Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749, далее – Положение). Следовательно, продолжительность командировки устанавливается исключительно работодателем и максимального предела не имеет.

Кроме того, трудовое законодательство не устанавливает минимальный срок командировки (письмо Роструда от 24.05.2024 № ПГ/10179-6-1). Поэтому руководителя организации можно отправлять и в однодневные командировки. Такое оформление целесообразно, если руководитель выезжает редко и в основном за пределы города, в котором находится организация.

При направлении в служебную командировку работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167, 168 ТК РФ).

Если директора организации необходимо отправить в командировку на несколько дней, то она оформляется и оплачивается в общем порядке. Однако при однодневной командировке суточные работнику не положены (абз. 4 п. 11 Положения). В локальном нормативном акте работодатель может предусмотреть выплату суточных, в том числе работникам, направленным в однодневную командировку.

Суточные при однодневной командировке можно учитывать как иные прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), а не как командировочные расходы. В части страховых взносов и НДФЛ требования примерно одинаковые, а именно: выплата при однодневной поездке не должна называться "суточные" в локальном нормативном акте.

Если руководитель организации останавливается в гостинице во время таких поездок, то проживание ему также необходимо оплачивать (ст. 168 ТК РФ).

Фактический срок командировки в случае, если работник едет в командировку на собственном автомобиле, указывается в служебной записке. Составить такую записку директор организации должен после возвращения из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие использование автомобиля для поездки в командировку. Такими документами могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (письмо Минтруда России от 06.09.2024 № 14-6/ООГ-5304).

Порядок учета расходов на ГСМ зависит от того, как оформлено использование личного автомобиля руководителя в служебных целях. Так, ФНС России считает, что расходы на ГСМ сотрудника, который получает компенсацию за использование личного автомобиля, входят в сумму компенсации, даже если он ездил на этом авто в командировку (см. письмо от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Однако если с директором заключить, например, договор аренды его автомобиля, ГСМ можно компенсировать в полном объеме и включать его в расходы.

Что касается разъездного характера работы, его целесообразно установить директору организации, если он совершает такие поездки часто и не только в ближайшие города, но и по городу, в котором находится организации. Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

При этом сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возмещаются следующие виды затрат, связанные со служебными поездками (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы на наём жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

  Организация самостоятельно устанавливает перечень должностей и работ с разъездным характером работы. Этот перечень можно предусмотреть в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте работодателя (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). При этом условие о разъездном характере работы должно быть закреплено в трудовом договоре с работником (абз. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

  Возмещение расходов на ГСМ при разъездном характере работы происходит в том же порядке, что и при командировках.