С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Порядок утверждения форм первичных документов

Организации имеют право самостоятельно разработать и утвердить формы первичных учетных документов, применяемых ими в хозяйственной деятельности. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Наряду с самостоятельно разработанными формами первичных документов организации могут продолжать применять первичные учетные документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Утверждение самостоятельно разработанных форм документов должно осуществляться в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н). Обязательным остается только требование о необходимости отдельных реквизитов (Письмо Минфина России от 17.10.2019 № 07-01-10/79855). Если в течение года (не обязательно в момент утверждения учетной политики) будет принято решение о необходимости применения каких-либо первичных документов, ранее не имевших места в документообороте, это можно будет сделать путем внесения дополнений в действующую учетную политику (п. 10 ПБУ 1/2008).

Обязательные формы первичных документов

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Если законодательство Российской Федерации установило для оформления конкретных операций обязательные формы документов, то должны применяться такие формы документов (Письмо Минфина России от 16.11.2018 № 03-03-06/1/82673).

Примерами таких форм являются:

• кассовые документы, предусмотренные Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные и платежные ведомости и др.). Кассовые документы обязательны к применению всеми лицами, осуществляющими кассовые операции (п. 1 Указания Банка России № 3210-У);
• транспортная накладная, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200, которая подтверждает заключение договора перевозки, если стороны в договоре не согласовали иную форму (п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ № 2200). При этом Минтранс России со ссылкой на ФНС России отметил, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов, из чего, по нашему мнению, возможно сделать вывод, что данная форма не является обязательной для подтверждения транспортных расходов для целей налога на прибыль (Письмо Минтранса России от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС).