За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт - график отпусков. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

График отпусков регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Это нужно успеть сделать к 17 декабря 2021 года.

Составление графика отпусков - обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Микропредприятие, отказавшееся полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, может заменить его на письменное соглашение между работодателем и работником. Это нужно будет указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. 

График отпусков важен и бухгалтеру. Ведь ему нужно заранее планировать бюджет и иметь представление, сколько денег понадобится на выплату отпускных в ближайшее время.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2022 года.

Продолжительность основного ежегодного отпуска

для разных категорий работников

- 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) - для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;

- 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) - для работников до 18 лет;

- 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) - для инвалидов;

- 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) - для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);

- 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) - для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

• женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 № 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2022 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Составления графика отпусков на 2022 год

ШАГ 1 - определите, кого нужно и не нужно включать в график. В график отпусков необходимо включать всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры на момент составления графика отпусков (ст. 123 ТК). Не включайте в график отпусков сотрудников, с которыми заключили трудовой договор на срок до шести месяцев. Если заключили срочный трудовой договор на более длительный период, отпуск такому работнику в графике планируйте наравне с другими сотрудниками. Всех остальных сотрудников включайте в график.

ШАГ 2- посчитайте остатки по отпускам и включите их в график. Посчитайте дни отпуска, которые сотрудник накопил за прошлые периоды работы в организации, а также дни отпуска, которые накопятся в 2021 году.

ШАГ 3 - соберите пожелания сотрудников по датам отпусков. В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель. Исключение составляют отдельные категории сотрудников.

ШАГ 4 - составить проект графика отпусков, утвердить и ознакомить работников. Когда у вас на руках все данные, можете переходить к оформлению итогового графика отпусков. Раньше его составляли по унифицированной форме Т-7, но с недавнего времени она стала необязательной к применению и может видоизменяться (Постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20).

График отпусков и новички

При составлении графика отпусков на 2022 год, утвержденного в декабре 2021 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.

В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:

• не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании заявления работника и решения администрации). В этом случае работодателю нужно составить записку-расчет, а сведения об отпуске занести в личную карточку работника.
• дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) - предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на предпринимателей - от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц - от 30 000 до 50 000 руб.