В конце года наряду со многими операциями закрытия нужно еще обратить на расчеты НДФЛ с заработной платы нарастающим итогом. Давайте посмотрим, что нужно проверить в расчетах с сотрудниками в конце года, чтобы предотвратить проблемы с НДФЛ и не нарушить требования налогового законодательства.

1. Проверит лимит дохода для детских вычетов

Если работник уволился ранее из другой компании и устроился в вашу сельхозорганизацию в одном и том же месяце, проверьте, не использовал ли новенький вычет за месяц трудоустройства в другой организации.

Лимит по НДФЛ считайте отдельно по каждому сотруднику нарастающим итогом с начала года. Лимиты по зарплате – за каждый месяц или час работы конкретного сотрудника отдельно. 350 000 руб. – в месяц, когда доход превысил эту сумму, и до конца года не нужно предоставлять детский вычет по НДФЛ. Считайте только доходы резидентов, кроме дивидендов, которые облагаются по ставке 13 процентов. При этом доходы, которые частично освобождены от НДФЛ, в расчет лимита включайте только в части, которая облагается налогом. Например, только сумму матпомощи, которая больше 4000 руб. в год (абз. 17 подп. 4 п. 1 ст. 218, письма Минфина от 14.11.2018 № 03-04-05/82118, от 21.03.2013 № 03-04-06/8872).

Если сотрудник устроился в середине года, то он имеет право на детский вычет с месяца, в котором устроился в компанию. Не предоставляйте вычеты за предыдущие месяцы, даже если сотрудник не получал их у прежнего работодателя. В то же время доходы с бывшего места работы учтите при подсчете лимита в 350 000 руб. (письмо Минфина от 22.08.2022 № 03-04-05/81794). Эти данные возьмите из справки о доходах с прежнего места работы. Смотрите пример ниже, как рассчитать лимит для детских вычетов по НДФЛ, если сотрудник устроился среди года.

Пример 1. Как рассчитать лимит для детских вычетов по НДФЛ, если сотрудник устроился в течение года

Сотрудник устроился на работу в ООО «Кольское» 5 сентября. С января по август включительно он работал в другой организации. Доходы у предыдущего работодателя составили 150 000 руб. Доходы работника нарастающим итогом с начала года в сентябре – 180 000 руб.,

в Октябре – 210 000, в ноябре – 230 000 руб., в декабре – 270 000 руб.

ООО «Кольское» предоставило ему вычет на ребенка в сентябре (1400 руб.), октябре (1400 руб.), ноябре (1400 руб.) и декабре (1400 руб.), так как доход не превысил предельную величину, но лишь вычеты за время его работы в нашей организации.

Важно знать

Если работник написал заявление среди года из-за того, что малыш только родился, НДФЛ за предыдущие месяцы не пересчитываются.

Сотрудник работает по совместительству. Совместитель вправе обратиться за вычетом по любому месту работы (абз. 1 п. 3 ст. 218 НК). Главное, чтобы сотрудник получал вычет только у одного налогового агента. Если совместитель написал заявление и приложил документы, предоставьте ему вычет с месяца, в котором он устроился в компанию. При этом доходы с других мест работы при подсчете лимита не учитывайте (п. 3 ст. 218 НК).

Сотрудник опоздал с заявлением. Работник не обязан писать заявление на вычет, как только устроился на работу. Он может сделать это в течение года. Если работник только подал документы, а право на вычет у него было с начала года, нужно предоставить ему вычеты за все предыдущие месяцы с начала года.

Пример 2. Как рассчитать сумму НДФЛ, если сотрудник написал заявление на вычет в конце года

Сотрудник работает в ООО «Кольское» с 1 января 2022 года. У него трое несовершеннолетних детей, вычет положен в размере 5800 руб. (1400 + 1400 + 3000). Доход нарастающим итогом с января по ноябрь составил 330 000 руб. Сотрудник не писал заявление на вычет, поэтому сельхозорганизация все это время удерживала НДФЛ в сумме 42 900 руб. (330 000  * 13 %). И вот наконец в начале декабря работник представил заявление и все необходимые подтверждающие документы. Вычет за месяцы с начала года составил 63 800 руб. (5800 ₽ × 11 мес.). Сумма излишне удержанного НДФЛ по состоянию на 1 декабря составляет 8 294 руб. (42 900 – ((330 000 – 63 800 ₽) * 13 %)).

Важно знать еще один нюанс:

Если до конца года не взыскали долг, нужно сообщить об этом в налоговую инспекцию и сотруднику

Размер НДФЛ, который можно удержать, зависит:

– от вида дохода, при выдаче которого налоговый агент не смог удержать НДФЛ, и поэтому возник долг;

– типа выплаты, из которой организация удерживает долг по НДФЛ.

Долг по НДФЛ с материальной выгоды или дохода в натуральной форме. Применяйте лимит удержаний НДФЛ в размере 50 процентов. Используйте этот лимит при выплате любого дохода в денежной форме. Например, зарплаты, пособия, отпускных, производственной или праздничной премии, арендной платы. Не важно, связан этот доход с оплатой труда или нет (п. 4 ст. 226 НК, письмо ФНС от 26.10.2016 № БС-4-11/20405).

Чтобы соблюсти лимит, сначала удержите в полном объеме текущий НДФЛ. Сумму, которая осталась после удержания налога, умножьте на 50 процентов. Полученный результат и будет лимитом, который нужно соблюсти при удержании долга по НДФЛ.

НДФЛ с аванса не удерживают (помните, уже в новом году это не действует). Когда выдаете аванс, считайте лимит в размере 50 процентов от полной суммы денежной выплаты. Допустим, 1 ноября сотрудник получил доход в натуральной форме. Если первой денежной выплатой стал аванс, то ограничение в 50 процентов применяйте к нему. Например, при авансе в 10 000 руб. удержать можно не больше 5000 руб. (10 000 * 50 %). Если не смогли удержать весь налог сразу, остаток доудержите из следующей выплаты.

Пример 3. Удержание НДФЛ с доходов в натуральной форме

Должностной оклад Н.П.Павлова – 20 000 руб.

15 октября у Павлова юбилей. Организация сделала ему подарок, стоимость которого 30 000 руб. НДФЛ с подарка – 3380 руб. ((30 000 – 4000 ) × 13%).

Первая денежная выплата после того, как Павлов получил подарок, – аванс за октябрь. Сумма аванса – 7 000 руб. Дата выплаты – 20 октября.

Максимальная сумма, которую можно удержать с аванса, – 3 500 руб. (7000  * 50 %).

Поэтому эта сумма и удерживается, так как она не больше лимита.

Долг по НДФЛ с других доходов. Важно, из каких денежных доходов организация удерживает долг:

– из зарплатных доходов;

– доходов, не связанных с оплатой труда.

При выплате зарплаты, производственных премий, отпускных и других сумм оплаты труда применяйте лимит удержаний НДФЛ в 20 процентов, предусмотренный статьей 138 ТК. Для этого из денежного дохода удержите в полном объеме текущий НДФЛ. Сумму, которая осталась после удержания налога, умножьте на 20 процентов. Полученный результат и будет лимитом, который нужно соблюсти при удержании долга по НДФЛ.

Напомним: с аванса НДФЛ не удерживают, поэтому лимит в 20 процентов рассчитайте от полной суммы денежной выплаты (п. 4 ст. 226 НК, ст. 138 ТК, письмо Минфина от 12.12.2018 № 03-04-06/90098).

При выплате непроизводственных премий, премий к праздникам, арендной платы и других доходов, не связанных с оплатой труда, лимит удержаний не применяйте. Лимиты в 20 и 50 процентов в данном случае не действуют, удержите всю сумму долга по НДФЛ в пределах суммы денежной выплаты (п. 4 ст. 226 НК, ст. 138 ТК, письмо ФНС от 26.10.2016 № БС-4-11/20405).

Работа в нерезидентами

Если работник является налоговым резидентом РФ, ставка НДФЛ для его доходов 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК). Такую же ставку нужно применять для расчета НДФЛ с доходов в отношении иностранных сотрудников – высококвалифицированных специалистов, беженцев, иностранцев на патенте и работников из стран ЕАЭС (п. 3 ст. 224 НК).

Но сельхозорганизации в последнее время принимают на работу и нерезидентов (из ближних государств), но понимают это не всегда сразу, а за этим нужно четко следить.

Налоговый резидент РФ – это человек, который пробыл в России не менее 183 календарных дней из последних 12 месяцев. Выезды за границу для лечения или учебы сроком менее шести месяцев на расчет не влияют. В течение календарного года этот статус может меняться. Для расчета НДФЛ налоговый статус определяют на каждую дату получения дохода и по состоянию на 31 декабря.

Налоговый статус работника определите на дату получения дохода. В 2022 году для зарплаты это последний день месяца. Например, на 30 ноября ваш сотрудник стал налоговым резидентом РФ, НДФЛ с зарплаты за этот месяц считайте по ставке 13 процентов.

Если в течение календарного года работник пробыл в России 183 календарных дня, его налоговый статус до конца года уже не изменится. Пересчитайте НДФЛ со всех доходов с начала года по ставке 13 процентов и примените вычеты. НДФЛ, ранее удержанный по ставке 30 процентов, можно только зачесть в счет уплаты налога по ставке 13 процентов.

Пример 4. Как пересчитать НДФЛ, если нерезидент стал резидентом

Работник приехал в Россию в конце марта и с апреля трудится в сельхозорганизации с окладом 30 000 руб. На 30 сентября сотрудник получил статус налогового резидента РФ и подал заявление на детский вычет.

С апреля 2022 года бухгалтер считал НДФЛ по ставке 30 процентов. С зарплаты за сентябрь он применил ставку 13 процентов и предоставил детский вычет за весь период работы в компании. Излишне удержанный по ставке 30 процентов налог нужно зачесть в счет уплаты НДФЛ по ставке 13 процентов. Расчеты смотрите ниже.

Перерасчет НДФЛ

В последующие месяцы сумма переплаты также засчитывается в счет выдачи начисленной заработной платы.