Для бухгалтеров, финансовых директоров и владельцев бизнеса в АПК актуально: расхождения между данными 6-НДФЛ и РСВ стали одной из самых частых причин запросов от налоговых инспекций.

В 2025 году ситуация требует внимательности и оперативного реагирования, чтобы избежать штрафов.

Если в вашем расчете 6-НДФЛ исчисленный налог больше удержанного, или зарплаты кажутся ниже среднеотраслевых, инспекция ИФНС вправе потребовать пояснения. Но важно понимать: требование не означает автоматически наличие ошибки.

Как правильно ответить на требование налоговиков

1. Срок ответа: 5 рабочих дней с даты получения требования. Отсрочки нет. Нарушение срока грозит штрафом 5 000 руб., повторное нарушение — 20 000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).
2. Форма: пояснения составляются в произвольном виде с соблюдением правил деловой переписки и направляются в инспекцию на бумаге или в электронном виде.
3. Содержание: обязательно укажите объективные причины расхождений, подтвердите их документально, если это возможно.

Расхождения между 6-НДФЛ и РСВ

Часто налоговики требуют пояснить различия между базами расчета НДФЛ и взносов. Здесь стоит помнить:

• Дата начисления для РСВ — день начисления дохода.
• Дата получения дохода для 6-НДФЛ — день выплаты.

Разные подходы приводят к естественным расхождениям. ФНС официально отменила контрольное соотношение КС 3.1, поэтому инспекторы не могут его применять, за исключением случаев явного подозрения на ошибки.

Если ошибок нет, можно:

• Сослаться на разъяснения налоговой, обосновав отказ давать пояснения.
• Или предоставить объяснение с деталями расхождений.

Примеры пояснений по типовым ситуациям

1. Низкие зарплаты:

• Объясните, что зарплата ниже среднеотраслевой по объективным причинам: совместительство, неполный рабочий день, снижение объемов реализации, невыполнение условий премирования.
• Укажите, что выплаты не ниже МРОТ.
• Можно объединить пояснения по нескольким сотрудникам в одном письме.

2. Не представили 6-НДФЛ:

• Если организация не является налоговым агентом (п. 1 ст. 226, абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ), поясните, что в отчетном периоде доходы физлицам не начислялись и не выплачивались.

3. Удержанный налог меньше начисленного:

• Причины: доходы в натуральной форме, суточные, материальные выгоды, дивиденды, изменение ставок НДФЛ, применение вычетов или льгот.
• Рекомендуется приложить копии документов: приказ о выдаче подарков, решение о дивидендах, расчет НДФЛ с корректной суммой дохода.

4. Удержанный налог больше начисленного:

• Может возникать при выплатах в одном году, а удержании налога в следующем. Например, доход в натуральной форме или суточные.

5. Расхождения с банковскими счетами:

• Причина может быть выплата зарплаты из наличной выручки.
• Подтверждается платежной ведомостью по зарплате.

Образцы пояснений: как оформить

Совет коллегам: даже если инспекция запрашивает пояснения по расхождениям, спокойно фиксируйте причины и подтверждайте документами. Это защитит вас от штрафов и позволит сохранить прозрачность отчетности.

Коллеги, будьте внимательны к срокам и документам, проверяйте расчеты заранее и пользуйтесь современными инструментами автоматизации. Это сэкономит время и снизит риски ошибок.