Если электронный документооборот в организации ведет хотя бы один сотрудник, кроме собственника, без машиночитаемой доверенности (МЧД) не обойтись. С 1 сентября 2024 ее обязательно нужно прикладывать к электронной подписи. Рассказываем, как выглядит МЧД, что нужно сделать для ее оформления и как с ней работать. 

МЧД или машиночитаемая доверенность — это файл в формате xml, в котором указана информация о сотруднике, его руководителе, организации, в которой он работает и о сроке действия документа. Собственник организации подтверждает МЧД квалифицированной электронной подписью.

Такая доверенность — аналог бумажной, и ее отличие только в стандартном формате и наполнении, благодаря которым МЧД удобно создавать и считывать в информационных системах. 

До внедрения машиночитаемой доверенности сотрудники могли вести электронной документооборот организации, используя сертификат электронной подписи юрлица. С 1 сентября 2023 новые сертификаты юрлиц больше не выдаются. Старыми можно пользоваться, пока не истечет срок их действия или до сентября 2024 года. Потом — только сертификатами физлиц с приложением доверенности. 

Как оформить доверенность

Для того чтобы перейти на использование машиночитаемых доверенностей, необходимо:

оформить сертификат электронной подписи для руководителя организации;

заказать сертификат электронной подписи физлица для сотрудников, которые будут вести электронный документооборот;

оформить машиночитаемые доверенности и заверить их электронной подписью руководителя. 

Электронную подпись руководителя можно получить в УЦ ФНС или у ее доверенных лиц (за исключением отдельных видов деятельности организации), подпись физлица — в любом аккредитованном УЦ.

Выпустить доверенность можно через сервис ФНС, Госуслуги или систему ЭДО.

Доверенность через ФНС

На сайте ФНС машиночитаемую доверенность можно оформить через специальный сервис. Для этого нужно выбрать тип доверенности, период ее действия и ввести данные: ИНН, КПП и ОГРН организации, СНИЛС руководителя и дату его рождения. Остальная информация подгрузится автоматически. Полномочия сотрудника можно выбрать из раскрывающегося списка.

Выбор типа доверенности на сайте ФНС

Сервис автоматически проверяет сведения и подсвечивает информацию, которая не совпадает с данными ФНС, и некорректные даты доверенности. После заполнения доверенности ее нужно заверить электронной подписью руководителя.

Доверенность через Госуслуги

На сайте Госуслуг доверенность можно оформить в личном кабинете организации, на вкладке «Доверенности и доступы». Выдать доверенность можно только тому, у кого есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах. 

Оформить доверенность может любой человек с доступом к аккаунту организации на Госуслугах, но подписать ее должен руководитель.  

Конец формы

Доверенность через ЭДО

Доверенность можно оформить через СБИС, 1С и некоторые другие системы электронного документооборота. В каждом случае требования к оформлению свои, но доверенность должна включать необходимый минимум сведений и подтверждаться ЭП руководителя организации. Требования к содержанию доверенности описаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857.

Работа с машиночитаемой доверенностью

При ведении документооборота или сдаче налоговой отчетности от лица организации необязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Достаточно хранить МЧД в системе, к которой получатель документов сможет обращаться и проверять полномочия сотрудника и сроки доверенности. 

Такими системами могут быть:

распределительный реестр ФНС;

операторы ЭДО;

федеральные органы исполнительной власти (ФНС, СФР и другие);

аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ);

УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;

головной удостоверяющий центр (ЕСИА).

Если МЧД зарегистрирована в ФНС, при сдаче налоговой отчетности можно указывать только ее номер. 

При ведении документооборота с контрагентами, нужно заключить соглашение о том, что доверенность отсылается только один раз, и приложить ее к первому пакету документов. После этого можно так же указывать только ее номер.  

Как передоверять машиночитаемую доверенность

При необходимости можно оформить на сотрудника доверенность с правом выдавать доверенности другим лицам. Такие доверенности могут работать последовательно: например, руководитель организации может оформить доверенность с передоверием на главного бухгалтера, а тот передаст право передоверия руководителю бухгалтерии филиала.

Руководитель организации, глава филиала или представительства юрлица может оформить такую доверенность самостоятельно, а остальные должны заверять МЧД с правом передоверия у нотариуса. 

При этом цепочка МЧД с правом передоверия должна быть непрерывной. Если первая, «родительская» доверенность перестанет действовать, то остальные потеряют силу и их необходимо будет переоформить. 

Отзыв доверенности

Если сотрудник увольняется или переходит на другую должность, и его полномочия меняются, доверенность можно отозвать. Для этого нужно направить запрос в информационную систему, в которой хранится МЧД. 

Об отмене нужно уведомить представителя и тех, перед кем он представлял интересы организации. Если этого не сделать, права исполнителя сохраняются до момента, пока он не узнает об отмене доверенности (ст. 189 ГК). Исключение — если отозвать доверенность через сайт Федеральной нотариальной палаты. В этом случае уведомлять никого не нужно, и автоматическое информирование считается вступившим в силу на следующий день после внесения изменений в реестр.