Часто в работе сельхозорганизации возникает ситуация возврата отгруженного товара. При возврате товара, если он был продан с НДС, важно понять, кто — покупатель или продавец — должен составить НДС-документ: счет-фактуру, КСФ или нечто иное. В настоящее время это зависит прежде всего от того, возвращается товар в рамках первоначального договора или нет. Определившись с НДС-документами, рассмотрим и общие правила для документального подтверждения возврата товара.

НДС-правила при возврате товара в рамках нового договора

Если товар передается от покупателя к продавцу в рамках нового договора, где бывший покупатель выступает в роли продавца, а бывший продавец — в роли покупателя, то такой возврат для целей НДС отражается как обычная реализация товара.

То есть тот, кто реализует товар (бывший покупатель), должен выставить обычный отгрузочный счет-фактуру и обычную накладную на товар. Разумеется, если новоявленный продавец является плательщиком НДС. Если же он применяет, к примеру, ЕСХН (без НДС) или УСН, то продажа им товара своему бывшему продавцу не облагается НДС.

Бывший продавец (то есть новый покупатель) принимает товар. На общих условиях он может заявить вычет входного НДС по счету-фактуре, как при обычной покупке товара.

Базовое НДС-правило при возврате товара в рамках первоначального договора -

Возврат товара в рамках первоначального договора не рассматривается для целей НДС как обратная реализация.

Актуальная позиция для НДС-учета возвращаемых товаров следующая. Ни о какой обратной реализации речи не идет, если товар возвращается поставщику на основании первоначального договора. Причем даже если покупатель — плательщик НДС возвращает лишь часть отгруженного товара и он не бракованный и раньше уже был принят на учет таким покупателем. При этом не имеет значения, были прописаны условия для возврата товара в первоначальной редакции договора либо в договор через некоторое время были внесены дополнения, установившие такие условия. Не имеет значения и то, был ли принят на учет возвращаемый товар или нет.

НДС у продавца при получении возвращаемого товара от покупателя

Правило 1. Продавец, получая назад товар в рамках первоначального договора, не должен рассматривать эту операцию как покупку товара. Для него это отмена первоначальной продажи товара. Однако это не означает, что можно скорректировать (уменьшить) выручку за период такой продажи, подав уточненную НДС-декларацию. Все НДС-операции отражаются текущим периодом.

Правило 2. Продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру (КСФ).

Причем КСФ можно выставить даже в том случае, когда сама отгрузка оформлялась УПД со статусом «1». Это объясняется тем, что, как правило, продавец выставляет лишь НДС-документ, а первичный документ на возврат (к примеру, возвратную товарную накладную) составляет покупатель. Лишь иногда продавцу допустимо составлять универсальный корректировочный документ (УКД) со статусом «1» — когда он не дублирует имеющийся иной документ на возврат товара. Тогда УКД заменит и КСФ, и возвратную накладную.

Срок выставления корректировочного счета-фактуры продавцом — 5 календарных дней с даты составления документов, которые подтверждают договоренность о возврате товаров.

Выставить КСФ нужно независимо от следующих обстоятельств:

- вся ли партия отгруженного товара возвращается;

- есть ли у покупателя претензии к качеству товара, его ассортименту и/или к выполнению прочих условий договора;

- является ли товар на самом деле бракованным, некомплектным, имеющим какие-либо иные недостатки или несоответствия условиям договора;

- успел ли покупатель поставить на учет возвращаемый товар;

- является ли покупатель плательщиком НДС или нет.

Цена возвращаемого товара указывается такая же, какая была указана в отгрузочном счете-фактуре. Ставка НДС (графа 7 КСФ) тоже должна быть такая же, как при отгрузке.

КСФ выставляется продавцом, даже если при отгрузке счет-фактура не составлялся (стороны могли договориться об этом, если покупатель — неплательщик НДС).

Можно сделать и сводный КСФ по всем возвратам от неплательщиков НДС. Тогда в нем должны быть суммарные (сводные) данные по возврату за календарный месяц (квартал).

В целях НДС при возврате товара иногда требуется обычный счет-фактура, а иногда — корректировочный. Зависит от того, как оформляется возврат — по первоначальному договору или по новому.

Правило 3. При выставлении КСФ при возврате товара частями надо учитывать особый порядок его заполнения. Когда покупатель первый раз возвращает часть товара, полученного от продавца, КСФ им оформляется в обычном порядке. В случае когда покупатель второй раз возвращает определенную часть товаров, полученную им по одной отгрузке (на которую оформлен один счет-фактура), при заполнении КСФ важно учитывать, возвращалась ли часть такого же товара ранее.

Ситуация 1. Покупатель вернул те же самые товары, часть которых уже была возвращена ранее (и все они были отражены в одном счете-фактуре при их отгрузке). К примеру, первоначально была отгружена 1 000 пустых бочек. В первый согласованный возврат товара покупатель вернул 10 пустых бочек. Но потом стороны сделки договорились, что он возвращает еще 2 пустые бочки. Все они были получены по одной отгрузке (всего возвращено 12 пустых бочек из 1 000). В таком случае:

- в строке 1б КСФ, который продавец составляет, возвращая аналогичный товар (2 пустые бочки), он должен указать номер и дату предыдущего КСФ, который составлен при первом возврате товара (а не отгрузочного счета-фактуры). В нашем случае это данные из КСФ, составленного при первом возврате 10 пустых бочек;

- в строку А (до изменения) повторного КСФ переносятся сведения, отражаемые по строке Б (после изменения) предыдущего КСФ.

Ситуация 2. Возвращаются товары, которые не фигурировали при предыдущем возврате в рамках одного счета-фактуры. К примеру, были приобретены 1 000 пустых бочек и 200 канистр. По этой поставке согласован сначала возврат 10 пустых бочек (на что составлен продавцом первый КСФ), а потом — возврат 3 канистр.

В таком случае не надо в новом (втором) КСФ отражать данные о предыдущем изменении стоимости товаров, возвращенных ранее. Минфин разъяснил, что в такой ситуации:

- нужно составить новый КСФ (на возврат канистр) — без учета данных предыдущего, первого КСФ, который был выставлен в связи с изменением стоимости других товаров (пустых бочек);

- в строке 1б нового КСФ надо указать номер и дату первоначального счета-фактуры.

Получается, в ситуации 2 у поставщика будет два разных КСФ с одинаково заполненными строками 1б на возврат разных товаров, на первоначальную отгрузку которых был составлен один счет-фактура.

Правило 4. Продавец имеет право именно на вычет НДС (а не на отмену начисления НДС по реализации) при возврате ему товара покупателем в рамках первоначального договора. Для этого у продавца должны соблюдаться два условия:

- в бухучете отражены операции по возврату товара — возвращенный товар принят на учет;

- не прошел 1 год с момента возврата такого товара.

Несмотря на то что получение товара назад от покупателя не приравнивается для целей НДС к его приобретению, продавец должен зарегистрировать собственный КСФ в книге покупок. Ведь НДС-вычеты у нас отражаются именно в этой книге. Продавец может заявить в ней к вычету разницу НДС, которая указана по строке «Всего уменьшение (сумма строк Г)» в графе 8 КСФ.

Продавцу не надо корректировать книгу продаж за период первоначальной отгрузки товара покупателю.

НДС у покупателя при возврате товара продавцу в рамках первоначального договора

Правило 1. Для покупателя возврат товара — просто отмена покупки. Но, несмотря на это, покупатель не должен составлять уточненную декларацию за период, когда был заявлен НДС-вычет по приобретенному товару. Порядок отмены покупки предполагает отражение НДС-операций только текущим периодом.

Поскольку покупатель ничего не реализует, он не должен выставлять ни счет-фактуру (даже если он плательщик НДС), ни УПД/УКД со статусом «1».

Выставление УПД со статусом «2» возможно — такой УПД будет аналогом товарной накладной на возврат. В УПД надо обязательно указать, что определенный товар возвращается по конкретному договору купли-продажи.

Правило 2. Покупатель обязан восстановить НДС-вычет, если он был заявлен при приобретении товара. Для этого в книге продаж он должен зарегистрировать КСФ или другой документ на возврат товара, если он выставлен раньше (накладную, соглашение, акт и т. д.).

Если продавец выставил КСФ позже, чем составлена первичка на возврат, но в том же квартале, то, как правило, в книге продаж покупатель регистрирует КСФ. Никаких проблем с этим нет, ведь налоговый период один.

Документальное оформление возврата товара по первоначальному договору

О том, кто и как выставляет КСФ, мы уже поговорили. Теперь перейдем к первичке. Варианты оформления возврата товара могут быть разные. Но общая схема одна.

Шаг 1. Сначала обычно составляется первичный документ, обосновывающий необходимость возврата товара и подтверждающий согласие с таким возвратом продавца. Это может быть соглашение о возврате или о расторжении договора.

Если в товаре покупатель обнаружил недостатки, он может составить претензию или акт об обнаруженных недостатках.

Шаг 2. На основании достигнутого соглашения с продавцом покупатель возвращает товар. Такой факт оформляется первичным документом на возврат товара. Это может быть акт на возврат товаров или возвратная накладная. Ее можно составить по форме ТОРГ-12 с пометкой «возврат».

Цена товаров в возвратной накладной должна быть та же, что была указана в первоначальной накладной. Исправлять первоначальную товарную накладную не требуется, ведь в ней не было ошибок.

Как мы уже говорили, вместо возвратной накладной покупатель, возвращающий товар продавцу, может составить УПД со статусом «2», который будет заменять накладную (но не счет-фактуру). В таком случае по строке «основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» целесообразно указать:

- содержание операции — «Возврат товаров»;

- номера и даты накладных, по которым получены возвращаемые товары;

- номер и дату договора;

- наименования и реквизиты актов по расхождению качества, претензий или иных аналогичных документов.

Однако следите за тем, чтобы не было задвоения документов, которые подтверждают факт передачи возвращаемого товара от покупателя к продавцу. К примеру, если составлена возвратная накладная покупателем (или другой первичный документ, подтверждающий возврат), то:

- покупатель не должен одновременно с этим составлять УПД (даже со статусом «2»). Ведь УПД со статусом «2» заменяет отгрузочный документ;

- не надо дублировать бумажные накладные электронными;

- продавец не должен составлять УКД на возвращаемый товар (независимо от статуса такого документа).

Особенности возврата прослеживаемых товаров

Если покупатель возвращает продавцу прослеживаемые товары в рамках первоначального договора, то продавец должен указать в КСФ тот же самый номер РНПТ (регистрационный номер партии товаров), который был изначально указан для соответствующего товара в счете-фактуре.

Причем КСФ, так же как и первоначальный счет-фактуру, продавец должен в таком случае составлять в электронном виде.

Вследствие этого возвращенный товар переходит на «прослеживаемый» учет от покупателя обратно к продавцу.

Одна из самых распространенных ошибок при возврате прослеживаемых товаров в рамках первоначального договора — пересортица в РНПТ

Сложности могут быть, если покупатель списал этот РНПТ при продаже аналогичных товаров (тех же стиральных машин или холодильников). То есть когда этот РНПТ (в определенном количестве) был передан другим контрагентам (покупателям покупателя).

В таком случае для того, чтобы привести свой «прослеживаемый» учет в норму, покупателю придется исправлять счета-фактуры, которые он выставлял своим покупателям (чтобы не путаться, будем называть их контрагентами). В исправленных счетах-фактурах надо указывать иной, свободный РНПТ (который останется у покупателя в запасе после того, как продавец выставит ему КСФ по возвращаемым товарам).

Покупатели, возвращая товар с «истраченным» РНПТ, понимают, что их контрагенты будут не рады исправленным счетам-фактурам. Чтобы избежать этого, иногда покупатель договаривается со своим продавцом, что при возврате ему товара он выставляет обычный счет-фактуру в электронном виде (а не продавец выставляет ему КСФ). И в этом счете-фактуре покупатель указывает свободный РНПТ.

Но если такой возврат оформлен в рамках первоначального договора, то это ошибка. Причем одна из распространенных, как выявила налоговая служба. Так делать не надо, даже несмотря на то, что пока нет штрафов за нарушение правил прослеживаемости. Ведь поставщик не сможет принять к вычету НДС по такому неправильному счету-фактуре.