Причины, по которым работник может отсутствовать целый день на рабочем месте, довольно разнообразны. Например, это может быть отпуск или болезнь, повышение квалификации или забастовка.

Для регистрации таких наиболее распространенных невыходов, как очередные отпуска и оплачиваемая временная нетрудоспособность, в типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия» предусмотрены специализированные документы: «Начисление отпуска работникам организаций» или «Начисление по больничному листу». Для регистрации других часто встречающихся невыходов используются документы «Невыходы в организациях», «Оплата по среднему заработку» и «Регистрация простоев работников организаций» и различные предопределенные виды расчета (Дополнительный учебный отпуск без оплаты, Отпуск без оплаты, Прогул, простой по вине работника и пр.).

Тем не менее, на практике встречаются случаи, когда необходимо зарегистрировать и, возможно, оплатить, целодневный невыход, для которого в типовой конфигурации не предусмотрено специализированного документа или предопределенного вида расчета, например:

• повышение квалификации;
• время неоплачиваемой нетрудоспособности, удостоверяемой справкой лечебного учреждения, в отличие от оплачиваемого больничного листа.

В этом случае сначала необходимо в плане видов расчета «Основные начисления организаций» описать вид расчета для регистрации невыхода, а затем воспользоваться документами «Невыходы в организациях» или «Оплата по среднему заработку» в зависимости от того, сохраняется или нет за работником средний заработок на время отсутствия на работе.

Регистрируем отсутствие работника без оплаты в программе

1. Описываем начисление в плане видов расчета «Основные начисления организаций»

Для каждой причины отсутствия на рабочем месте без оплаты, которую необходимо отметить отдельным символом в «Табеле учета использования рабочего времени» (форма Т-13), в плане видов расчета «Основные начисления организаций», необходимо описать вид начисления со способом расчета «Нулевая сумма» и видом времени «Неотработанные полные смены».

Используемое при формировании табелей учета использования рабочего времени обозначение времени определяется указанным для начисления видом учета времени, который выбирается из так называемого«Классификатора использования рабочего времени», в который по умолчанию включены все предписанные условные обозначения. Для учета целодневного отсутствия используются обозначения из классификатора, не являющиеся рабочим временем.

Новый вид расчета необходимо включить в список вытесняющих расчетов в начислениях «Оплата по окладу», «Оплата по часовому тарифу», и т.д. - во всех начислениях по различным тарифным ставкам, которыми начисляется оплата за отработанное время.

2. Регистрация времени отсутствия работника в программе

Время отсутствия работника регистрируется документом «Невыходы в организациях», в котором отмечается, что будут зарегистрированы целодневные (целосменные) невыходы, и для каждого сотрудника указывается период невыхода, т.е. даты начала и окончания.

Далее расчет пропущенного времени и регистрация его в данных о начислениях работника производится обычным образом.

3.Оплачиваем отсутствие работника по среднему заработку

Согласно положениям многих статей Трудового кодекса РФ в различных случаях за работниками сохраняется средний заработок. Для начисления сохраняемого среднего заработка за время целодневного отсутствия в плане видов расчета «Основные начисления организаций» необходимо описать вид начисления со способом расчета «По среднему заработку» и видом времени «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)».

Новый вид расчета необходимо включить в список вытесняющих расчетов в начислениях «Оплата по окладу», «Оплата по часовому тарифу» и т.д. - во всех начислениях по различным тарифным ставкам, которыми начисляется оплата за отработанное время.

Целодневное отсутствие работника регистрируется документом «Оплата по среднему заработку», в котором отмечается, что будут зарегистрированы целодневные (целосменные) невыходы, и указывается период невыхода, т.е. даты начала и окончания, соответствующий вид начисления и доля сохраняемого заработка:

Далее расчет суммы к начислению и регистрация ее в начислениях работника производится обычным образом.