При отсутствии документов, подтверждающих расходы по найму помещения во время командировки, доход определяется после утверждения авансового отчета работника, а НДФЛ удерживается на ближайшую дату перечисления денег.

  МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 14 января 2013 года № 03-04-06/4-5

При направлении работника в командировку ему выдаются денежные средства под отчет как для целей компенсации его расходов, связанных с командировкой, таких как проезд, проживание, питание и т.п., так и для осуществления расходов от имени и (или) по поручению организации, например, для приобретения товаров у организаций и индивидуальных предпринимателей за наличный расчет.

Вышеуказанные денежные средства могут быть использованы не в полном объеме (в том числе по причине отмены или сокращения срока командировки) и в этом случае оставшаяся их часть должна быть возвращена работником, так и наоборот, работник может с разрешения руководства организации находиться в командировке более установленного в приказе на командирование срока или израсходовать для нужд организации больше денежных средств, чем это было предусмотрено при его направлении в командировку.

С учетом вышеизложенного денежные средства, выданные работнику под отчет при направлении в командировку, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды и, соответственно, дохода до возвращения работника из командировки и утверждения руководителем организации представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени нахождения в командировке и имеющихся оправдательных документов.

Таким образом, при направлении работника в командировку определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений пункта 3 статьи 217 НК РФ, производится организацией - налоговым агентом после утверждения авансового отчета работника, а исчисление и удержание сумм налога производится в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ на ближайшую дату выплаты работнику дохода в денежной форме.