Мы приобрели минудобрения у московского поставщика. Поставщик сам осуществлял доставку до нашего склада. Документы подписывали в электронном документообороте СБИС. Ситуация такая: машину привезли 07.05.2024 г (ТТН от 07.05.2024 г) . УПД датированной 07 мая поставщики отправляют по СБИС 10.05.2024 г, соответственно УПД мы подписываем 10.05.2024 г. (эти даты видно в электронной печати при утверждении упд в СБИС). Удобрения в свою очередь мы приходуем в учете 07 мая, вносим удобрения мы тоже 07 мая .

Теперь вопрос: нам отказывают в субсидии , мотивируя отказ тем,  что документы оформлены неправильно: 07.05.2024 была отгрузка, соответственно 07.05.2024 должна быть выслана УПД в СБИС и 07.05.2024 должна быть утверждена. Но так идеально бывает наверное только в сказке) 

Как правильно? Бухгалтерия, например, по выходным не работает, и в праздники тоже... есть ли какой то регламент по электронному документообороту?

Интересная позиция от Минсельхоза. Дата подписания не прописана в законодательстве и является датой подтверждения права подписи и действия ЭЦП:

Первичный учетный документ может быть составлен в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (далее - ЭПУД) (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

Вид электронной подписи ЭПУД устанавливаются организацией, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами. А виды электронной подписи ЭПУД, составляемые организацией совместно с другими участниками ЭДО, определяются по соглашению сторон - участников ЭДО (пп. "а" п. 2, п. 17 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете"

Дата подписания КЭП электронного документа фиксируется информационной системой. Это, по сути, дата формирования электронной подписи, которая подтверждает действительность сертификата электронной подписи на этот момент (п. 2 ст. 11 Закона N 63-ФЗ)

Положений о проставлении даты подписания электронного документа нет в Методических рекомендациях по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами от 17.06.2021 (утв. ФНС России).

Данные ЭПУД отражаются в регистрах бухгалтерского учета по дате совершения факта хозяйственной жизни, а не по дате составления и (или) получения ЭПУД, при условии выполнения критериев для признания факта хозяйственной жизни в отчетном периоде, в частности, в отношении признания расходов - в соответствии с нормами разд. IV ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 18 ПБУ 10/99).

При этом нормы ПБУ 10/99 не содержат ограничений для признания расходов, связанных с датой составления и (или) получения ЭПУД, которым такой факт хозяйственной жизни оформляется. Анализ норм иных ПБУ (в частности, ПБУ 9/99 "Доходы организации" (утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н), "События после отчетной даты" (ПБУ 7/98) (утв. Приказом Минфина России от 25.11.1998 N 56н), "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности" (ПБУ 22/2010) (утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н)) также подтверждает возможность отражения в бухгалтерском регистре информации по дате фактического совершения операции, а не по дате ЭПУД, из которого данная информация возникает. Таким образом, для признания расходов в бухгалтерском учете по ЭПУД имеет значение дата совершения факта хозяйственной жизни, а не дата составления и (или) получения ЭПУД (п. 1 Рекомендации Р-62/2015-КпР "Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам" (Фонд "НРБУ "БМЦ")).

Для целей налогового учета при составлении ЭПУД датой признания расходов признается дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов (Письмо Минфина России от 30.05.2018 N 03-03-06/1/36756).

Первичный учетный документ, включая ЭПУД, должен быть составлен (сформирован) при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3, 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 1 ст. 11 НК РФ).

Дата признания расходов в целях налогообложения прибыли регулируется ст. 272 НК РФ при условии соответствия таких расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, в частности документального подтверждения. При этом НК РФ не предусмотрено, что дата составления первичного учетного документа всегда должна рассматриваться как дата возникновения соответствующего расхода (Письма Минфина России от 29.08.2022 N 03-03-06/1/84125, от 07.08.2020 N 03-03-06/1/69363).