Вопрос: Организация выдала сотруднику займ, сотрудник ушел на СВО и пропал без вести. Каждый месяц начисляется в программе НДФЛ с материальный выгоды. Что делать с НДФЛ? он попадет в отчет как неоплаченный.

Ответ: Добрый день ответим с позиции законодательства.С позиции работодателя (налогового агента) в ситуации, когда сотрудник — участник СВО пропал без вести, трудовой договор приостановлен (ст. 351.7 ТК РФ), выплат в его пользу не производится, а по займу продолжает ежемесячно возникать материальная выгода от экономии на процентах (п. 1 ст. 212 НК РФ).

1. Обязанность исчисления НДФЛ сохраняется

Работодатель признаётся налоговым агентом по доходу в виде материальной выгоды от экономии на процентах по займу, выданному в связи с трудовыми отношениями (пп. 1 п. 1 ст. 212, п. 1 ст. 226 НК РФ). Наличие или отсутствие действующих трудовых отношений на момент возникновения дохода значения не имеет — важен факт их наличия на дату выдачи займа (письма Минфина России от 30.05.2024 № 03-04-06/50073, от 25.02.2025 № 03-04-06/17699 и аналогичная практика по займам после увольнения). Материальная выгода определяется ежемесячно на последнее число месяца (п. 2 ст. 212, п. 7 ст. 226 НК РФ). НДФЛ исчисляется по ставке 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ), если займ не подпадает под освобождение (например, целевой на жильё с правом на вычет по ст. 220 НК РФ).

2. Удержание и перечисление НДФЛ

Удержание НДФЛ производится из любых денежных выплат физическому лицу (п. 4 ст. 226 НК РФ). В вашей ситуации выплат нет → удержать налог невозможно. Это не является нарушением со стороны налогового агента, если он выполнил все обязанности по исчислению и отражению дохода.

3. Отражение в отчётности (6-НДФЛ)

Сумма дохода в виде материальной выгоды отражается в разделе 2 расчёта 6-НДФЛ (строки 020, 021 и т.д.) — как начисленный доход.

Исчисленный НДФЛ показывается в строках 160–190 (начисленный налог).

Удержанный налог = 0 (строки по удержанию остаются нулевыми).

Неудержанный налог отражается в разделе 4.

По итогам года (не позднее 1 марта следующего года) работодатель обязан сообщить налогоплательщику и налоговому органу о невозможности удержания НДФЛ и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Физическое лицо обязано самостоятельно задекларировать доход и уплатить налог (форма 3-НДФЛ), но эта обязанность уже не связана с работодателем.

4. Возможные исключения и льготы (на 2026 год)

Если займ целевой на приобретение жилья и сотрудник имеет право на имущественный вычет (ст. 220 НК РФ) — материальная выгода может освобождаться от НДФЛ (п. 1 ст. 212 НК РФ в редакции 2024–2025 гг.).

При признании сотрудника погибшим (справка Минобороны или решение суда) или инвалидом I группы в связи с СВО — возможны льготы по списанию долга без НДФЛ (п. 46 ст. 217 НК РФ и аналогичные нормы поддержки участников СВО).

Кредитные каникулы по Федеральному закону от 07.10.2022 № 377-ФЗ (с продлениями) могут быть оформлены только по инициативе заёмщика или членов его семьи — работодатель не вправе самостоятельно подавать заявление в качестве кредитора (кроме случаев, когда займ оформлен как банковский кредит).

Рекомендуемый порядок действий работодателя

Продолжать ежемесячно исчислять материальную выгоду и НДФЛ в бухгалтерской программе.

Отражать исчисленный, но не удержанный налог в 6-НДФЛ (как неудержанный).

После окончания календарного года (до 1 марта) сформировать и направить:

уведомление в ИФНС о невозможности удержания НДФЛ;

выслать сообщение физическому лицу (по последнему известному адресу или через членов семьи, если связь есть), даже в случае, что он является без вести пропавшим.

При поступлении любых выплат в будущем — произвести удержание накопленного НДФЛ в первоочередном порядке (с ограничением 50% от выплаты — п. 4 ст. 226 НК РФ).

В случае официального признания смерти/гибели — рассмотреть списание долга с применением льготы по ст. 217 НК РФ (при наличии оснований).

Работодатель в данной ситуации не несёт ответственности за неуплату НДФЛ физическим лицом и не обязан оплачивать налог за счёт собственных средств. Штрафные санкции за неудержание НДФЛ отсутствуют, если агент своевременно исчислил налог и отразил его в отчётности, и отчитался о невозможности его удержания (ст. 123 НК РФ применяется только при наличии возможности удержания).