С этого года путевые листы можно оформлять в цифровом виде, те сельхозорганизации, где налажена автоматизация учета, этим можно воспользоваться. Но кроме этого с сентября 2023 года вести их стало проще: теперь достаточно один раз сформировать путевой лист, даже если водитель выполняет не один рейс в течение дня. Разберем, что изменилось в законах и что нужно учесть при составлении этого документа.

Напомним, что путевой лист нужно оформлять всем компаниям и предпринимателям, которые перевозят людей и грузы, а также предоставляют транспорт по договору аренды с экипажем. Сельскохозяйственные организации не являются исключением. Если другая компания берет в аренду только машину, то ответственность за оформление путевого листа лежит на арендаторе. 

В этом году произошло несколько изменений в порядке составления этого документа:

С 1 марта 2023 года:

• В соответствии с приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 в путевом листе теперь не требуют указывать название и номер. Однако, если с помощью документа компания подтверждает расходы, название все же нужно добавить.
• Не обязательно вести журнал учета путевых листов.
• Вместо информации о собственнике транспортного средства вносят данные о компании или ИП, которые выдали документ.

С 11 марта 2023 года:

• Налоговая утвердила формат электронного путевого листа (приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Сформированный путевой лист передается контрагентам с помощью оператора электронного документооборота. Также оператор ЭДО передает данные в ГИС ЭПД. Электронный путевой лист подписывают усиленной ЭП — квалифицированной или неквалифицированной.

С 1 сентября 2023 года:

• По приказу Минтранса от 05.05.2023 № 159 в данных о водителе нужно указывать СНИЛС и номер водительского удостоверения. 
• Один путевой лист можно оформить на многодневный рейс или если у водителя несколько рейсов в течение одного дня. 

Часто бухгалтеры задают вопрос: законно ли оформить один путевой лист на месяц? В этом случае можно руководствоваться ответом Минтранса в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ.

Ведомство считает, что компании могут оформлять путевой лист на месяц вне зависимости от количества рейсов. При этом в таком путевом листе нужно проставить все обязательные отметки, что и в ежедневном листе: даты рейса, показания одометра, отметки о медосмотре, контроль техсостояния автомобиля. 

Также можно оформить путевой лист на срок более месяца — п. 3 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 этот момент не ограничивает.

• Теперь можно изменять данные о водителях, моделях и марках прицепов или полуприцепов и их регномерах в электронном путевом листе.
• При заполнении электронного путевого листа компания может использовать сведения о предрейсовом и послерейсовом осмотре водителей, который проводили дистанционно с применением телемедицинских технологий.

Нужно помнить, что формы первичных документов, в том числе и форму путевого листа, нужно закрепить в учетной политике компании. И если ваша сельхозорганизация принимает к учету многодневный путевой лист, то об этом нужно написать.

Еще один важный момент — расходы на ГСМ, зарплату водителей и т.д. можно подтвердить только путевым листом, который составили в соответствии с приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Нюансы учета, если автомобилем пользуется только директор

Часто у бухгалтеров сельхозорганизаций возникает вопрос — нужен ли медосмотр и отметка о техническом осмотре, если автомобилем пользуется только директор, а другие сотрудники — не пользуются.

Техосмотр нужно проводить тем, кто перевозит пассажиров и грузы. А вот отметка о медосмотре в этом случае важна для ГИБДД. 

Организация вправе учесть в налоговых расходах ГСМ, если руководитель использовал автомобиль в предпринимательских целях при отсутствии отметки о прохождении предрейсового медицинского контроля. Но на практике налоговые инспекторы рекомендуют доработать форму путевого листа и включить в него реквизит — «маршрут следования». При этом приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390 таких требований не содержит.

Если хозяйство оплачивает ГСМ для поездок директора, но при этом не включает затраты в расходы и не оформляет путевые листы, при проверке ФНС может посчитать, что физическое лицо пользуется бензином в личных целях. А значит, нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. 

Часто компании приобретают корпоративные авто в лизинг — по факту, для директора, который пользуется ТС как своим личным. При этом организация включает в расходы лизинговые платежи и списывает амортизацию.

Чтобы доказать, что автомобиль используют в предпринимательской деятельности (для целей 171 и 252 ст. НК), нужно оформлять хотя бы разовые путевые листы.

Какую ответственность несет сельхозорганизация за нарушение работы с путевыми листами

Если компания, которая должна оформлять путевой лист, этого не делает, то ее могут привлечь к административной ответственности по ст. 12.3 КоАП — штраф для водителя — до 500 рублей, по ст. 15.11 КоАП — штраф для ответственного лица 5–10 тысяч рублей.

Кроме того компанию накажут за отсутствие отметок о предрейсовом осмотре: для ответственных лиц и предпринимателей предусмотрен штраф 15–25 тысяч рублей, а для юридических лиц — 110–130 тысяч рублей.

Если нет данных о ТО, водитель может получить штраф в 3 тысячи рублей, должностных лиц могут оштрафовать на 5 тысяч, а компанию или ИП — на 30 тысяч рублей.

Есть еще штрафы по ст. 120 НК. Их применяют к тем организациям, которые используют путевой лист в качестве первичного документа, чтобы подтвердить расходы на ГСМ или зарплату водителей и уменьшить налогооблагаемую базу. Если не все такие расходы компания подтверждает документально, то налоговая может оштрафовать организацию на сумму 10–30 тысяч рублей. В случае занижения налоговой базы штраф равен 20% недоимки, но не менее 40 000 рублей. Поэтому сельхозорганизации в обязательном порядке должны вести путевые листы, но по возможности упрощать свою работу по ним в рамках действующего законодательства.