установленного срока, то после камеральной проверки будут доначислены пени и штрафы по ст. 123 НК РФ.

   Если же НДФЛ уплачен досрочно, инспекторы не считают его налогом (т.к. НДФЛ выплачен за счет собственных средств организации) и требуют заплатить повторно. Письма МФ РФ от 22.07.2015 № 03-04-06/42063 и от 01.02.2016 № 03-04-06/4321 также говорят о том, что НДФЛ с зарплаты перечислять «авансом» нельзя. Налогоплательщик может отстоять свою позицию только в суде (согласно Постановлению ФАС ЗСО от 23.01.2015 № Ф04-14138/2014 суд не считает зачет переплаты НДФЛ как уплату за счет собственных средств: т.е. можно переплатить и не писать заявление после).

   Рекомендуем придерживаться сроков уплаты НДФЛ, установленных НК РФ.

   3) Нужно ли удерживать НДФЛ с выдачи заработной платы готовой продукцией или товарами (сотрудник под зарплату берет мясо, молоко, продукты в магазине)?

   Здесь не нужно путать доход в натуральной форме (например, по тонне пшеницы всем работникам, не имеющим дисциплинарных взысканий за последний год) с выплатой заработной платы в неденежной форме (когда работник в счет заработной платы взял тонну пшеницы).

   В первом случае: дата получения дохода – день передачи продукции, налог удерживается при первой выплате (это может быть как аванс, так и заработная плата – т.е. тогда, когда организации может удержать именно денежные средства) и перечисляется на следующий день после такого удержания.

   Например, на основании приказа руководителя от 10.05.2016 всем сотрудникам (100 человек) выдать по тонне пшеницы (1 тонна = 8 000 руб.), 20 человек получили пшеницу 20.05.2016 (на 160 000 руб.), остальные еще не получили. Заработная плата сотрудникам за апрель была выдана 10.05.2016, аванс за май – 25.05.2016. Как отразить полученный доход в виде натуроплаты в Разделе 2 расчета 6-НДФЛ?

   Следующим образом:

    

   По строке 110 – дата 25.05.2016 – ближайшая дата возможного удержания НДФЛ (дата выплаты аванса).

   В случае если сотрудник под зарплату берет продукцию как аванс, НДФЛ удерживать не нужно, так как невозможно определить сумму дохода в виде зарплаты за месяц.

   Итак, если сотрудник в текущем месяце, например, 20.05.2016 получил аванс 4 000 руб., 23.05.2016 взял продукции на 2 000 руб., а начислена зарплата 31.05.2016 в размере 10 000 руб. В данном случае НДФЛ удерживать не нужно – выплаты авансовые, окончательный расчет не произведен.

   Другая ситуация: 20.05.2016 работнику был перечислен аванс по заявлению в размере 7 000 руб., 30.05.2016 он берет продукции на 2 000 руб. (итого, получено 9 000 руб.). Сотруднику начислена заработная плата за май 10 000 руб. (за минусом НДФЛ – к выдаче 8 700 руб.). Фактически получается, что из 2 000 руб., которые он взял готовой продукцией 1 700 руб. – это в счет оплаты за май, а 300 руб. – уже за июнь; расчет за май произведен, следовательно, нужно удержать НДФЛ. Тогда дата удержания налога – 31.05.2016 – дата начисления заработной платы, доход выплачен полностью, следовательно, на следующий день нужно перечислить НДФЛ (1 300 руб. с 10 000 руб.) – т.е. 01.06.2016.

   В 6-НДФЛ будет все выглядеть следующим образом:

    

    

   4) Нужно ли отражать в форме 6-НДФЛ оплату по договорам гражданско-правового характера?

   В 6-НДФЛ отражаются все операции, в отношении которых организации выступает налоговым агентом по НДФЛ, независимо от вида договора, по которому производились выплаты.

    

   5) Нужно ли отражать в форме 6-НДФЛ передачу подарков или выплату материальной помощи (до 4 000 руб., свыше 4 000 руб., а также на рождение ребенка в размере 15 000 руб.)?

   Подарки и материальную помощь (за исключением материальной помощи, которая освобождена от НДФЛ в полном объеме) нужно в Разделах 1 и 2 формы 6-НДФЛ.

   Согласно ст. 217 НК РФ материальная помощь не облагается до 4 000 руб. за налоговый период (код вычета 503), материальная помощь в связи с рождением ребенка, до 50 000 руб. (код вычета 508).

   Например, согласно приказу руководителя от 08.04.2016 выплатили материальную помощь Иванову И.И. 08.04.2016 в размере 10 000 руб., Петрову П.П. выплатили 14.04.2016 материальную помощь 3 000 руб. и Соколову С.С. выплатили 30.05.2015 материальную помощь на рождение ребенка (при наличии подтверждающих документов) в сумме 15 000 руб.

   Эту выплату следует отразить в 1 Разделе в полном объеме, а также во 2 разделе Расчета 6-НДФЛ следующим образом:

    

    

   6) Как отразить НДФЛ с материальной выгоды от беспроцентного займа с работников (НДФЛ с одного из работников невозможно удержать)? Когда перечислять НДФЛ, удержанный с материальный выгоды?

   В случае получения налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, данная операция подлежит отражению в расчете по форме 6-НДФЛ по строкам 020 (если НДФЛ удержан), 080 (если НДФЛ не удержан) раздела 1 и по строкам 100 - 140 раздела 2.

   Дата фактического получения дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, определяется как последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Дата удержания налога – ближайшая дата выплаты дохода (например, зарплаты), дата перечисления – следующий день за днем удержания НДФЛ.

   Налог с материальной выгоды не может быть удержан, если материальная выгода возникает у физлица, не являющегося сотрудником, и который в течение отчетного периода не гасил займ (если займ гасится или зарплата выплачивается заемщику, то НДФЛ удержать возможно).

   Налог исчисляется на последний день месяца, но удерживается в момент ближайшей выплаты (возможно, из зарплаты или аванса). В случае невозможности удержания налога доход от материальной выгоды отражаем по строке 080 Раздела 1 ф. 6-НДФЛ и не отражаем в Разделе 2.

    

   7) Нужно ли подавать 6-НДФЛ по обособленному подразделению, если оно состоит на учете в той же налоговой, что и организация?

   Если в организации зарегистрированы обособленные подразделения, НДФЛ нужно уплачивать по каждому отдельно (с указанием соответствующих КПП и ОКТМО), отчет по ф. 6-НДФЛ также нужно подавать по каждому подразделению.

   В Письме ФНС России от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@ сказано, что работодатель заполняет форму 6-НДФЛ по каждому обособленному подразделению отдельно. Правило применяется и в том случае, если несколько обособленных подразделений состоят на учете в одной инспекции».

   Обязанность по представлению в налоговый орган по месту своего учета расчета по форме 6-НДФЛ у российских организаций, возникает в случае, если они в соответствии со ст. 226 НК РФ признаются налоговыми агентами (Письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901). Из Письма ФНС следует, что если обособленное подразделение российской организации не производит выплату доходов физическим лицам, то обязанности по представлению расчета по форме 6-НДФЛ не возникает.

   Но п. 3.2 ст. 76 НК РФ установлено, что в случае непредставления указанным налоговым агентом расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в налоговый орган в течение 10 дней по истечении установленного срока представления такого расчета, налоговый орган принимает Решение о приостановлении операций налогового агента по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств.

   Поэтому, если заработная плата в подразделении не выплачивалась (организация не являлась налоговым агентом), в инспекцию лучше направить нулевой 6-НДФЛ или письмо в свободной форме о том, что организация в течение квартала (полугодия и т.д.) по обособленному подразделению (с указанием адреса, КПП) физическим лицам доходы не выплачивала.

    

   8) Как отразить НДФЛ с суточных, превышающих 700 руб.?

   В строке 020 Раздела 1 и строке 130 Раздела 2 отражаются только выплаты сверх установленных норм. Дата получения дохода – последний день месяца утверждения авансового отчета. Дата удержания налога – ближайший день выплаты, дата перечисления – день удержания плюс один день.

    

   Ошибки, выявляемые инспекторами в ходе камеральной проверки

   После сдачи 6-НДФЛ многим организациям уже пришли с ИФНС «письма счастья». Основные нарушения, выявляемые в ходе камеральной проверки, и дальнейший порядок действий организации представим в таблице:

   Табл. 1

   № п/п	Ошибки	Что делать?
   1	Не идут контрольные соотношения	Проверить на наличие ошибок в вашем 6-НДФЛ помогут контрольные соотношения, установленные Письмом ФНС от 10 марта 2016 г. № БС-4-11/3852
   2	НДФЛ не уплачен в срок, указанный в расчете 6-НДФЛ	Инспекторы сравнивают дату фактической уплаты НДФЛ со сроком уплаты по правилам НК (строка 120 расчета). Проверить, верно ли указаны даты в расчете 6-НДФЛ. Если верно – заплатить пени (1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки) и штраф (20 %). Если неверно – уточнить расчет 6-НДФЛ. Также обращайте внимание на указание в платежном поручении соответствующие КПП, ОКТМО и период, за который производится уплата налога.
   3	6-НДФЛ не подан по обособленным подразделениям	Если зарплата по обособленным подразделениям выплачивалась, то нужно подать 6-НДФЛ по этому подразделению отдельно; если зарплата не выплачивалась, нужно направить в ИФНС письмо в свободной форме о том, что выплаты не производились, расчет сдавать не нужно (Письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901)

    

   Также не исключены случаи возникновения недоимки из-за технических ошибок в программе инспекции. В этом случае нужно сверить данные 6-НДФЛ и платежные поручения. Если нарушений нет, отправить в инспекцию письмо об отсутствии нарушений со стороны организации (с копиями подтверждающих документов), налоговики выяснят причины.

    

   Расчет 6-НДФЛ введен с целью контроля над своевременностью перечисления налога. По справкам 2-НДФЛ сделать это невозможно (в 2-НДФЛ не ставятся даты получения дохода и сдаются справки только раз в год), а 6-НДФЛ дает оперативные данные.

   Отчет новый, вопросов много, и большинство предприятий это застало врасплох. Поэтому, уже при формировании Расчета 6-НДФЛ (и после сдачи 6-НДФЛ) организации разрабатывают для себя определенную методику для упрощения формирования этого расчета в дальнейшем (отдельными ведомостями проводить больничные листы; выплату отпускных отдельным расходным ордером; по возможности выплату заработной платы производить в один день и пр.).

   6-НДФЛ будет составлять легче, если установить выдачу заработной платы в четко установленные дни; не допускать дебетовый остаток по расчетам с персоналом по оплате труда, в том числе «скрытые займы», неконтролируемое получение товаров (продукции) в счет заработной платы и др.

   В связи с усилением контроля над своевременной уплатой налога все эти факты могут привести к не очень благоприятным последствиям для компании.