Не позднее 26 февраля 2024 года в инспекцию необходимо было сдать расчёт 6-НДФЛ за 2023 год. Эта форма всегда вызывала немало вопросов у бухгалтеров. И даже когда сдали, сельхозорганизации и сейчас интересуются – все ли они отразили правильно. Разберём подробно, какие ошибки чаще всего допускают, когда заполняют 6-НДФЛ, и как их избежать.

За 2023 год отчитываемся по прежней форме из приказа ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753 (в ред. от 29.09.2022). Когда заполняете расчёт, ориентируйтесь на Порядок, который утверждён тем же приказом.

Типичные ошибки в 6-НДФЛ

От ошибок никто не застрахован, как говорят «не делает ошибок тот, кто не работает», они могут возникнуть в любом разделе расчёта, и даже в титульном листе. В пятерку самых частых входят следующие нарушения:

1. Указали неверный код муниципального образования в поле «Код по ОКТМО» на титульном листе.

Напомним, что расчёт 6-НДФЛ нужно заполнять по каждому обособленному подразделению отдельно. Для этого указывайте ОКТМО того муниципального образования, в котором открыта «обособка».

Чтобы исправить ошибку, придётся сдать сразу два расчёта, поскольку нужно «обнулить» отчёт с неправильным кодом (письмо ФНС России от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772):

• В первом расчёте внесите правильное значение ОКТМО, укажите номер корректировки «0--» и перенесите остальные показатели из первичного расчёта в неизменном виде.
• Во втором расчёте укажите то же неверное значение ОКТМО, что и в первичном 6-НДФЛ, проставьте номер корректировки «1--», а в разделах 1 и 2 отразите нулевые показатели.

Таким же образом исправляется КПП, если его указали неверно.

2. Неправильно отразили налог к перечислению по строкам 021–024 раздела 1.

Платить налог в 2023 году нужно было не позднее 28 числа текущего месяца, если доход, с которого он удержан, перечислили в период с 23 числа прошедшего по 22 число текущего месяца. По выплатам с 23 по 31 декабря налог перечисляли не позднее последнего рабочего дня года. Например, НДФЛ в годовом расчёте отражают по срокам его перечисления так:

• по первому сроку (стр. 021) — налог с дохода, который выплатили с 23 сентября по 22 октября;
• по второму (стр. 022) — по выплатам с 23 октября по 22 ноября;
• по третьему (стр. 023) — с выплат в период с 23 ноября по 22 декабря;
• по четвертому (стр. 024) — с дохода, выплата которого пришлась на 23–31 декабря.

Будет ошибкой — отражать в этих строках налог, который удержали с первого по последнее число месяца или за какой-то другой период.

Чтобы указать суммы правильно, нужно внимательно отслеживать даты, когда выплатили доход и уплатили налог.

3. В строку 110 раздела 2 «Сумма дохода, начисленная физлицам» ошибочно включили невыплаченные доходы, и доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ.

Такое нарушение завышает налоговую базу по НДФЛ: 

• Доходы, которые указываете в строке 110, нужно не только начислить в отчетном (налоговом) периоде, но и фактически выплатить физическому лицу. Например, не включайте в годовой расчёт зарплату за вторую половину декабря 2023 года, которую начислили в декабре, но выплатили работникам в январе 2024 года — она войдёт в 6-НДФЛ за I квартал 2024 года.
• Выплаты, которые полностью не облагаются НДФЛ, в строку 110 не вносите. Например, если в строке 110 наряду с зарплатой, которую начислили сотруднику, учли выплаченные ему в связи с командировкой суточные в пределах 700 руб. в день, это завысит налоговую базу, поскольку такие суточные не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Чтобы избежать подобной ошибки, суммы, которые включаете в строку 110, тщательно сверяйте с расчётными ведомостями и другими документами. 

Обратите внимание, когда заполняете строку 110, не игнорируйте строки 112 «Сумма дохода по трудовым договорам (контрактам)», 113 «Сумма дохода по ГПД», 115 «Сумма дохода, начисленная высококвалифицированным специалистам», если есть такие выплаты. Они частично расшифровывают обобщающую строку 110, при этом сумма строк 112, 113, 115 может быть меньше или равна сумме в строке 110. 

Конец формы

4. Неправильно отразили сумму в строке 170 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 2

В строке 170 часто ошибочно отражают суммы налога, который начислили в одном, а удержали в другом отчётном (налоговом) периоде. Например, налог с зарплаты за вторую половину декабря, который удержали в январе, здесь не показывается. 

Строка 170 предназначена только для тех сумм НДФЛ, которые невозможно удержать, так как нет других выплат в денежной форме или их размера недостаточно, чтобы полностью удержать налог.

Например, когда организация подарила своему сотруднику подарок дороже 4000 рублей, а других выплат в налоговом периоде в отношении его нет, и удержать НДФЛ не из чего. Подобная ситуация может возникнуть, когда организация выплачивает доход в натуральной форме.

5. Суммированные показатели по всем справкам о доходах физлиц (приложение № 1 к расчёту) не совпадают с данными раздела 2 годового расчёта 6-НДФЛ.

Если сводные данные раздела 2 (общая сумма дохода, вычетов, налога) не бьются с итогами по всем справкам, проверьте, совпадает ли их количество с показателем строки 120 «Количество физлиц, получивших доход». Возможно, на кого-то из физических лиц справку не сформировали или, наоборот — заполнили её на человека, который не получал доход в отчётном году.

Это лишь некоторые из возможных ошибок, которые можно допустить, когда составляете расчёт. Дополнительно напомним ещё об одном распространённом нарушении, когда раздел 1, который включает показатели только за три последних месяца отчётного периода, заполняют нарастающим итогом. При этом в разделе 2 отражают данные только за последний квартал, хотя здесь нужно показать именно нарастающий итог с начала года. 

Обнаружили ошибку: что делать

Найти нарушения в первичной отчётности 6-НДФЛ, которую вы уже сдали, может как сам налоговый агент, так и инспекторы ИФНС:

• Если вы подали расчёт, а потом, до того, как наступил срок сдачи, самостоятельно обнаружили в нём ошибку — как можно быстрее внесите исправления и подайте в инспекцию уточнённую форму. Так можно избежать штрафа за подачу недостоверных сведений (ст. 126 НК РФ).
• Если ошибку выявят налоговики после того, как наступит крайний срок подачи 6-НДФЛ, от них поступит требование предоставить пояснения или внести исправления в расчёт и подать уточнёнку. Причём у налогового агента есть на это не более пяти рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ). 

Штраф за недостоверные данные в расчёте 6-НДФЛ — 500 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Как подать уточнённый расчёт 6-НДФЛ

Когда ошибка привела к занижению или завышению налога, или в отчётности не отразили нужные сведения, подайте уточнёнку за тот же период. Для этого заполните скорректированный расчёт по форме, по которой сдавали первичный 6-НДФЛ — укажите соответствующий порядковый номер в поле титульного листа «Номер корректировки» («1--» если исправляете первый раз, «2--» при втором и т.д.). 

В уточнённой форме нужно отразить все показатели и сведения заново, ошибочные значения заменить на правильные.

Если допустили ошибки в справках о доходах за 2023 год (приложение № 1 к расчёту), внесите в них исправления, укажите их первичные номера и приложите к уточненной форме 6-НДФЛ. Справки, в которых не обнаружили нарушения, повторно не сдавайте. А если изначально все справки заполнены правильно, уточнёнку сдавайте вообще без них.