Вопрос: Генеральный директор переехал жить в другой регион. Он иногда будет к нам прилетать в хозяйство, может 1-2 раза в месяц. Как правильно проводить авиабилеты от его дома до нашей организации?

Ответ:

1. Общие положения

Генеральный директор — это работник, осуществляющий функции единоличного исполнительного органа организации (ст. 273 ТК РФ, абз. 1 п. 2 Постановления Пленума ВС РФ от 02.06.2015 № 21).

Согласно ст. 166 ТК РФ командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» уточняет, что местом постоянной работы является место расположения организации или её обособленного подразделения (п. 3, п. 1 ст. 1 Положения).

2. Проблема с «местом постоянной работы»

Если в трудовом договоре директора указано, что место его работы — офис организации, то его фактическое проживание в другом регионе не изменяет юридического понятия места постоянной работы.

Следовательно:

• Перелёты из дома директора до организации не являются командировкой.
• Расходы на авиабилеты в этом случае не учитываются как командировочные, а если организация их оплачивает, они могут рассматриваться как доход директора, облагаемый НДФЛ (ст. 208, 217 НК РФ) и страховыми взносами (ст. 420–422 НК РФ).

Это подтверждается разъяснениями Минфина: письма от 01.12.2014 № 03-04-06/61300, от 17.07.2013 № 03-02-07/1/27861, от 04.07.2013 № 03-02-07/1/25829.

3. Возможность квалификации поездки как командировки через дистанционную работу

Чтобы расходы на перелёты можно было квалифицировать как командировочные:

• Перевести генерального директора на дистанционную работу (ст. 312.1, 312.2, 312.6 ТК РФ, глава 49.1 ТК РФ).
  • Место выполнения трудовой функции: фактическое место проживания директора.
  • Перелёт к офису организации становится поездкой в другую местность по служебной необходимости, подпадающей под командировку (ст. 312.6 ТК РФ).

Статья 312.6 ТК РФ Особенности организации труда дистанционных работников (введена Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ) В случае направления работодателем дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции, на дистанционного работника распространяется действие статей 166 - 168 ТК РФ («Служебные командировки»).

• Дистанционная работа допускается для руководителя (ст. 273, ст. 312.1–312.9 ТК РФ), если функции управления и принятия решений могут выполняться с использованием ИКТ (Интернет, корпоративные системы) – это необходимо также закрепить в трудовом договоре!!
• В этом случае на директора распространяются нормы ст. 166–168 ТК РФ при направлении на служебное поручение в другую местность.

4. Бухгалтерский и налоговый учет

Если поездка квалифицируется как командировка:

• Расходы на авиабилеты включаются в командировочные расходы по Постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
• Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при наличии подтверждающих документов (ст. 217, 422 НК РФ).
• Суточные: до 700 руб./день в РФ, включаются в командировочные (ст. 167 ТК РФ).
• Бухгалтерский учет: дебет 26/44 — кредит 71 или 50/51 → авансовый отчет после возвращения.

Реальная экономическая суть фактов хозяйственной жизни будет соответствовать командировочным, если переоформить трудовой договор с условиями дистанционной работы и местом выполнения трудовой функции – вне места нахождения работодателя. Ведь это так и есть руководитель управляет компанией дистанционно из своего места жительства, а прилетает со служебной необходимостью для ситуаций когда требуется его фактическое физическое присутствие в связи с производственной необходимостью. Эту формулировку также можно заключить трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Документы для оформления командировки:

• Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 или свободная форма).
• Служебное задание (рекомендуется).
• Заявление на аванс.
• Электронный билет, посадочный талон, чек.
• Авансовый отчет с приложением всех документов (ст. 312.6, 166–168 ТК РФ).

5. Обособленное подразделение

• При оформлении дистанционной работы не требуется регистрировать обособленное подразделение по месту проживания директора (п. 2 ст. 11, ст. 83 НК РФ; ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ; письма Минфина от 01.12.2014 № 03-04-06/61300, от 17.07.2013 № 03-02-07/1/27861).

6. Практические рекомендации

1. Заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе: указать фактическое место выполнения трудовой функции.
2. Оформлять каждую поездку приказом о командировке по ст. 166–168 ТК РФ.
3. Вести полный пакет документов для бухгалтерии и налоговой.
4. Установить в локальном акте нормы расходов на перелёты (класс билета, компенсации).
5. Если переезд был по инициативе работодателя, расходы на сам переезд можно учитывать отдельно (ст. 169 ТК РФ).

7. Заключение

Для законного учета расходов на авиабилеты генерального директора при проживании в другом регионе:

• Не дистанционно → не командировка → расходы могут быть налогооблагаемым доходом страховыми взносами и НДФЛ.
• Дистанционно → поездка в офис = командировка → расходы учитываются как командировочные.

Это полностью соответствует:

• Трудовому кодексу РФ (ст. 166–168, 273, гл. 43 и 49.1, ст. 312.1–312.9),
• Налоговому кодексу РФ (ст. 264, 208, 217, 422),
• Постановлению Правительства РФ № 749 от 13.10.2008,
• Позиции Минфина России и Минтруда (см. письма от 01.12.2014 № 03-04-06/61300 и др.),
• Постановлению Пленума ВАС РФ № 61 от 30.07.2013.

Примерный вид дополнительного соглашения к трудовому договору:

Дополнительное соглашение № ___
к Трудовому договору № ___ от «» _______ 20 г.

г. ____________
«» _______ 20 г.

Об изменении места выполнения трудовой функции и организации дистанционной работы

1. Общие положения
1.1. Работник, занимающий должность Генерального директора, выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места нахождения Работодателя (его филиалов, представительств или иных обособленных подразделений), с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая Интернет, корпоративные системы, программно-технические средства связи и иные средства, обеспечивающие выполнение функций управления и принятие решений.
1.2. Дистанционная работа допускается для руководителя организации в соответствии со статьями 273, 312.1–312.9 Трудового кодекса РФ, если выполнение трудовых обязанностей (управление компанией, принятие решений) возможно без постоянного присутствия на территории Работодателя.
1.3. Местом выполнения трудовой функции признаётся место проживания Работника, находящееся за пределами местонахождения Работодателя.

2. Командировки и служебные поездки
2.1. В случаях необходимости фактического присутствия Работника в организации по производственной необходимости, такие поездки квалифицируются как служебные командировки вне места выполнения трудовой функции (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).
2.2. Расходы на проезд (в том числе авиабилеты), проживание и суточные в командировках компенсируются в соответствии с Положением о командировках и ст. 166, 167, 168 ТК РФ, а также п. 3 Положения Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

3. Взаимодействие и контроль
3.1. Работник обязуется поддерживать связь с Работодателем и контролирующими подразделениями посредством ИКТ, своевременно предоставлять отчёты и исполнять иные требования по взаимодействию с Работодателем (ст. 312.3 ТК РФ).
3.2. Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми средствами для выполнения трудовой функции или компенсирует использование личного оборудования, программно-технических средств и средств связи (ст. 312.6 ТК РФ).

4. Прочие условия
4.1. Настоящее соглашение не изменяет основные условия трудового договора, кроме положений, касающихся места выполнения трудовой функции и порядка дистанционной работы.
4.2. Настоящее соглашение вступает в силу с «» _______ 20 г. и является неотъемлемой частью трудового договора.

Подписи сторон:

Работодатель: __________________ /ФИО/
Работник: __________________ /ФИО/

Ссылки на законодательство:

• ТК РФ: ст. 273, ст. 166–168, ст. 312.1–312.9
• ПП РФ № 749 от 13.10.2008 «О служебных командировках»
• Постановление Пленума ВАС РФ № 61 от 30.07.2013 (риск отсутствия представителя на месте)

Также есть конкретное письмо Минфина на вашу тему:

Суть письма:

• Дистанционные работники, привлекаемые для выполнения трудовых обязанностей на стационарное рабочее место, могут получать компенсацию расходов на проезд, проживание и суточные в служебные поездки.
• Эти выплаты не облагаются страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ) и не включаются в налогооблагаемый доход по НДФЛ в пределах норм ст. 217 НК РФ (суточные до 700 руб./день в РФ и до 2 500 руб./день за границей, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и проживание).
• Компенсации оформляются на основании трудового договора, дополнительного соглашения или локального нормативного акта организации.
• Если поездка дистанционного работника к месту нахождения работодателя признаётся командировкой по ТК РФ (ст. 166–168, 312.6 ТК РФ), то к суммам возмещения применяются нормы ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ.

Вывод: выплаты компенсаций командировочных расходов дистанционных работников не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении условий, закреплённых в Трудовом кодексе и локальных актах работодателя.