С 1 апреля 2016 г. все плательщики страховых взносов представляют ежемесячную отчетность в ПФР по форме СЗВ-М. Несмотря на то, что форма носит чисто информационный характер и суммы страховых взносов в ней не указываются, ее подача для многих организаций обернулась штрафом. О том, как избежать санкций ПФР при сдаче данного отчета и какие действия предпринимать, если все-таки требование об уплате штрафа направлено Вашей организации - читайте в статье.

Учитывая нормы действующего законодательства – ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 01.05.2016) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», за непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

Ошибки в СЗВ-М перечислены в приложении 1 к Распоряжению Правления ПФР от 25.02.2016 № 70р. Каждому недочету при сдаче отчета программа присваивает баллы от 10 до 50. Порядок исправления ошибок зависит от того, пропустил фонд сведения с неточностями или нет.

Опираясь на практику организаций и результаты отчетной кампании, можно выделить ряд распространенных ошибок при составлении формы СЗВ-М:

1. Некорректный формат отчета (не XML), некорректная электронная подпись (просроченная), неверные реквизиты страхователя (регистрационный номер в ПФР, КПП, ИНН). В данной ситуации программа проверки ПФР присваивает 50 баллов, при это необходимо СЗВ-М сдать заново с типом «исхд».

2. ИНН и СНИЛС начинаются с пробелов, два пробела подряд в ИНН и СНИЛС, одни нули в ИНН, два дефиса в Ф.И.О., точка в фамилии, в двойной фамилии стоит пробел рядом с дефисом, дефис стоит в конце фамилии, имени или отчества. Такие недочеты оцениваются в 30-40 баллов. Если фонд принял отчет, то необходимо сдать СЗВ-М с типом «исхд»; если фонд не принял отчет на кого-то из сотрудников – нужно сдать СЗВ-М с типом «доп».

3. При несоответствии Ф.И.О. и СНИЛС работников программа присваивает 20-30

баллов. В этом случае необходимо сдать СЗВ-М с типом «доп» на работников, в сведениях по которым выявлены ошибки.

4. Также встречаются: пустое поле с ИНН, нет отчества в графе Ф.И.О., в Ф.И.О. использована буква ё, в Ф.И.О. символы – апостроф «'», открывающие и закрывающие скобки, дефис; Ф.И.О. заполнено латинскими буквами, смешаны русские и латинские буквы, в имени или отчестве стоит точка. При данных недочетах присваивается 10-20 баллов, и СЗВ-М можно не исправлять, если в отчете нет ошибок.

Необходимо помнить, что уведомление о приеме – это еще не итог проверки СЗВ-М. После фонд вышлет организации протокол проверки. Если он будет положительным - отчетность сдана. Все ошибки в СЗВ-М желательно выявлять и исправлять до сдачи отчета. Можно проверить СЗВ-М, например, с помощью бесплатной программы CheckPFR на сайте pfr.ru.

Если фонд уже обнаружил ошибки, исправить отчет безопаснее не позднее 10-числа месяца, следующего за отчетным, иначе пенсионный фонд оштрафует предприятие за неполные или недостоверные сведения.

Опытные бухгалтеры на собственном опыте убедились в том, насколько опасно и материально невыгодно затягивать со сдачей отчетности в государственные страховые фонды, и ПФР не является исключением. Также дорого обходятся невнимательность при заполнении отчета. Ниже в качестве примера приводим результаты проверки одного из наших клиентов. Единичная уплата наказания вроде бы невелика, но если это входит в систему, суммы набегают основательные. Одной из организаций был выслан акт:

Следует отметить, что закон № 27-ФЗ не предусматривает возможность освобождения страхователя от ответственности в случае, если он сам обнаружит ошибку в представленных сведениях. Соответственно, подача дополняющей формы СЗВ-М сама по себе свидетельствует о том, что первоначальный отчет содержит недостоверные сведения.

В результате ряд плательщиков, которые сдали отменяющие формы СЗВ-М, столкнулись со штрафами за недостоверные сведения.

В некоторых регионах фонд выписывает штрафы организациям, которые уточняли расчет после крайнего срока сдачи. Фонд штрафует за недостоверные сведения на 500 рублей с человека (ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Такая практика сложилась в Нижегородской, Новосибирской, Самарской областях, Краснодарском, Пермских краях.

Сотрудники ПФР, как правило, сами не выясняют причины, по которым отчет сдан несвоевременно или с нарушениями. Поэтому мы рекомендуем проявить инициативу и в ответ на требование об уплате штрафа (если, конечно, он обоснован) представлять ходатайство о снижении штрафа. К нему необходимо приложить документы (или их заверенные копии), подтверждающие причину нарушения. Например:

Пример ходатайства об уменьшении штрафа

Исх. № _____ от 20.09.2016

В Государственное учреждение – Управление

Пенсионного фонда Российской Федерации

в Центральном районе г. Новосибирска  

630007, 54, г. Новосибирск, ул. Серебренниковская, 4/1

ХОДАТАЙСТВО

 по Акту об обнаружении фактов, свидетельствующих о нарушении законодательства Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе пенсионного страхования

от 01.09.2016 № 255518163271746

Государственным учреждением – Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в  Центральном районе г. Новосибирска проведена проверка правильности заполнения, полноты и своевременности предоставления сведений индивидуального (персонифицированного) учета, предусмотренных п. 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Настоящей проверкой выявлено нарушение законодательства РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в отношении 10 лиц.

По результатам проверки предлагается привлечь страхователя к ответственности, предусмотренной частью 4 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

При вынесении решения по результатам проверки прошу учесть следующие обстоятельства:

1. …
2. …
3. …

На основании изложенного, просим уменьшить размер штрафа по ст. 119 НК РФ в 10 раз.

 Директор ОАО «Нива»                                    _________________________ / Михайлов А.В.

Главный бухгалтер ОАО «Нива»              _________________________/  Смирнова А.Н.

Есть регионы, где, как показывает практика, за дополняющие и отменяющие сведения не штрафуют: например, в Архангельской, Кировской, Курской, Свердловской областях, Удмуртии, Ставропольском крае. Здесь наказывают только тех, кто опоздал с отчетом или ошибся в именах, СНИЛС работников и др.

У сотрудников фонда нет единого мнения о штрафах, поэтому, если организация нашла ошибку в одном из прошлых отчетов СЗВ-М, безопаснее узнать позицию своего управления ПФР. Если там примут уточненку без штрафа - сдайте её. Если пообещают штраф, то выгоднее дождаться, когда фонд сам сравнит РСВ-1 и СЗВ-М и выявит ошибку. Тогда он пришлет организации уведомление о расхождениях. У нее появится две недели на то, чтобы исправить СЗВ-М без штрафа (п.41 Инструкции, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.09 № 987н).

Существует еще одна опасность. В интересах организации исправить СЗВ-М быстрее. По данным этого отчета фонд индексирует пенсии. Если он переплатит пенсионеру из-за ошибок в отчете, то может взыскать ущерб с работодателя (ст. 28 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ). Чем больше месяцев прошло с момента ошибки, тем ущерб выше. Сотрудники фонда в регионах предложили способ поскорее сдать уточненку без штрафа. Можно не ждать, пока УПФР найдет ошибку, а попросить его выставить уведомление об ошибках. По уведомлению организация в течение двух недель исправит отчет без штрафа.

Во избежание возможных штрафных санкций рассмотрим порядок заполнения отчета СЗВ-М в отдельных ситуациях.

В организацию принят новый сотрудник, не имеющий СНИЛС. Работодатель подал в ПФР анкету на оформление СНИЛС. Как заполнить сведения по форме СЗВ-М на данного работника, если СНИЛС к сроку сдачи СЗВ-М не получен?

В соответствии с п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователь обязан представлять в органы ПФР следующие сведения о каждом застрахованном лице:

1. страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

2. фамилию, имя и отчество;

3. идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) (при наличии данных о нем).

По новому работнику необходимо подать сведения по форме СЗВ-М без указания СНИЛС. Ежемесячная отчетность в ПФР по форме СЗВ-М частично не пройдет проверку, если не указать сведения СНИЛС по работникам.

Одновременно рекомендуем направить в органы ПФР соответствующее письмо с указанием причины отсутствия СНИЛС по работнику. Впоследствии нужно будет представить дополняющую форму.

По отчетности ПФР предусмотрена возможность уточнения ранее поданных сведений, включая форму СЗВ-М. Если форма подается по причине дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за соответствующий месяц, то в поле 3 «Тип формы (код)» необходимо проставить значение «доп».

Если сведения о данном лице не будут указаны в форме СЗВ-М вовсе, то на организацию может быть наложен штраф.

Возникают и другие вопросы. К примеру: следует ли включать в ежемесячную отчетность в ПФР по форме СЗВ-М сведения о директоре организации, который является ее единственным учредителем?

Из п. п. 2.2, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 1 Постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п и Приложения к нему, п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ и разъяснений ПФР следует, что если отношения с таким лицом оформлены трудовым договором, сведения о нем подлежат отражению в отчетности по форме СЗВ-М.

Существует точка зрения, что сведения о руководителе – единственном учредителе не должны включаться в форму СЗВ-М. Исходя из положений п. п. 2.2, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 1 Постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п и Приложения к нему, сведения по форме СЗВ-М представляются только в отношении работающих у страхователя застрахованных лиц.

Общие правила представления сведений о застрахованных лицах содержатся в ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Из п. 1 этой статьи следует, что сведения подаются на лиц, которые работают по трудовому договору или обозначенному в приведенной норме гражданско-правовому договору. Руководители организации - единственные учредители, с которыми такие договоры не заключены, в нем не указаны. На основании этого можно предположить, что к застрахованным лицам закон их не относит.

Данное мнение небесспорно. Минтруд России, рассуждая о начислении страховых взносов на выплаты в пользу руководителей организации, являющихся единственными участниками (учредителями), назвал таких лиц застрахованными без оговорки о том, что речь идет о тех, с кем заключен трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо от 05.05.2014 № 17-3/ООГ-330).

В Письме ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356 рассматривается вопрос о том, нужно ли представлять сведения по форме СЗВ-М, если у организации (страхователя) нет штатных работников и с руководителем, который является ее единственным учредителем, не заключен трудовой или гражданско-правовой договор. В последнем абзаце Письма Фонд отметил: эти страхователи должны ежемесячно подавать такие сведения о каждом работающем у них застрахованном лице. Указания на то, что ПФР считает руководителя - единственного учредителя, с которым не заключен трудовой договор, застрахованным лицом, в Письме не содержится. Но, проанализировав вывод Письма о том, что страхователь обязан ежемесячно подавать форму СЗВ-М, можно предположить следующее: ПФР отнес такого руководителя - единственного учредителя к застрахованным лицам, в отношении которых представляется данная отчетность. Вместе с тем категорично утверждать это нельзя.

Учитывая неоднозначность рассматриваемого вопроса, полагаем, что по нему требуются дополнительные разъяснения. Рекомендуем обратиться за ними в свой территориальный орган ПФР.

Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М?

В отчете по форме СЗВ-М указываются Ф.И.О., СНИЛС и ИНН каждого застрахованного лица, работающего в Вашей организации (в т.ч. по гражданско-правовым договорам). То есть сведения о человеке, выплаты в пользу которого в принципе могут облагаться страховыми взносами в ПФР (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1 ст. 7 Закона № 167-ФЗ, Письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581) независимо от того, платили вы ему что-то в конкретном месяце или нет.

Поэтому СЗВ-М нужно представлять в ПФР за каждый месяц, даже если (Письма ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856, от 06.05.2016 № 08-22/6356):

- организация фактически не ведет деятельность и не начисляет выплаты работникам (например, они все находятся в отпуске за свой счет);

- зарплата работникам начислялась, но не выплачивалась.

Необходимо ли при направлении в ПФР ежемесячных сведений по форме СЗВ-М включать работников, с которыми заключены договоры о работе по внешнему совместительству?

Согласно ст. 282 Трудового кодекса РФ совместительство - это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время.

Ежемесячные сведения по форме СЗВ-М представляются о каждом работающем (включая совместителей) у страхователя застрахованном лице, с которым в течение месяца организация (индивидуальный предприниматель) заключила, продолжала взаимоотношения либо расторгла трудовой или гражданско-правовой договор, о чем свидетельствуют требования п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», а также п. 4 формы СЗВ-М.