Вопрос: Наша компания платит УСН («доходы»), основной доход получаем от сдачи недвижимости в аренду. По договорам предусмотрен дополнительный платеж, в качестве переменной части арендной платы —коммунальные расходы. С 2026 мы обязаны платить НДС по ставке 5%, так как превысили порог, ранее мы не были плательщиками НДС.

Нужно понять:

— как начислять НДС в нашей ситуации арендаторам;

— как корректно оформить счета-фактуры (УПД);

— надо ли обязательно переходить на электронный документооборот (ЭДО)?

Прошу разъяснить порядок оформления документов и расчета налога по возмещению коммунальных платежей.

Ответ:

Юридическая квалификация: По ГК РФ (ст. 614) арендная плата может включать фиксированную и переменную части. Если договор указывает компенсацию как переменную часть (например, "арендная плата состоит из фиксированной суммы и компенсации коммунальных услуг по фактическому потреблению"), это часть услуги аренды (п. 22 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 № 66). Арендодатель не является поставщиком коммуналки (он абонент), но платежи — доход от реализации аренды.

Налоги: Объект НДС — реализация услуг (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Переменная часть включается в базу по НДС (п. 1 ст. 154 НК РФ). Поскольку вы на УСН с превышением лимита освобождения, применяете ставку 5% (п. 8 ст. 164 НК РФ). (как мы понимаем с 01.01.2026, если вы превысили порог в 2025)

Ранее (до превышения) компенсация выставлялась без НДС по освобождению. Теперь — с НДС 5% на всю сумму (включая входной НДС 20% от поставщиков, так как вычет запрещен для УСН, пп. 2 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Ограничение по стоимости без НДС: Правило "не превышать стоимость без НДС от поставщика" применяется только для чистого возмещения (письмо Минфина от 03.03.2006 № 03-04-15/52). В вашем случае (переменная часть) это не возмещение, а реализация, поэтому база может превышать (за счет входного НДС в расходах). Но чтобы избежать споров, фиксируйте в договоре "база = фактические расходы включая входной НДС + 5% сверху" (если договор позволяет увеличить цену).

Исчисление НДС: База — вся сумма переменной части (фактические расходы + входной НДС). Ставка 5%. Если договор "плюс НДС": НДС = база × 5%. Если "включая НДС": НДС = база × 5 / 105 (расчетная): на случай если вы оставите прежнюю цену.

Пример (расходы от поставщика: 100 руб. без НДС + 20 руб. НДС = 120 руб.):

1. Вариант: "Плюс НДС": База = 120 руб., НДС = 6 руб., всего = 126 руб. (выручка = 120 руб.).
2. Вариант (если вы не увеличили с 01.01.2026 цену для арендатора) "Включая НДС": НДС = 120 × 5/105 ≈ 5,71 руб., выручка = 114,29 руб.

Риски: Если не начислить НДС — доначисление + штраф 20% (ст. 122 НК РФ). В доходы УСН включается вся сумма без уменьшения на НДС (пп. 1 п. 1 ст. 346.15 НК РФ).

Изменения, вступающие в силу с 01.01.2026, и их значение

С 2026 года для плательщиков на УСН пересмотрены лимиты доходов, дающие право на освобождение от НДС.

Если доход за 2025 год (предшествующий 2026) не превысил 20 млн руб., организация на УСН освобождена от НДС. При превышении — обязанность исчислять НДС.

Далее, по новым правилам, если доход за 2026 год находится в диапазоне (свыше 20 млн до определённого предела) — налогоплательщик вправе применить ставку НДС 5 % или 7 %, либо — принудительно, если доходы выше — 22 %.

При этом действует обязательное положение: при использовании пониженных ставок (5 % или 7 %) — нет права на вычет входного НДС.

Таким образом, с 2026 года ваша организация, если доход превысил порог освобождения, станет плательщиком НДС и сможет применять пониженную ставку (5 % или 7 %), при этом вычет входного НДС невозможен.

Применение НДС к компенсации коммунальных услуг при аренде — с 2026 года

Если вы в 2026 году сохраняете текущую схему, при которой компенсация коммунальных услуг предусмотрена в договорах аренды как переменная часть арендной платы:

Переменная часть (компенсация коммуналки) будет квалифицироваться как часть услуги аренды (оказание услуг по передаче в аренду и предоставление коммунальных услуг в составе аренды) — подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 154 НК РФ (см. аналогии с ранее признанной практикой).

При этом облагаемая база НДС — вся сумма аренды + компенсации коммунальных услуг (без входного НДС от поставщика коммунальных услуг, так как вычет невозможен).

Ставка НДС — выбранная вами для 2026 (5 %). В договоре/допсоглашении необходимо явно указать, что аренда, включая коммунальные услуги, облагается НДС по ставке, действующей для плательщиков УСН в 2026 году. При этом с точки зрения экономической политик компании: безопаснее поднять цену, но в разумных пределах с оглядкой на то, что арендаторы могут съехать из за роста цен (такой риск имеется).

Таким образом, компенсация коммуналки, как переменная часть аренды, с 2026 облагается НДС по выбранной ставке, и её нельзя выставлять «без НДС» просто потому, что считается «возмещением».

Оформление первичных документов (УПД / счета-фактуры / акт) и исчисление НДС

При сохранении схемы «аренда + коммуналка» с НДС:

Как и ранее — используйте универсальный передаточный документ (УПД), объединяющий счёт-фактуру и акт, на всю сумму аренды + компенсации коммунальных услуг. ВАЖНО!! С 01.01.2026 года УПД будет являться единственным значимым документом:

С 1 января 2026 года универсальный передаточный документ (УПД) станет единственным официально признанным документом, который подтверждает отгрузку товаров, выполнение работ и оказание услуг. 

Это предусмотрено приказом ФНС от 20.01.2025 №ЕД-7-26/28@. 

С 2026 года все компании будут обязаны:

- оформлять реализацию товаров и услуг только через УПД;

- отказаться от использования товарных накладных и актов выполненных работ;

- обеспечить работу своих учётных систем в формате, совместимом с УПД;

- обучить сотрудников правильному заполнению документа.

Электронный формат станет основным, бумажные УПД будут возможны только в исключительных случаях, например при отсутствии технических условий для ЭДО

В УПД: разбейте на строки, например: строка 1 — фиксированная аренда; строка 2 — переменная часть (компенсация коммунальных услуг), можно детализация: вода, электричество и пр.

Укажите сумму без НДС, ставку НДС (5 %), сумму НДС отдельной строкой, итоговую сумму.

Срок выставления — в соответствии с требованиями счёта-фактуры / первички (обычно не позднее 5 дней после оказания услуги/фактического выставления аренды).

В учёте УСН доход отражается по кассовому методу — на дату фактического получения денежных средств.

Таким образом, документация и налогообложение оформляются аналогично прежнему порядку, просто с обновлённой ставкой НДС и без права на вычет.

Формулировки в договоре или допсоглашение

Если остаться на переменной части: Заключите допсоглашение (ГК РФ ст. 452) для учета НДС 5% и подготовки к 2026. Формулировки:

- "Переменная часть арендной платы (компенсация коммунальных услуг) составляет [сумма без НДС] руб. НДС по ставке 5% (п. 8 ст. 164 НК РФ) начисляется сверху. С 01.01.2026 ставка определяется по ст. 164 НК РФ (7% или 22% при превышении лимитов); цена пересчитывается автоматически без уменьшения базы".

- Оговорка: "При изменении ставки НДС (в т.ч. по № 425-ФЗ) сумма арендной платы увеличивается пропорционально".

Переоформление на возмещение сверх аренды (рекомендуемый путь): Допсоглашение: "Компенсация коммунальных услуг осуществляется сверх арендной платы как возмещение фактических расходов Арендодателя на основании счетов поставщиков, без включения в арендную плату. Сумма = фактические расходы включая входной НДС, без начисления дополнительного НДС". Обоснование: Не реализация (ст. 39 НК РФ), без НДС (письмо ФНС от 23.04.2007 № ШТ-6-03/340@).

Преимущества: Экономия НДС 5% (около 5% от коммуналки), простота.

Риски: Переквалификация, если нет документов (штрафы).

Проводки: Дт 76.09 Кт 60 (расходы на поставщиков); Дт 51 Кт 76.09 (оплата от арендатора) — без НДС.

Минусы использования текущих договоров с переменной арендной платой + НДС:

Отсутствие права на вычет входного НДС (со стороны поставщиков коммунальных услуг) делает вашу маржу «аренда + коммуналка» менее прозрачной — коммуналка «входит» в базу, что может повысить нагрузку арендатору, и вызвать недовольство.

При превышении лимита дохода, дающего право на 5 % ставку, — вам может потребоваться переход на 7 % или даже на базовую ставку 22 %; следовательно, необходимо предусмотреть такие риски при заключении договоров и допсоглашений.

Альтернативный вариант 1 — агентская схема: когда её имеет смысл применять

Если арендаторы заинтересованы в возможности принять «входной НДС» по коммунальным услугам (например, они на ОСНО), можно рассмотреть агентскую схему:

- Вы выступаете агентом: по поручению арендатора оплачиваете коммунальные услуги поставщику; арендатор оплачивает вам коммуналку, а вы перевыставляете её поставщику.

- Вам начисляется только агентское вознаграждение — за посредничество. Это вознаграждение облагается НДС 5 % (или выбранной ставкой). Коммуналка сама по себе не проходит как ваша реализация.

- Бухучёт: при получении коммуналки от арендатора — отражаете расчёт (например, 76) без НДС; затем оплату поставщику — тоже, далее комиссия — доход + НДС 5%.

Плюсы: арендатор может принять «входной НДС» (при ОСНО); коммуналка не входит как доход в вашу УСН-базу. Минусы — дополнительная бумажная волокита, необходимость согласования с поставщиком коммунальных услуг, риск признания схемы «оптимизационной» (по ст. 54.1 НК РФ). – но даже при таком риске, вообще-то ведь на деле так фактически и ситуация состоит: что вы ничего сами не производите коммунального, а значит и не реализуете, кроме того вы и не можете физически быть сбытовой компанией например в части электроэнергии. Однако другие услуги, например, уборка территории вокруг здания, вашими сотрудниками как арендодателя: эти услуги по сути уже реализуются и не относятся к пере-выставляемым.

Вариант переоформления на агентскую схему: преимущества, проводки

Обоснование: Агентский договор (ГК РФ гл. 52) — арендодатель как агент арендатора по оплате коммуналки. Перевыставление без НДС (ст. 1005 ГК РФ, подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ — не реализация для агента).

Арендатор платит напрямую через вас, вы — вознаграждение (небольшое, которое облагается НДС 5%).

Преимущества агентского пути: Нет НДС на коммуналку (экономия 5%); арендатор (если на ОСНО) принимает вычет по входному НДС; прозрачность.

Минусы: Нужно перезаключить с поставщиками (разрешение на субабонентов); требуется составлять отчеты агента.

• Проводки (в 1С или бухучете):
  • Получение от поставщика: Дт 76.09 (расчеты с поставщиками) Кт 51 (оплата) — на сумму с НДС.
  • Перевыставление арендатора: Дт 76.06 (расчеты с арендатором) Кт 76.09 — на сумму коммуналки (без НДС для вас).
  • Вознаграждение: Дт 62 Кт 90.01 — сумма вознаграждения (например 2 % от суммы коммуналки); Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС 5% с вознаграждения.
  • Оплата от арендатора: Дт 51 Кт 76.06 (коммуналка) + Дт 51 Кт 62 (вознаграждение).
• Как реализовать: Отдельный агентский договор: "Арендодатель (агент) по поручению Арендатора (принципала) заключает договоры с поставщиками и оплачивает коммуналку за счет средств Арендатора. Вознаграждение — [сумма или %]". Выставляйте отчет агента + УПД от поставщиков.

Таким образом, Варианты оплаты коммунальных расходов при аренде

Возможны варианты взаимодействия арендатора и арендодателя в части оплаты коммунальных расходов.

• Агентская схема — арендодатель перевыставляет счета арендатору. Арендодатель — посредник между сбытовой организацией и арендатором:
  • Доходы арендодателя на УСН при получении коммуналки
  • Отчет комитенту в 1С 8.3 — как заполнить по закупкам
• Коммуналка — переменная составляющая арендной платы. В договоре прописывают порядок расчета (например, по счетчикам, ежемесячно) и оформляют реализацию в том же порядке, что и арендную плату — Учет операционной аренды у арендодателя по ФСБУ 25/2018 в 1С.
• Арендатор компенсирует (возмещает) арендодателю свою часть расходов.

Третий вариант наименее выгодный: отсутствует вычет по НДС, придется вести дополнительный документооборот, а отражение операций в программе трудоемко. Второй вариант также неудобен. Поэтому лучше выбрать агентский договор.

В подтверждение позиции ФНС способа учета коммунальных услуг через агентский договор обратите внимание на следующее (информация с официального сайта ФНС):

https://www.nalog.gov.ru/rn40/news/tax_doc_news/5038847/

Компания на упрощенной системе налогообложения с объектом налогообложения «доходы» сдает помещения в аренду. При этом с арендатором заключен агентский договор, в соответствии с которым арендодатель выступает посредником по приобретению коммунальных услуг. Обязан ли арендодатель учитывать в доходах стоимость коммунальных услуг? Нет, не обязан. В доходах учитывается только агентское вознаграждение.

 Напомним, компании на упрощенной системе налогообложения учитывают доходы от реализации (ст. 249 НК РФ) и внереализационные доходы (ст. 250 НК РФ). В то же время доходы, названные в статье 251 НК РФ, не учитываются. В подпункте 9 пункта 1 статьи 251 НК РФ, в частности, упомянуты доходы в виде имущества (включая денежные средства), поступившего агенту в связи с исполнением обязательств по агентскому договору или другому аналогичному договору. При этом к таким доходам не относится комиссионное, агентское или иное аналогичное вознаграждение.

Следовательно, если арендодатель заключил с арендаторами посреднические договоры в отношении коммунальных услуг, то в доходах нужно учитывать только агентское вознаграждение без стоимости коммунальных услуг.

Добавим, что поскольку арендодатель выступает в роли посредника, это дает ему право «перевыставлять» арендатору счета-фактуры, полученные от коммунальных служб.

 Соответственно, арендатор вправе заявить налог на добавленную стоимость к вычету. При составлении счета-фактуры арендодателем на коммунальные услуги, приобретающим коммунальные услуги от своего имени, в строке 2 указывается полное или сокращенное наименование фактического продавца услуг (то есть, например, энергетической компании), а не арендодателя-агента.

Приведем ключевые примеры формулировок в возможных договорах:

1. Договор аренды с возмещением коммунальных услуг как отдельной суммы (без НДС), но НЕ переменной части аренды!

ДОГОВОР АРЕНДЫ № ___
г. _______
«__» _______ 2026 г.

1. Стороны договора
Арендодатель: ___________________________, ИНН/КПП ________, в лице ________, действующего на основании ________.
Арендатор: _____________________________, ИНН/КПП ________, в лице ________, действующего на основании ________.

2. Предмет договора
2.1. Арендодатель передает, а Арендатор принимает во временное пользование помещение по адресу: ______________________.
2.2. Арендная плата состоит из:

• фиксированная часть: ______ руб./мес., облагается НДС ___ % (ст. 164 НК РФ);
• компенсация коммунальных услуг: фактические расходы Арендодателя на коммунальные услуги (электроэнергия, вода, отопление и др.), без начисления НДС, на основании счетов поставщиков.

3. Порядок расчетов
3.1. Фиксированная аренда выставляется ежемесячно УПД с НДС.
3.2. Коммунальные услуги выставляются отдельным документом (акт + УПД без НДС).
3.3. Оплата производится на расчетный счет Арендодателя в течение ___ дней с момента получения документов.

4. Срок действия
Договор действует с «» ______ 2026 г. по «» ______ 20__.

5. Ответственность сторон
5.1. Арендатор обязан оплачивать коммунальные услуги исключительно в размере фактических расходов поставщиков.
5.2. В случае нарушения сроков оплаты начисляется пеня ___ % от суммы за каждый день просрочки.

6. Форс-мажор и прочее
6.1. Стороны освобождаются от ответственности при форс-мажорных обстоятельствах (ст. 401 ГК РФ).
6.2. Споры решаются в досудебном порядке, затем — в арбитражном суде по месту нахождения Арендодателя.

Бухгалтерские проводки (пример 1С/Бухгалтерия):

• Дт 76 Кт 60 — оплата коммуналки поставщику (с НДС, если есть).
• Дт 51 Кт 76 — получение возмещения от арендатора (без НДС).
• Дт 62 Кт 90.01 — получение арендной платы; Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС на фиксированную аренду.

2. Агентский договор на оплату коммунальных услуг (позволяет арендаторам принять к вычету НДС с коммунальных входящих услуг! По скольку в этом случае коммунальные услуги перевыставляются им)

АГЕНТСКИЙ ДОГОВОР № ___
г. _______
«__» _______ 2026 г.

1. Стороны договора
Принципал (Арендатор): _____________________________
Агент (Арендодатель): _____________________________

2. Предмет договора
2.1. Принципал поручает, а Агент обязуется по поручению Принципала:

• заключить договоры с поставщиками коммунальных услуг,
• оплатить коммунальные услуги за счет средств Принципала.
  2.2. Агент получает вознаграждение за оказанные услуги в размере ______ руб., облагаемое НДС ___ % (ст. 164 НК РФ).

3. Порядок исполнения
3.1. Агент оплачивает коммунальные услуги на основании счетов поставщиков.
3.2. Агент направляет Принципалу:

• отчёт о расходах,
• УПД на вознаграждение с НДС.
  3.3. Принципал оплачивает: сумму коммунальных расходов без НДС и агентское вознаграждение с НДС.

4. Ответственность сторон
4.1. Агент несет ответственность за точность отчета и своевременную оплату поставщикам.
4.2. Принципал предоставляет средства для оплаты в срок.

5. Срок действия
Договор действует с «» ______ 2026 г. по «» ______ 20__.

6. Споры
Арбитражный суд по месту нахождения Агента.

Бухгалтерские проводки:

• Дт 76.09 Кт 51 — оплата коммуналки поставщику (с НДС).
• Дт 76.06 Кт 76.09 — перевыставление арендаторам (без НДС).
• Дт 62 Кт 90.01 — вознаграждение агента;
• Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС с вознаграждения.
• Дт 51 Кт 62 – получение вознаграждение агентом на расчетный счет.