Покупатель при получении от продавца исправленного счета-фактуры должен внести исправления в бухучет, если исправленные данные влияют на финансовое положение покупателя, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Исправления в бухучет вносятся сторнировочными и правильными записями на полную сумму или только дополнительными записями на разницу между суммами, если исправление производится в сторону увеличения:

• на дату получения исправленного счета-фактуры (если эта дата входит в диапазон дат до 31 декабря отчетного года);
• на 31 декабря отчетного года (если дата получения исправленного счета-фактуры входит в диапазон дат начиная с 31 декабря отчетного года или позже, но до даты подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности руководителем организации).

Исправления отражаются на тех же счетах бухучета, на которых изначально были отражены записи по принятию к учету полученных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) и отражению "входного" НДС.

Получение покупателем исправленного счета-фактуры от продавца в некоторых случаях является основанием для внесения исправлений в бухгалтерский учет.

Случаи выставления продавцом исправленного счета-фактуры.

Если в счете-фактуре допущены ошибки, препятствующие покупателю получить вычет по НДС, продавец должен выставить исправленный счет-фактуру. Такая необходимость возникает, в частности, когда в счете-фактуре:

• в строке 1 указана дата, свидетельствующая о том, что отгрузочный счет-фактура выставлен до оформления первичных документов на отгрузку товаров, то есть с нарушением установленного пятидневного срока. При этом реквизиты документа об отгрузке, в том числе дата, указываются по строке 5а счета-фактуры (п. 3 ст. 168 НК РФ, пп. "з"(1) п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее - Правила заполнения счета-фактуры), Письма Минфина России от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
• в строках 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б указаны данные о продавце и покупателе, не позволяющие их идентифицировать, за исключением указания неточного индекса, сокращенного наименования субъекта РФ, опечаток, когда заглавные буквы заменены строчными и наоборот, проставлены лишние символы (тире, запятые) и др. (Письма Минфина России от 02.05.2012 № 03-07-11/130, от 07.06.2010 № 03-07-09/36);
• в строке 7 проставлен неверный код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000 (утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст) или отсутствует наименование валюты (Письмо Минфина России от 11.03.2012 № 03-07-08/68);
• в графе 1а указано наименование товарных позиций, работ, услуг, имущественных прав, не позволяющее их идентифицировать (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ);
• при изменении в графах 3 - 5 стоимости реализованных товаров (работ, услуг), переданных имущественных прав, если документы, указанные в п. 10 ст. 172 НК РФ, не оформлены (Письмо ФНС России от 25.02.2021 № ЕА-3-26/1355@);
• в графах 3 - 5, 7 - 9 допущена техническая (из-за неправильного ввода данных в информационные системы, используемые для ведения бухгалтерского и налогового учета) или арифметическая ошибка (ошибка в вычислениях) в отношении цены, налоговой ставки и (или) количества отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), что привело к изменению их стоимости (Письма Минфина России от 18.12.2017 № 03-07-11/84472, от 25.02.2015 № 03-07-09/9433, от 15.08.2012 № 03-07-09/119, от 16.04.2012 № 03-07-09/36, от 13.04.2012 № 03-07-09/34, ФНС России от 01.02.2013 № ЕД-4-3/1406@, от 11.04.2012 № ЕД-4-3/6103@ (п. 1)). Например, когда продавец отгрузил 100 кг сахара-песка по согласованной цене 25 руб/кг (без НДС), но из-за арифметической ошибки в счете-фактуре он указал общую стоимость (без НДС) - 250 руб. вместо 2 500 руб. (100 кг x 25 руб/кг);
• в случае выявления пересортицы, в результате которой обнаружены товары, не указанные в первоначальном счете-фактуре (Письмо Минфина России от 16.03.2015 № 03-07-09/13813).

Также новый экземпляр счета-фактуры оформляется в случае обнаружения в счете-фактуре ошибок в показателях граф 11 - 13 (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры).

Случаи внесения исправлений в бухучет при получении исправленного счета-фактуры.

Не в каждом случае получения от продавца исправленного счета-фактуры покупателю нужно вносить исправления в бухгалтерский учет.

Это необходимо делать только тогда, когда данные исправленного счета-фактуры влияют на финансовое положение покупателя, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ)). То есть когда исправленный счет-фактура получен в связи с обнаружением:

• ошибок технического или арифметического характера в отношении цены, налоговой ставки и (или) количества отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), что привело к изменению их стоимости;
• изменения стоимости реализованных товаров (работ, услуг), имущественных прав, если продавец не оформлял документы, указанные в п. 10 ст. 172 НК РФ;
• в случае выявления пересортицы, в результате которой обнаружены товары, не указанные в первоначальном счете-фактуре.

Порядок внесения исправлений в бухгалтерский учет покупателя

При получении исправленного счета-фактуры и регистрации его в книге покупок также необходимо сделать исправительные записи в бухгалтерском учете.

Правила исправления ошибок в бухучете установлены ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности", утвержденным Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н.

В бухгалтерском учете любые ошибки, допущенные в отчетном году, исправляются:

• если они выявлены до 31 декабря отчетного года, - записями на дату выявления ошибки (п. 5 ПБУ 22/2010), в данном случае на дату получения исправленного счета-фактуры (пп. "б" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры);
• если они выявлены 31 декабря отчетного года или позже, но до даты подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности руководителем организации, - записями на 31 декабря отчетного года (п. 6 ПБУ 22/2010).

Записи, исправляющие несущественные ошибки, выявленные после подписания отчетности руководителем организации (ошибки прошлых лет), надо делать по соответствующим счетам бухучета на дату выявления ошибки. Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления такой ошибки, отражаются в составе прочих доходов или расходов текущего отчетного периода (п. п. 3, 14 ПБУ 22/2010).

Для исправления любой ошибки нужно:

• составить бухгалтерскую справку, указав в ней, когда и как допущена ошибка, ее характер (арифметический или технический), реквизиты исправленного счета-фактуры, какими проводками исправлена ошибка (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ);
• внести корректировки в бухгалтерский учет:
  • или на полную сумму сторнировать неправильные проводки и сделать правильные записи;
  • или сделать только дополнительные записи на разницу между суммами, если исправление производится в сторону увеличения.

Исправления отражаются на тех же счетах бухгалтерского учета, на которых изначально были отражены записи по принятию к учету полученных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) и отражению "входного" НДС.

Особый порядок исправления установлен для существенных ошибок, выявленных после подписания отчетности руководителем организации. Это ошибки, которые могут повлиять на экономические решения, принимаемые пользователями на основании бухгалтерской отчетности (п. п. 3, 7 - 9 ПБУ 22/2010). На практике такие ошибки нехарактерны для сведений, отраженных в исправленных счетах-фактурах.