С 1 сентября 2026 года для большинства грузоперевозок транспортная накладная должна оформляться в электронной форме.

Для компаний это уже не просто вопрос удобства документооборота: отсутствие обязательного электронного перевозочного документа создает риск неподтверждения расходов по налогу на прибыль.

Речь идет о Федеральном законе от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который установил обязательный электронный документооборот для участников перевозок. Требование распространяется независимо от отрасли, поэтому оно затрагивает в том числе сельхозорганизации, торговые компании, производственные предприятия и организации, которые регулярно получают или отправляют грузы.

Что изменилось с 1 сентября

В электронный формат переводятся, в частности, транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные транспортные накладные и грузовые накладные при авиаперевозках. Документы должны формироваться по утвержденным форматам и передаваться в ГИС ЭПД через информационные системы электронных перевозочных документов.

Для автомобильной перевозки ключевым документом остается электронная транспортная накладная (ЭТрН). Ее подписывают участники информационного обмена квалифицированными электронными подписями в предусмотренном порядке. ФНС отдельно указывает, что электронная транспортная накладная является транспортной накладной, сформированной как электронный документ.

Обратите внимание. Сам по себе счет, акт, УПД или платежное поручение не заменяет транспортную накладную, если по конкретной перевозке ее оформление обязательно. Для налогового учета важно иметь комплект документов, позволяющий подтвердить реальность и содержание хозяйственной операции.

Почему возникает риск по налогу на прибыль

Расходы организации должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Если перевозка требует оформления транспортной накладной, а обязательный электронный документ отсутствует, инспекция получает основание поставить под сомнение документальное подтверждение транспортных расходов.

Особенно чувствительной эта проблема становится при значительных объемах перевозок. Для агрохолдинга отсутствие ЭТрН по десяткам или сотням рейсов может привести не к одной спорной операции, а к существенной сумме расходов, которые придется дополнительно подтверждать.

При этом нельзя формулировать правило как автоматическое «нет ЭТрН — расход всегда исключается». Налоговый эффект зависит от конкретных обстоятельств сделки, состава первичных документов и возможности подтвердить факт перевозки, ее стоимость и связь с деятельностью организации. Но после 1 сентября 2026 года игнорировать обязательный электронный порядок документооборота существенно рискованнее.

Кто отвечает за оформление

В электронном документообороте участвуют не только перевозчики. ФНС прямо указывает, что обязательность распространяется на отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов, участвующих в перевозке грузов.

Если организация является только грузополучателем, она обычно не создает перевозочный документ самостоятельно, но должна обеспечить участие ответственного сотрудника в электронном документообороте и подписание соответствующего титула ЭТрН. ФНС указывает, что получатель подписывает титул 3, подтверждая приемку груза.

Для сельхозпредприятий это особенно важно при закупке семян, удобрений, средств защиты растений, запасных частей, топлива, кормов и другой продукции, доставляемой сторонними перевозчиками.

Что проверить бухгалтерии

До закрытия сентября бухгалтерии целесообразно проверить не только наличие ЭТрН, но и весь процесс ее движения.

— Определить все виды перевозок, при которых организация выступает грузоотправителем или грузополучателем.

— Проверить, подключена ли организация к оператору ИС ЭПД, включенному в соответствующий реестр.

— Назначить сотрудников, которые будут формировать, принимать и подписывать электронные перевозочные документы.

— Проверить наличие КЭП и МЧД, если перевозочные документы подписывают работники, а не руководитель или индивидуальный предприниматель.

— Сверить договоры с перевозчиками и контрагентами: в них желательно четко определить порядок оформления и обмена ЭПД.

— Настроить контроль бухгалтерского учета так, чтобы отсутствие обязательной ЭТрН выявлялось до признания транспортных расходов.

ФНС рекомендует заранее подключить электронный документооборот и протестировать взаимодействие с контрагентами. Для обмена используются операторы ИС ЭПД, которые обеспечивают передачу документов между участниками и в ГИС ЭПД.

Что важно для сельхозорганизаций

Для агробизнеса проблема имеет практическое значение из-за сезонности перевозок. В период уборочной кампании количество перевозок резко возрастает, а документы проходят через несколько подразделений: склад, диспетчерскую службу, транспортный участок, бухгалтерию.

Ошибка в одном звене способна задержать закрытие документов по значительному массиву операций. Поэтому контроль ЭТрН разумнее встроить непосредственно в процедуру приемки груза и отражения транспортных услуг.

Практически безопасная схема выглядит так: перевозка → формирование ЭТрН → подписание всеми необходимыми участниками → подтверждение приемки → проверка бухгалтерией → отражение расходов.