В преддверие наступающих праздников учащаются вопросы к нашим аудиторам и консультантам по теме оформления новогодних подарков в бухгалтерском и налоговом учете, документальное оформление. Некоторые организации давно не производили дарений и применяют почти что впервые, некоторые ежегодно уже привыкли отражать подарки и выработали для себя уже определённый шаблон. Позиция Минфина по данной теме не меняется уже очень давно, но в любом случае давайте обсудим эту актуальную сейчас тему.

Все организации: от небольших до холдингов разрабатывают систему поощрения, нередко проводят активную социальную политику: материально помогают сотрудникам, дарят подарки к праздникам, дням рождения, в том числе и к новому году, проводят праздничные поздравительные мероприятия.

То же самое происходит в малом и среднем бизнесе, только с разницей в масштабе и подходе. Принципы же учета одинаковы везде. Если грамотно его организовать, уменьшится налогооблагаемая база или хотя бы удастся избежать последующих проблем при проверке.

К разовым выплатам в частности относятся:

Премии — любые, в т.ч. не относящиеся к работе.

Материальная помощь — к событию по заявлению в связи со сложной жизненной ситуацией и другая.

Подарки — вещные (даже такие, как автомобиль и недвижимость), денежные и прочие.

Процесс отражения разовых поощрительных выплат рекомендуется расписать в учетной политике отдельным разделом.

Налог на прибыль (ЕСХН) и страховые взносы с поощрений и подарков

Обратите внимание! Премии из целевых средств, за счет профсоюзов, вознаграждения работникам и руководителям за пределами упомянутых в заключенных трудовых договорах, коллективных договорах и соглашениях, не попадут в расходы по налогам с прибыли. Основание — п. 21 и 22 статьи 270 НК.

Также разовые выплаты к праздникам и другие, «нерабочие» платежи в пользу сотрудников нельзя учесть в расходах.

Некоторые компании прибегают к хитростям: переформулируют в приказах и положениях, чтобы все-таки включить в затраты. Например, премии ко дню рождения соотнести со стажем работы в организации и создать градацию – чем дольше период работы, тем больше поощрение. Правда остается вероятность, что подход не устроит налоговиков, и за решением придется обращаться в суд. Положительная для работодателя судебная практика есть. Но в этом случае и такие выплаты (в качестве связанных с системой оплаты труда) придется облагать страховыми взносами.

Рассчитанные взносы независимо от сути самих выплат полностью войдут в затраты — пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Матпомощь, невзирая на размер и цель, однозначно не войдет в состав расходов по налогам с прибыли (ЕСХН, УСН, налог на прибыль) (п. 23 ст. 270 НК). Без начисления взносов в любом случае можно обойтись, если выдать помощь или выдать подарок, или иную разовую выплату (поощрение) до 4000 рублей в год своим работникам в других ситуациях. Ссылки — пп. 3 и 11 п. 1 с. 422 НК.

Но если подарок больше 4 000 руб., то необходимо принять решение будет ли подарок (поощрение) в Вашем учете частью системы оплаты труда, если же нет и есть договор дарения, подтверждающий то, что подарок сделан минуя коллективный договор и трудовой договор, то имеется судебная практика, что такой подарок, осуществлённый по договору дарения, не будет облагаться страховыми взносами полностью, но будьте очень внимательны - могут возникнуть споры и пристальное внимание проверяющих.

Независимо от формы любые подарки требуют оформления договора дарения, если стоимость дара больше 3 тысяч рублей (п. 2 ст. 574 ГК), но для документального подтверждения сделки рекомендуется составлять его всегда, даже когда сумма меньше.

Выдачу подарков следует сопроводить соответствующей ведомостью, форма которой является произвольной и разрабатывается самостоятельно – закрепляется как образец к учетной политике.

Напомним, что любая форма, в том числе ведомость на выдачу детских подарков, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №?402ФЗ «О бухгалтерском учете».):

- наименование документа;

- дату его составления;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Трудовой кодекс устанавливает, что одним из вариантов награждения может быть ценный подарок (ст. 191). Установив такой вид поощрения в компании и обозначив его как часть ФОТ, вы должны будете начислять на него страховые взносы.

Когда в соответствии с договором ГПХ осуществляется переход права собственности (допустим, компания дарит автомобиль, квартиру), взносы начисляться не будут (п. 4 ст. 420 НК).

НДС с подарков, в том числе подарков к новому году

Операция дарения облагается НДС (пп. 1 п. 1 статьи 146 НК). Исключение – дарение денег (подпункт 3 п.1 ст. 39 НК). Плательщиками будут компании, которые работают на ОСНО и ЕСХН с НДС.

Другого мнения относительно НДС придерживаются некоторые налогоплательщики и даже судьи. По альтернативному варианту можно учесть подарки, которые прописаны во внутренних документах компании как часть Фонда оплаты труда, и не рассчитывать НДС. На практике безопаснее, конечно, не спорить с проверяющими органами, особенно если речь о редких и небольших презентах.

Грань между награждением за трудовые достижения и желанием порадовать работников «просто так» тонка, так что придется обороняться и железно обосновывать собственную точку зрения (разумеется, документально). Проверяющих особенно интересуют необлагаемые выплаты, они особенно внимательны к ним при выездной проверке и бывает при камеральных.

Все-таки, лучше намерения работодателя одаривать своих сотрудников не следует закреплять коллективным и трудовыми договорами, положением о заработной плате и премировании, т. к. такие подарки не связаны с исполнением трудовых обязанностей.

 

Разбираемся с удержанием и расчетом НДФЛ

Премии придется облагать налогом полностью, для них нет исключений.

Перечислим некоторые исключения из облагаемой базы, список неполный, другие можно посмотреть в статье 217 НК РФ, в скобках указаны ссылки на пункты именно из нее.

- Выплаченная работающему или бывшему сотруднику (если его увольнение связано с выходом на пенсию) материальная помощь – в сумме до 4000 в год (п. 28).

- Любая помощь ветеранам и инвалидам ВОВ; бывшим узникам (подробный список в п. 33), до 10000 рублей в течение года.

- Любые другие подарки от организаций и ИП, полученные налогоплательщиком за год в общей сумме, не превышающей 4000 рублей (п. 28).

Вы можете одарить ребенка и другого родственника работника, а не только его самого. Для каждого человека будет действовать предел в 4000 в год. Главное, оформлять договор дарения на соответствующее лицо.

Кто заплатит НДФЛ?

НДФЛ удерживаем из дохода сотрудника (мы являемся налоговым агентом). Если выдаем деньги, то непосредственно из них. Если вознаграждение в натуральной форме — оплата СПА, бассейна, каких-то товаров, то из других доходов.

Представим себе щедрого работодателя и сотрудника-счастливчика, получившего в дар что-то ценное: квартиру, автомобиль, дорогое ювелирное украшение. Стоимость таких вещей высока, значит, и налог получится немаленьким.

Несмотря на безвозмездную основу договора дарения, не забудьте указать стоимость дара, иначе невозможно определить доход. Если размер доходов сотрудника не позволит удержать НДФЛ до конца года, то налоговый агент не обязан выполнять свои обязанности до бесконечности. Необходимо просто сообщить в ИФНС справкой 2-НДФЛ (признак «2») до 1 марта следующего года, что имеется остаток невзысканного налога, она вышлет налогоплательщику уведомление о размере долга и сроках уплаты.

Разъясните сотруднику нюансы налогообложения, чтобы избежать разногласий в будущем.

Сроки перечисления НДФЛ зависят от того, в какой форме сделана выплата.

- выдаем деньги – удерживаем непосредственно из дохода, перечисляем не позднее следующего дня;

- дарим вещь, сертификат, оплачиваем что-то — НДФЛ в бюджет переводим не позднее дня, следующего за днем фактического удержания налога.

Проводки по бухгалтерскому учету

В разных случаях методы учета похожи, но имеются особенности по видам выплат и других поощрений. Дарим подарки, выдаем материальную помощь или премию, не связанные с работой, используя нижеуказанные проводки.

Заранее обращаем внимание, что НДФЛ и страховые взносы и операции в бухгалтерском учете по ним отражаются только на суммы, превышающие 4000 руб.!

Вариант 1. Товары, приобретенные у поставщика с НДС. Организация — плательщик НДС:

Дт 10 - Кт 60 – поступили покупки.

Дт 19 - Кт 60 – учтен входящий НДС.

Дт 60 - Кт 51 (71) – оплатили покупку поставщику с р/с (или через подотчетное лицо).

Дт 68-2 – НДС - Кт 19 – принят НДС к вычету.

Дт 73 (76) - Кт 10 – выдача поощрения сотрудникам (другим физическим лицам).

Дт 91-2 - Кт 73 (76) – стоимость закупленных вещей списана в прочие расходы. Иногда верхние две операции объединяют Дт 91-2 - Кт 10, но это не корректно.

Дт 91-2 - Кт 68-2 НДС – начислен НДС.

Дт 99 - Кт 68-4 НП – отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО) по налогу на прибыль (ПБУ 18/02), рассчитывается по формуле (сумма поощрения в виде вещи + НДС) * 20 % (однако ПБУ 18/02 не применяется теми, кто не уплачивает налог на прибыль (к примеру, организациями на УСН, ЕСХН) и по желанию применяется компаниями, ведущими упрощенный учет (например, субъектами малого предпринимательства)).

Дт 73 - Кт 68-1 – начислен НДФЛ.

Дт 70 - Кт 73 – удержан НДФЛ из заработной платы.

Дт 91-2 - Кт 69 – начислены взносы.

Аналогичные проводки делаются, когда организация «расплачивается» товарами, которыми обычно сама торгует (счет 10 заменит другой — 41 «Товары») или передает собственную продукцию (вместо 10 «Материалы» счет 43 «Готовая продукция» и нет первых 4-х проводок).

Вариант 2. Сертификаты, билеты, подарочные карты и другие денежные документы, по которым в дальнейшем оказываются услуги или приобретаются товары:

Здесь все в точности так же, как в Варианте 1, только счет 10 меняется на 50.3 «Денежные документы».

Вариант 3. Деньги:

Дт 73 (76) - Кт 50 (51) – выданы денежные средства из кассы или перечислены через банк.

Дт 91.2 - Кт 73 (76) – списание суммы в прочие расходы.

Дт 99 - Кт 68 отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО) по налогу на прибыль (ПБУ 18/02), рассчитывается по формуле (сумма поощрения в виде денег*20%). В ЕСХН и УСН такой операции не будет.

Дт 73 - Кт 68 – НДФЛ.

Дт 91.2 - Кт 69 – начислены страховые взносы.

 

Вариант 4. Натуральная форма поощрения. Оплачиваем в пользу работника услуги или товары:

Дт 73 - Кт 76 – отражена задолженность сотрудника перед кредитором.

Дт 76 - Кт 51 (50, 71) – услуги, работы или товары оплачены работодателем.

Дт 91-2 - Кт 73 – списывается оплата.

Дт 99 - Кт 68 НП – ПНО (только для плательщиков налога на прибыль).

Дт 73 - Кт 68 – НДФЛ.

Дт 91-2 - Кт 69 – взносы.

Дт 70 - Кт 73 – из заработной платы удержан НДФЛ.

 

Подарки сотрудникам в 1С: ЗУП 8 (ред. 3)

В программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 есть все необходимые механизмы для регистрации подарков сотрудникам, однако требуется их подключение и настройка.

Если в организации практикуется дарение подарков, то при настройке программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 соответствующая возможность подключается флажком -  «Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия» (меню Настройка — Расчет зарплаты).

Для регистрации подарка на закладке «Зарплата» следует создать новый документ «Приз, подарок» и установить флажок – «Подарок».

Если подарок передан работнику по договору дарения, то он не стал объектом обложения страховыми взносами.

В программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для регистрации необходимости удержания страховых взносов следует в документе «Приз, подарок» (меню Расчет зарплаты — Призы, подарки) установить флаг «Подарок (приз)» предусмотрен коллективным договором либо если имеется договор дарения, то такой флажок устанавливать не нужно. Страховые взносы со стоимости подарков будут исчислены при очередном начислении зарплаты в документе «Начисление зарплаты и взносов», даже при отсутствии каких-либо начислений у этого сотрудника.

Если в организации практикуется дарение денежных средств, то в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 следует выполнить предварительную настройку.

В меню Настройка — Начисления — кнопка «Создать» следует создать новое Начисление.

На закладке Основное следует:

- в поле Наименование ввести название начисления, например «Подарок деньгами»;

- в поле Назначение начисления указать «Прочие начисления и выплаты»;

- в поле Начисление выбрать «По отдельному документу»;

- вид документа установить «Разовое начисление».

Сумма, освобождаемая от налогообложения (не более 4 000 руб. за налоговый период), отражается как вычет с кодом «501» и в программе применяется к доходу с кодом «2720» по умолчанию. В поле «Категория дохода» необходимо выбрать «Прочие доходы».

В организации практикуется оформление договоров дарения для подарков на любую сумму, а не только для тех, стоимость которых превышает 3 000 руб. Для страховых взносов в поле «Вид дохода» необходимо выбрать Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами. Настройка Начисления выполняется однократно. Для отражения денежного подарка в программе следует в меню Зарплата создать документ Разовые начисления. В качестве Начисления в документе выбирается настроенный вид начисления «Подарок деньгами». Для выбранного сотрудника в поле «Результат» указывается величина денежного подарка. НДФЛ исчисляется с учетом вычета 4 000 руб. и всех подарков (доходов с кодом «2720») в натуральном и денежном выражении, зарегистрированных для сотрудника в текущем налоговом периоде (в текущем году).

С наступающими праздниками Вас, подарки подарками, но желаю всем укрепления здоровья, всегда иметь в распоряжении на это силу воли и время, укрепляйте иммунитет! С нашей точки зрения в части налогообложения подарков лучшим вариантом будут все-таки деньги, поскольку в этом случае с гарантированной уверенностью не будет возникать по крайней мере НДС. Можно написать открытку с или пожелание на доске объявлений, о том, что подарок лучше потратить на оздоровительные процедуры, что самое ценное в любое время.