Конец года, и время подводить итоги не только в части законодательных обновлений, связанных с новыми ФСБУ, но и время «зачищать» образовавшиеся долги. И это прежде всего касается «зависшей» задолженности ваших покупателей. Сегодня вовремя рассчитаться по долгам непросто даже самым надежным контрагентам. Поэтому сразу скажу, что лучше работать с проверенными, надежными, «старыми» друзьями, точно не время «менять коней на переправе». А в конце года бухгалтеру нужно посмотреть дебиторскую задолженность и постараться по максимуму конечно получить средства от контрагентов, а если не получается «расчистить» ее в учете. Если дебиторка растет, нужно обязательно провести ряд мероприятий в учете перед формированием годового отчета.

 1. Проведите инвентаризацию дебиторской задолженности

Инвентаризацию всей дебиторки компания проводит минимум раз в год — перед годовой отчетностью. Чтобы вычислить просроченные и безнадежные долги, можно выборочно проводить проверку чаще.

Во время такой работы сельхозорганизация проверяет договоры, первичную документацию, платежки и сверяет их с данными учета. Также направляет контрагентам акты сверки. На конец года задолженность должна быть подтверждена актами сверок по максимуму. Бланк акта можно разработать самостоятельно или взять за основу форму ИНВ-17.

В акте сверки стоит установить дату, когда контрагент должен подписать документ. Можно сделать оговорку, что в случае просрочки долг считается подтвержденным. Акт сверки без разногласий продлевает срок исковой давности, но только если соблюдены условия. Документ должен подписать уполномоченный сотрудник (определение Верховного суда от 21.08.2020 № 309-ЭС20-10923). Это директор либо работник с доверенностью. Кроме того, акт нужно заверить подписью на бумаге либо электронной квалифицированной. Скана документа недостаточно.

Учтите, что один акт сверки не подтверждает долг. Нужна подтверждающая первичка. Без документов вернуть долг получится только через суд. Например, коллегам удавалось подтвердить поставку фотографиями и гарантийным письмом (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 13.02.2019 № Ф07-17804/2018, от 24.12.2018 № Ф07-13949/2018).

Не исключено, что свериться со всеми контрагентами не получится. Одни ликвидированы, другие молчат, чтобы не продлевать сроки исковой давности. Если партнер не ответил, переходите к следующему пункту. Если все контрагенты подтвердили долги, но есть просроченные суммы, переходите к пункту 3.

2. Проверьте, работает ли еще контрагент (числится ли он в ЕГРЮЛ)

Часто на практике у сельхозорганизаций на счете 62 числится дебиторская задолженность какого-то конкретного контрагента, а когда пробиваем этого покупателя через ЕГРЮЛ, то оказывается, что он уже давно ликвидирован. И конечно же с такого покупателя взыскать что-либо невозможно, поэтому не раз уже указывали, что нужно постоянно мониторить своих контрагентов. Считается, что организация ликвидирована, если ее исключили из ЕГРЮЛ (ст. 64.2 ГК). Дебиторка ликвидированных контрагентов становится безнадежной, и ее сразу можно учесть в расходах. Налоговики вправе сами убрать из реестра запись о контрагенте, если он в течение 12 последних месяцев не сдавал отчетность и не проводил операции по счетам (п. 1 ст. 21.1 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Исключение контрагента из реестра подтверждает выписка из ЕГРЮЛ.

Узнать о предстоящей ликвидации можно на сайте vestnik-gosreg.ru по ИНН или ОГРН контрагента. Кредитор вправе обратиться в инспекцию с требованием не исключать должника из ЕГРЮЛ. Сделать это можно, если с момента публикации еще не прошло трех месяцев.

Есть еще одна причина, по которой инспекторы могут исключить контрагента из ЕГРЮЛ, — недостоверные сведения в реестре (п. 5 ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ). В этом случае чиновники не разрешают учитывать расходы по причине ликвидации должника (письмо Минфина от 21.01.2022 № 03-03-07/3676). Дождитесь, когда по таким долгам истечет срок давности (см. шаг № 3).

Если компании задолжал предприниматель, правила тоже особые. Бывший бизнесмен продолжает отвечать по своим долгам всем своим имуществом, даже если закрыл бизнес (ст. 24 ГК). Поэтому на основании выписки из ЕГРИП списать долг не получится (письмо Минфина от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Дождитесь истечения срока давности либо спишите дебиторку по другим основаниям. Это может быть определение, по которому долги обанкротившегося «физика» считаются погашенными (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/2/78528). Либо постановление пристава о том, что невозможно взыскать долг.

Если контрагент исключен из ЕГРЮЛ либо есть другие основания, чтобы признать долг безнадежным, переходите к пункту 4. Если должник все еще числится в реестре, проверьте, не истек ли срок давности.

 3. Проверьте срок исковой давности

Срок исковой давности составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК). Считать его следует с даты, когда вы узнали о нарушении прав компании (ст. 200 ГК). Если по договору покупатель должен был оплатить товар 31 октября, со следующего дня начинается срок давности.

По аренде и займу срок давности считают по каждому ежемесячному платежу. Отдельно считайте срок по неустойке и процентам (ст. 330, 395, 317.1 ГК). Правда, если компания не успела до истечения срока взыскать основной долг, то не вправе требовать дополнительные платежи (ст. 207 ГК). Исключение действует для договора займа. Если по договору должник должен вернуть заем раньше процентов, то сроки давности для основного долга и процентов исчисляются отдельно.

Если контрагент признал свою задолженность, срок давности прерывается и начинает течь заново. При этом есть максимальный срок — 10 лет с момента нарушения права кредитора (п. 2 ст. 196 ГК). Отодвинуть этот срок не получится, даже если на это согласны обе стороны.

Помимо акта сверки срок давности можно продлить, если покупатель:

• признал дебиторку письмом;
• попросил об отсрочке оплаты товаров;
• погасил часть долга;
• подписал дополнительное соглашение о продлении срока.

Если контрагент не подписывает акт сверки или не подтверждает долг иным способом, срок давности все равно можно прервать. Для этого нужно обратиться в суд, а затем взыскать долг через приставов. Правда, в этом случае списать долг по истечении срока давности уже не получится (письмо Минфина от 29.05.2013 № 03-03-06/1/19566). Если приставы не смогут взыскать деньги, расходы нужно учитывать на основании постановления о невозможности взыскать дебиторку (письмо Минфина от 11.09.2015 № 03-03-06/2/52390).

Срок давности не работает еще в одном случае. Если контрагент банкротится, а требования компании включены в реестр. Списать долг получится, только когда должника исключат из ЕГРЮЛ (письмо Минфина от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17813).

 4. Необходимо оформить приказ о списании безнадежной задолженности

Независимо от оснований, по которым сельхозорганизация списывает безнадежный долг, это нужно оформить приказом руководителя (письмо Минфина от 14.01.2015 № 07-01-06/188). Документ можно составить в свободной форме. В нем нужно сослаться на реквизиты первички и договоров, которые подтверждают долг.

Даже если долг не подтвержден полным комплектом документов, вы вправе списать его в учете. В налоговом учете ситуация иная. Без первички инспекторы снимут расходы, защититься не получится даже в суде (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 27.01.2021 № Ф01-15636/2020).

Если списываете долг не по истечении срока давности, сошлитесь в приказе на дополнительные документы. В случае ликвидации должника — это выписка из ЕГРЮЛ.

Списание безнадежной задолженности делается бухгалтерской записью:

Дт 91 – Кт 62 в сумме имеющейся задолженности.

Ну и последнее, при инвентаризации задолженности всю просроченную задолженность нужно также отразить бухгалтерскими записями, а для этого создается резерв по сомнительным долгам, который имеет большое значение при формировании годовой бухгалтерской отчетности. К примеру, аудиторы, как правило, дают оговорку в аудиторском заключении, если он не создан или создан неверно. Давайте рассмотрим подробнее. Поэтому переходим к шагу 5.

 5. Формирование резерва по сомнительным долгам.

Резервы по сомнительным долгам в бухгалтерском и налоговом учётах создаются в разных целях и по разным правилам. Рассказываем, зачем нужны такие резервы, как их формировать, корректировать, использовать и отражать в учёте сами резервы и разницы между их суммами по ПБУ 18/02.

Зачем нужны резервы по сомнительным долгам

Большинство компаний определяют доходы в бухучёте методом начисления. То есть они признают выручку в тот момент, когда отгружают товары или продукцию, либо оформляют акт об оказании услуг. Тот же метод применяют и в налоговом учёте большинства организаций, которые работают на общей системе налогообложения (ОСНО) и платят налог на прибыль.

Но покупатели и заказчики не всегда рассчитываются по своим долгам. Если не учитывать возможные невозвраты, то компания завысит выручку. Тогда пользователи бухгалтерской отчётности будут введены в заблуждение относительно реальных финансовых показателей бизнеса, а организация заплатит в бюджет лишний налог на прибыль. Избежать этого позволяют резервы по сомнительным долгам.

Что такое сомнительный долг в бухучёте

Компания обязана создавать в бухгалтерском учёте резервы по всем дебиторским задолженностям, которые считает сомнительными (п. 70 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверждённого приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Резерв нужно создать, если одновременно выполняются следующие условия:

1. Долг не погашен в установленный срок, либо компания оценивает вероятность просрочки, как высокую.
2. Задолженность не обеспечена залогом, поручительством или иными гарантиями.

Организация может сама установить порядок определения вероятности невозврата дебиторки. Например:

1. Формировать резерв в процентах от просроченной задолженности, исходя из длительности просрочки. Чтобы избежать разниц с налоговым учётом, компании на ОСНО часто используют критерии из п. 4 ст. 266 НК. Но здесь нужно иметь в виду, что в налоговом учёте резервы создают только по дебиторке покупателей и заказчиков, а в бухучёте – по любой сомнительной задолженности. Поэтому, даже при одинаковой методике формирования резерва налоговые разницы всё равно могут возникнуть.
2. Использовать статистические данные за предыдущие периоды, например, за два или три года. В этом случае компания берёт сложившийся средний процент безнадёжной дебиторки и умножает его на текущий долг.
3. Провести экспертную оценку каждого долга и создать резерв с учётом всей информации о контрагенте. Сомнительным для целей бухучёта можно признать и долг, по которому пока нет просрочки, но есть информация об ухудшении финансового положения должника, из-за чего высока вероятность неоплаты.

Резервы по сомнительным долгам нужно учитывать на счёте 63.

Сумму резерва относят на прочие расходы:

Дт 91.2 – Кт 63.

Если контрагент погасил задолженность, под которую был создан резерв, то сумму в этой части относят на прочие доходы:

Дт 63 – Кт 91.1

Такая же проводка будет, если компания решила уменьшить сумму резерва, например – улучшилось финансовое положение одного из должников.

При списании безнадёжной задолженности нужно использовать проводки со счетами по учёту расчётов, в зависимости от вида долга:

Дт 63 – Кт 62 (60, 76...).

Если на конец года остался неиспользованный резерв, то его нужно отнести на прочие доходы:

Дт 63 – Кт 91.1.

Что нужно написать про резервы по сомнительным долгам в бухгалтерской учётной политике

Организация должна самостоятельно установить и закрепить в учётной политике для целей бухучёта:

1. Критерии для признания долга сомнительным и порядок определения размера резерва. Здесь можно использовать один из вариантов, перечисленных выше, или разработать свой метод. Но в любом случае выбранный способ формирования резервов должен быть экономически обоснован и соответствовать принципам бухучёта, перечисленным в п. 6 ПБУ 1/2008.
2. Периодичность создания резерва. Формировать его нужно не реже, чем раз в год, перед составлением бухгалтерской отчётности. Но можно рассчитывать сумму резерва и чаще: раз в квартал или месяц, если компания составляет промежуточную отчётность или оперативные данные о сумме резервов нужны для управленческих целей.
3. Критерии, по которым задолженность признаётся нереальной для взыскания.

Включать в бухгалтерскую учётную политику само решение о формировании резерва по сомнительным долгам не нужно, так как эти резервы обязаны создавать все организации, которые ведут бухучёт.

Пример. ООО «Студеновское» формирует резервы по сомнительным долгам на основании экспертной оценки финансового положения должников. На 31.12.2020 организация создала резервы по задолженности трёх контрагентов, финансовое положение которых было признано неустойчивым:

1. ООО «Асбест» – в сумме 150 000 руб.
2. ООО «Сигма» – в сумме 114 000 руб.
3. ООО «Гамма» – в сумме 185 000 руб.

На 31.12.2021 в бухучёте ООО «Студеновское» была сделана проводка на общую сумму созданного резерва:

Дт 91.2 – Кт 63 (150 000 руб. + 114 000 руб. + 185 000 руб. = 449 000 руб.)

20.02.2021 ООО «Сигма» полностью погасило задолженность. Поэтому ООО «Студеновское» восстановило ранее созданный резерв:

Дт 63 – Кт 91.1 - 114 000 руб.

15.06.2021 истёк срок исковой давности по задолженности ООО «Асбест».

Поэтому ООО «Студеновское» списало этот долг за счёт резерва:

Дт 63 – Кт 62 150 000 руб.

31.12.2021 ООО «Студеновское» отнесло на прочие доходы неиспользованный за год остаток резерва:

Дт 63 – Кт 91.1 -  185 000 руб. (449 000 руб. – 114 000 руб. – 150 000 руб.)

Однако задолженность ООО «Гамма» осталась сомнительной. Поэтому организация в ту же дату вновь создала резерв по этому дебитору:

Дт 91.2 – Кт 63 - 185 000 руб.