Очень часто в последнее время работники сельхозорганизаций просят копии трудовой книжки и бухгалтерия не может им в этом отказать, но часто возникает вопрос – а как правильно-то сделать – закрыть, не закрыть, как с печатью … Попробуем разобраться.

Для чего нужна копия трудовой книжки?

Чаще всего копия нужна сотруднику, чтобы:

• получить кредит в банке;
• предъявить будущему работодателю при смене работы;
• оформить субсидии или льготы в органах социальной защиты;
• подтвердить стаж и проверить правильность расчетов по больничным;
• оформить инвалидность и т.д.

Срок и порядок выдачи копии трудовой книжки

В соответствии со ст. 62 ТК, работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки в течение трех рабочих дней со дня поступления от него заявления. Сотрудник передает в кадровый отдел письменный запрос, а предприятие предоставляет ему информацию в электронной или бумажной форме — желаемый вариант сотрудник указывает в заявлении. Копию трудовой нужно правильно заверить. 

Копию электронной трудовой книжки оформляют по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к приказу Минтруда от 10.11.2022 № 713н). При этом нужно учесть, что эта копия документа содержит информацию о деятельности только в этой организации — то есть предыдущие рабочие места в ней не отражают. 

Сотрудник может написать заявление о получении данных по форме СТД-Р в любое время, пока трудится в данной компании. Выписку из электронной трудовой книжки тоже выдают в течение трех рабочих дней. Если сотрудник увольняется, то СТД-Р нужно выдать в последний день работы.

Срок действия заверенной копии

Законы не указывают конкретные сроки, когда действует заверенная копия. Однако банки, Социальный фонд и другие организации могут устанавливать собственные требования. Чаще всего документ действует в течение 30 дней. Если человек подает документы для получения крупного кредита, могут потребовать копию не старше 3–14 дней.

Кроме того, если в трудовой книжке появилась новая запись, то более ранняя копия будет недействительной. Даже несмотря на то, что формально срок ее действия еще не закончился.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Граждане могут получить информацию о трудовой деятельности по формам СТД-СФР либо СТД-Р. СТД-СФР включает все места работы, а СТД-Р охватывает период трудовой деятельности в конкретной компании или у конкретного предпринимателя.

Как следует из названия, форму СТД-СФР выдает Социальный фонд России — ее можно запросить на портале Госуслуг.

Сведения по форме СТД-Р выдает работодатель. Информацию о работе он указывает в том же объеме, что и в форме СТД-СФР, но только в отношении деятельности человека на данном предприятии.

Бумажный вариант копии электронной трудовой книжки нужно заверить подписью руководителя организации или подписью ответственного лица. Копию в цифровом формате заверяют с помощью усиленной КЭП.

Требования к копии трудовой книжки устанавливает национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, который утвердил приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018.

В соответствии с этим документом нужно заверить трудовую книжку — ниже приводим образец, как это сделать с учетом некоторых моментов:

• Заверяйте каждую страницу книжки.
• Если оригинал трудовой находится в сейфе, то в записи о месте хранения можно указать отдел и инвентарный номер сейфа. Если подлинник хранится в деле, то следует добавить номер дела и год.

Заверительную надпись при выдаче копии трудовой книжки можно оформить вручную или использовать штамп.

Штраф за невыдачу копии трудовой книжки

Работодатель, который отказывается выдавать копию трудовой книжки или не соблюдает трехдневный срок ее предоставления, нарушает трудовое законодательство. Значит, ему грозят штрафы по ст. 5.27 КоАП. 

Если компания или ИП нарушает ТК РФ в первый раз, то штрафы составят:

• для предпринимателя — 1000–5000 рублей;
• юридического лица — штраф 30–50 тысяч рублей;
• должностное лицо может получить предупреждение или штраф 1000–5000 рублей.

При повторном нарушении штрафы будут выше:

• для предпринимателя — 10-20 тысяч рублей;
• для компании — 50-70 тысяч рублей;
• ответственное лицо могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет или выписать штраф 10-20 тысяч рублей.

Место хранения подлинника

Оригиналы трудовых книжек и вкладышей хранит работодатель, он же несет полную ответственность за их сохранность. Согласно приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н, работодатель должен вести учет и письменно фиксировать прием и выдачу книжек, вкладышей и дубликатов.

При этом он вправе самостоятельно разработать регистр для учета документов — журнал регистрации или книгу учета. 

В случае ведения электронной трудовой книжки данные о работе хранятся в Социальном фонде в цифровом виде.

Таким образом, работодатель по письменному заявлению сотрудника обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если документ ведется в электронном варианте, то работнику выдают сведения по форме СТД-Р.