До конца ноября в России будут приняты санитарно-эпидемиологические правила по организации работы отраслей экономики в условиях сохранения рисков распространения новой коронавирусной инфекции. Подготовить и утвердить их на основе действующих рекомендаций должен Роспотребнадзор. Такое поручение ведомству дал Председатель Правительства Михаил Мишустин по итогам заседания президиума координационного совета 23 ноября 2020 года. Принятие новых правил и уточнение действующих рекомендаций неизбежно отразятся на расходах сельскохозяйственных предприятий. Ведь сельскохозяйственные товаропроизводители относятся к той категории предприятий, деятельность которых не приостанавливается даже при угрозе пандемии COVID-19. Давайте попробуем разобраться, какие расходы можно учесть в составе «коронавирусных» расходов и как доказать их обоснованность для вычетов по налогам.

В соответствии с рекомендациями Минтруда России, представленными в письме от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696, работники организаций, которые продолжают осуществлять трудовую деятельность, должны руководствоваться Рекомендациями по профилактике новой коронавирусной инфекции, изданными Минздравом России и Роспотребнадзором.

Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя (ст. 212 ТК РФ). И в связи с распространением коронавирусной инфекции Роспотребнадзором выпущено письмо от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27 с мерами профилактики. В частности, мерами профилактики инфекции являются обеспечение сотрудников средствами защиты (кожными антисептиками, дезинфицирующими салфетками, медицинскими масками и т.п.). В этом же письме работодателям рекомендуется обеспечить наличие в организации не менее чем пятидневного запаса дезинфицирующих средств и медицинских масок и т.п.

В связи спринятием мер по нераспространению коронавируса в апреле 2020 года и в Налоговый Кодекс РФ были внесены изменения в части учета расходов организаций и индивидуальных предпринимателей в 2020 году, независимо от того, какой режим применяется – ОСН, УСН (доходы - расходы) или ЕСХН. Разрешено было учесть расходы на дезинфекцию, приобретению лабораторного оборудования, средств индивидуальной и коллективной защиты для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований органов государственной власти и органов местного самоуправления, их должностных лиц в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (пп. 3 п. 1 ст. 254, пп. 46 п. 2 ст. 346.5, пп. 39 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что же можно отнести к таким расходам:

  • закупка масок, бахил, иных средств индивидуальной и коллективной защиты (Письма ФНС России от 13.08.2020 № СД-4-3/13046@, Минфина России от 23.06.2020 № 03-03-06/1/54256);
  • закупка антисептиков, закупку и установку дополнительного оборудования: сушилок для рук, дозаторов для жидкого мыла, санитайзера для клиентов;
  • дезинфекцию помещений (Письма ФНС России от 13.08.2020 № СД-4-3/13046@, Минфина России от 23.06.2020 № 03-03-06/1/54256).

    Расходы на закупку средств защиты нужно соотносить с численностью работников, частотой проведения дезинфекций и чистки, а также площадью помещений, нуждающихся в санитарной обработке (Письмо ФНС России от 13.08.2020 № СД-4-3/13046@). При этом необходимо учитывать Рекомендации по организации работы предприятий в условиях распространения рисков COVID-19, направленные Письмом Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24.

    Также можно учесть расходы на приобретение антисептиков, масок, бахил и прочих средств защиты для клиентов. Но эти расходы также должны быть обоснованы – ведь в период установленных ограничений доступ на территорию предприятий был также ограничен. За исключением, пожалуй, продуктовых магазинов, которые независимо от ограничений продолжали работать.

    Кроме этого, можно учесть следующие расходы:

    оплату услуг по проведению обследования работников на наличие коронавируса (COVID-19) и иммунитета к нему (пп. 7 п. 1 ст. 264, пп. 6.1 п. 2 ст. 346.5 НК РФ, Письмо ФНС России от 13.08.2020 № СД-4-3/13009@). В перечне расходов, которые можно учесть при расчете ЕСХН и налогу на прибыль, включены расходы на обеспечение мер по технике безопасности, предусмотренных нормативными правовыми актами. Следовательно, если в региональном нормативном акте есть требование тестировать работников на «корону» - расходы на такое тестирование можно учесть при расчете ЕСХН и налогу на прибыль. А вот при УСН (доходы – расходы) такие расходы по мнению Минфина не учитываются (Письмо от 23.11.2020 № 03-11-06/2/101770);

    • Здесь нужно обратить внимание на следующий вопрос: облагаются ли данные расходы НДФЛ и страховыми взносами? Тестирование проводится в интересах работодателя. Значит, дохода у работников, проходящих обязательное тестирование на коронавирус, не возникает. Поэтому НДФЛ удерживать не нужно.

    Взносы на обязательное медицинское, пенсионное и социальное страхование не начисляйте, если оплачиваете тестирование напрямую медорганизации или заключили на срок не менее одного года договоры ДМС либо договоры на оказание услуг с медучреждениями, в рамках которых можно проводить исследования сотрудников на коронавирус. А вот если возмещаете сотруднику расходы на исследования, то страховые взносы придется начислить (письма Минфина от 18.08.2020 № 03-04-06/72409, от 28.07.2020 № 03-04-06/65718 и от 07.07.2020 № 03-15-06/58517).

    стоимость имущества (денежные средства), предназначенного для предупреждения и предотвращения распространения, диагностики и лечения коронавируса, безвозмездно переданного медицинским НКО, органам государственной власти и управления, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным учреждениям, государственным и муниципальным унитарным предприятиям (пп. 19.5 п. 1 ст. 265, пп. 24.1 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

    Чтобы не было проблем с учетом этих расходов, необходимо дополнительно оформить документы, подтверждающие, что затраты связаны с COVID-19 и они необходимы, для осуществления деятельности организации или ИП (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 346.5 НК РФ).

    Для документального подтверждения расходов используются, как правило, первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ). Их формы, как правило, отражаются в учетной политике организации, которая утверждается руководителем (Письмо Минфина России от 01.11.2019 № 03-03-06/1/84378).

    Однако в дополнение к первичным документам рекомендуем оформить приказы, которые подтвердят обоснованность понесенных расходов:

  • приказ на закупку товаров (работ, услуг), который будет подтверждать, что затраты связаны именно с COVID-19.

    Укажите, для каких именно мер, что и в каком количестве нужно купить. Можете приложить справки-расчеты, в которых вы определили нужное количество исходя из числа работников, площади офиса и т.п. Если в адрес вашей организации поступали письма Роспотребнадзора или другой контролирующей организации, их тоже рекомендуем приложить или сделать ссылку на входящий (исходящий) номер такого письма. Рекомендуем также указать нормативный акт региональных властей, в соответствии с которым объявлен режим «повышенной готовности» или «чрезвычайной ситуации» в связи с угрозой пандемии;

     

  • приказ (положение, распоряжение) о введении в организации профилактических мер по COVID-19, где будут перечислены все проводимые в вашей организации мероприятия, а также нормы выдачи (расходования) товаров, закупленных для этих мероприятий.

    В приказе рекомендуем сослаться на разъяснения властей о мерах, которые вы должны принять для профилактики COVID-19, на нормативно-правовые акты (далее по тексту - НПА).

    Такими НПА могут быть, например:

  • на Указ Президента РФ от 25.03.2020 № 206 "Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней", от 02.04.2020 № 239 "О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)", от 28.04.2020 № 294 "О продлении действия мер по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)";
  • Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 18.03.2020 № 7;
  • Письмо Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27;
  • «Вопросы-ответы» Минтруда России по организации удаленной работы и оформлению больничных в период кампании по противодействию распространению коронавируса;
  • для регионов - НПА региональных и местных властей;
  • приказы, акты об инвентаризации, а также об уничтожении товаров, сырья, материалов с истекшим сроком годности, в случае если срок истек в связи с приостановкой работы или невозможностью отгрузки продукции покупателю из-за принимаемых мер;
  • приказ о временном приостановлении работы организации (простое) – если такой факт имел место;
  • приказы об отмене командировок, в том числе тех, для которых уже были куплены билеты и забронированы гостиницы. В приказе укажите, что отменяете командировки в соответствии с рекомендациями (решениями) властей из-за угрозы распространения COVID-19. Например, можете сослаться:
  • на п. 18 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5;
  • п. 1.3 Постановления Главного государственного санитарного врача РФ от 13.03.2020 № 6;
  • Рекомендации Роспотребнадзора, направленные Письмом от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27;
  • Информационное сообщение Росавиации;
  • «Информацию для туристов», утвержденную Ростуризмом;
  • приказы о временном переводе сотрудников на удаленную работу;
  • трудовые договоры, коллективный договор, приказы и другие локальные акты, где закреплено положение о том, что вы доплачиваете работникам по больничным до среднего заработка (Письмо Минфина России от 31.10.2019 № 03-03-06/2/84117).

    Документальным подтверждением обоснованности затрат при отмене командировок работников будет приказ руководителя на отмену командировки (в том числе согласно указаниям Роспотребнадзора и Главного санитарного врача РФ).

    Расходы следует признавать на дату:

  • возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
  • приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
  • утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

    Если работник приобретал билеты для проезда к месту командировки и обратно за свой счет, то возвращать их перевозчику он должен сам. Удержанные при возврате билетов суммы организация обязана ему возместить (ст. 168 ТК РФ).

    Если командировка отменена в связи с мерами противодействия распространению коронавирусной инфекции, убытки от ее отмены следует учитывать как потери, связанные с чрезвычайными ситуациями. Это соответствует положениям пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ для налога на прибыль, а для ЕСХН пп. 44 п.2 ст. 346.5.

    В большинстве случаев приобретаемые средства защиты сотрудников будут относиться к материально-производственным запасам и приниматься к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости за минусом НДС и иных возмещаемых налогов.

    Обеспечение безопасных условий и охраны труда сотрудников является обязанностью организации, соответственно, расходы организации на выдачу сотрудникам средств защиты в соответствии с Рекомендациями Роспотребнадзора будут произведены в интересах работодателя. Значит, они не связаны с выплатами дохода сотрудникам. Следовательно, при выдаче сотрудникам дезинфицирующих средств, медицинских масок в пределах норм, утвержденных планом организации по профилактике коронавирусной инфекции, объекта обложения страховыми взносами не возникает (п. 1 ст. 420, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

    Однако если работодатель будет компенсировать сотрудникам расходы на покупку ими за свой счет антисептиков, медицинских масок и т.п., это может привести к спорам с контролирующими органами и доначислению страховых взносов. Обусловлено это тем, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц (за исключением компенсационных выплат, перечисленных в п. 1 ст. 422 НК РФ).

    Компенсация сотрудникам расходов на покупку средств защиты и дезинфекции законодательством не предусмотрена (в письме Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27 идет речь об обязанности работодателя за свой счет обеспечить работников такими средствами). Соответственно, эти компенсации не относятся к суммам, которые не подлежат обложению страховыми взносами на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

    При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). А доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить (ст. 41 НК РФ). Поэтому если выдача дезинфицирующих средств, медицинских масок (либо компенсация работнику их стоимости) будет произведена в пределах норм, утвержденных планом организации по профилактике коронавирусной инфекции, экономической выгоды и объекта обложения НДФЛ у работника не возникает.

    ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О МЕРАХ ПРОФИЛАКТИКИ КОРОНАВИРУСА