Изменился порядок предоставления дополнительных выходных дней родителям детей с ограниченными возможностями (с инвалидностью). С 1 сентября работники могут накапливать дни и использовать сразу 24 выходных подряд. А бухгалтерии придется разработать две справки, чтобы предоставлять эти дни.

Предоставлять выходные дни теперь можно частями или сразу за несколько месяцев

С 1 сентября родитель ребенка с инвалидностью вправе использовать сразу 24 дополнительных выходных дня за год, а остальные 24 выходных брать в оставшиеся месяцы по 4 дня. Также работники вправе брать выходные, как раньше, — по четыре дня каждый месяц (п. 2 и 3 Правил, утв. постановлением Правительства от 06.05.2023 № 714). Общее количество дополнительных дней не поменялось — 4 дня в месяц или 48 дней за год. Но работники получили право копить дни и использовать выходные сразу за несколько месяцев, но только один раз в год и не больше 24 дней за раз.

Как копить выходные. 24 дополнительных выходных дня — это максимум, который родитель ребенка-инвалида вправе использовать подряд в течение календарного года. Оставшиеся 24 дня придется дробить. Предоставляйте выходные в пределах общего количества неиспользованных дней в этом календарном году. Если сотрудник в начале года уже использовал, например, 32 дня суммарно за восемь месяцев, то до конца года он вправе взять однократно еще 16 дней (48 − 32). Накопленные дни на другой календарный год не переносятся (п. 15 Правил, утв. постановлением Правительства № 714). Новые правила применяются с 1 сентября, поэтому в 2023 году накопить удастся только 16 дней (4 дн. * 4 мес.). А сразу 16 дней получится взять только в декабре.

Учтите, работник может однократно использовать только накопившиеся дополнительные выходные дни. Брать их авансом нельзя. Если вы предоставите дни авансом и оплатите их по среднему заработку, то СФР откажется возмещать расходы на их оплату. Взыскать эти средства с работника можно будет только в судебном порядке (ст. 137 ТК).

Как использовать дни помесячно. Работник вправе по-прежнему брать дополнительные выходные ежемесячно не более четырех дней. Он может взять сразу четыре дня или частями в течение месяца. Также сотрудник вправе разделить четыре выходных дня со вторым родителем. Кстати, совместное проживание родителя и ребенка-инвалида для ухода не обязательно (письмо СФР от 22.06.2023 № 19-02/69809л). Кроме того, работник вправе комбинировать два способа: один раз накопить дни, а оставшиеся использовать помесячно. Покажем на примере.

Пример. Как предоставлять дополнительные выходные дни в 2023 году

У Никоновой А.И. есть ребенок-инвалид. В 2023 году сотрудница планирует использовать выходные дни так: в сентябре — 3 дня, в ноябре — 2 дня. А в декабре Никонова сможет использовать оставшиеся дни и взять сразу 11 допвыходных: 1 день за сентябрь, 2 дня за ноябрь и по 4 дня за октябрь и декабрь, при условии, что другой родитель этими днями не воспользовался.

Необходимо потребовать от работников дополнительные справки

Предоставляйте дополнительные выходные дни по заявлению от работников. Чтобы заявление не оказалось неожиданностью, срок подачи такого заявления пропишите в правилах внутреннего трудового распорядка компании. Минтруд разработал новую форму заявления, которая действует с 1 сентября (приказ от 19.06.2023 № 516н). В новом заявлении сотрудники должны ставить отметку о том, что просят: ежемесячный отдых до четырех дней либо сэкономленные выходные с начала года. До 1 сентября можно брать заявление от работника по прежней форме (приказ Минтруда от 19.12.2014 № 1055н). К заявлению сотрудник должен приложить документы, если ранее их не представлял:

• справку об инвалидности ребенка;
• документы, которые подтверждают место жительства, пребывания или фактического проживания ребенка-инвалида;
• копии свидетельства о рождении или об усыновлении ребенка либо документ, который подтвердит опеку над ребенком-инвалидом.

  Каждый раз, когда сотрудник берет дополнительные выходные, требуйте от работника приложить к заявлению оригинал справки с места работы второго родителя ребенка-инвалида о том, что второй родитель не использует в текущем месяце или в календарном году дополнительные выходные, взял их частично либо заявление от него не поступало (подп. «г» п. 4 Правил, утв. постановлением Правительства № 714). Такую же справку выдавайте сами по запросу работника, если выходные берет не он сам, а второй родитель.

  В случае, когда сотрудник хочет взять больше четырех выходных дней, а родители ребенка-инвалида меняли работу после 1 сентября, потребуются новые справки с предыдущего места работы сотрудника и второго родителя о том, что на дату увольнения он в 2023 году не использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни или использовал их частично. Если второй родитель частично использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни, в справке должно быть общее количество и даты дополнительных оплачиваемых выходных дней в 2023 году.

  Справки от другого родителя не требуйте, если он не является наемным работником, но при этом не может ухаживать за ребенком-инвалидом или уклоняется от его воспитания. Но вместо справки с работы ваш сотрудник должен принести другие подтверждающие документы. Например, вместо справки с работы второго родителя ваш сотрудник вправе представить один из следующих документов:

• трудовую книжку мужа или жены, в которой последняя запись — об увольнении;
• справку СТД-СФР;
• справку из службы занятости о регистрации лица в качестве безработного;
• выписку из ЕГРИП о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;
• выписку из реестра нотариусов;
• удостоверение адвоката;
• свидетельство о смерти другого родителя.

  Оформите дополнительные выходные дни по уходу

  На основании заявления издайте приказ о предоставлении работнику дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом (п. 16 Правил, утв. постановлением Правительства № 714). Приказ составьте в произвольной форме, укажите данные работника и даты дополнительных выходных дней. С приказом ознакомьте работника под подпись.

  Дополнительные выходные дни оплатите по среднему заработку (п. 17 Правил, утв. постановлением Правительства № 714). Конкретные сроки оплаты дополнительных выходных Трудовой кодекс не уточняет. Поэтому оплачивайте выходные дни в ближайший день выплаты зарплаты. 

  Расходы на оплату дополнительных выходных дней вы возместите в СФР (постановление Правительства от 09.08.2021 № 1320). Для этого подайте в СФР заявление и приложите копию приказа (приказ ФСС от 13.05.2022 № 185). Имейте в виду, что предоставлять оплачиваемые выходные нужно только в те дни, которые являются для сотрудника рабочими. Сотрудники могут хитрить и, чтобы получить фактически двойную оплату, попросить «отгулы» на время отпуска или обычных выходных по графику. Но предоставлять дополнительные выходные на нерабочие дни рискованно, СФР отказывает в компенсации.