Несмотря на то, что счет-фактура — документ, который оформляет продавец, покупателю необходимо удостовериться в корректности заполнения входящего документа, так как существенные ошибки, допущенные в счете-фактуре, приводят к отказу в вычете по НДС. С этим уже не раз сталкивались сельхозорганизации. Ну и кроме того, до сих пор бухгалтеры делают ошибки по расчету НДС по полученным авансам, как в этом случае быть со счетами-фактурами и отражением сумм в книгах покупок и продаж. Поговорим об этом в статье.

Для начал нужно четко смотреть на возможные ошибки в ИНН, КПП и адресе. Эти реквизиты должны быть заполнены в строгом соответствии с учредительными документами и выпиской из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, так именно по ним ФНС определяет контрагентов (п. 5, 5.1 ст. 169 НК).

Если в ЕГРЮЛ и ЕГРИП предусмотрено использование полного и сокращенного наименования, то никакого третьего варианта при заполнении счета-фактуры быть не может. И если у общества с ограниченной ответственностью нет сокращенного наименования, то и в счете-фактуре будет фигурировать полная форма, а не «ООО».

С адресом не все так однозначно. Некорректность в адресе относительно ЕГРЮЛ и ЕГРИП при соответствии остальных реквизитов, которые позволяют безошибочно идентифицировать продавца или покупателя, не будет препятствовать возмещению (письмо Минфина от 02.04.2015 № 03-07-09/18318).

Допустимы сокращения слов, замена строчных букв прописными и наоборот, перемещение слов в названии улицы, указание страны, если в ЕГРЮЛ оно отсутствует (письма Минфина от 02.04.2019 № 03-07-09/22679, от 25.04.2018 № 03-07-14/27843, от 02.04.2018 № 03-07-14/21045, от 17.01.2018 № 03-07-09/1846, от 20.11.2017 № 03-07-14/76455). 

При этом ошибочный индекс в сочетании с другими неточностями, из-за которых установить контрагента будет проблематично, гарантировано приведет к отказу в возмещении налога.

Многие ошибки в счете-фактуре для продавца не несут налоговых последствий, а для покупателя становятся причиной отказа в вычете по НДС.

Поэтому покупателю следует быть начеку и проверять каждый входящий счет-фактуру и при обнаружении ошибок или неточностей требовать от поставщика замену документа.

Ошибкам, связанным с идентификацией одного из контрагентов, налоговики уделяют большое внимание, так как сложности с определением продавца или покупателя обрывают цепочку прослеживаемости выставления и уплаты НДС. Поэтому сторонам отношений важно проверять корректность заполнения указанных выше сведений. Поэтому продавцам следует быть бдительными и стремиться к минимизации и полному отсутствию ошибок в счетах-фактурах.

Можно пользоваться сервисом ФНС, однако этот способ также требует внимательности, чтобы соотнести данные сервиса и документа. Никто не защищен от пропуска ошибок из-за замыленного глаза, огромного документооборота и усталости в конце рабочего дня.

Поэтому удобнее, когда продавец для безошибочного создания контрагентов в учетной программе пользуется автоматическим заполнением сведений через 1:С. Сотрудник вбивает ИНН, и программа добавит все остальные сведения об ИП или юрлице на основе ЕГРЮЛ и ЕГРИП по актуальным данным из федеральной информационной адресной системы. Так при оформлении счета-фактуры подтянутся из базы верные данные покупателя.

Бухгалтеру остается только сверить предоставленные сервисом сведения с реквизитами, указанными в счете-фактуре, накладной, договоре и прочих документах.  На этом этапе покупатель также увидит оценку благонадежности продавца, которая осуществляется по различным параметрам, в том числе по проверкам со стороны госструктур. Опция 1С:Контрагент «Досье контрагента» поможет быть осмотрительнее при выборе партнеров. Ведь надежность продавца — один из пунктов, по которым налоговики принимают решение о применении вычета по НДС. Если поставщик имеет сомнительную репутацию, инспекторы ФНС могут «снять» вычеты по полученным от него счетам-фактурам. 

Ошибки, которые не позволяют определить товар 

Ошибка в артикуле или каком-либо другом признаке допустима, если по наименованию позиции без труда можно определить товар (работу, услуги, права). В противном случае — отказ в вычете, так как наименование товара — обязательный атрибут счета-фактуры в соответствии с п. 5, 5.1 ст. 169 НК. И при его отсутствии или невозможности идентификации покупатель утрачивает основание для принятия НДС к вычету.

Использование оттиска подписи вместо живой в части оформления счетов-фактур налоговым кодексом не предусмотрено. Поэтому факсимиле в счете-фактуре также препятствие к возмещению НДС. Эту позицию разделяют и Минфин и суды (постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11, письма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951). 

Уделяйте внимание подписям на входящих счетах-фактурах. При выявлении факсимиле, обращайтесь к поставщику с требованием о замене документа и подписи в нем. 

Стоимость товаров и сумма НДС

Отсутствие в табличной части счета-фактуры цены, количества, стоимости, сведений о валюте или присутствие арифметических ошибок — повод отказать в вычете по НДС (письмо Минфина от 19.04.2017 № 03-07-09/23491). То есть покупателю важно проверить, чтобы значение количества товара, умноженное на стоимость единицы, соответствовало значению, указанному в графе 5 счета-фактуры. А сумма НДС из графы 8 равнялась произведению графы 5 и ставки налога из графы 7. Соответственно итоговая стоимость каждой позиции, отраженная в графе 9 — это сумма граф 5 и 8.

Ошибочная налоговая ставка

Для разных категорий товара установлены разные ставки НДС. Расчет налога по ставке, которая не соответствует данной категории товара, приведет покупателя к отказу в вычете. Например, в счете-фактуре указана ставка 20 %, хотя эта категория товаров подпадает под НДС 10 %. В последнее время вопрос по используемым ставкам стал очень актуальным для сельхозорганизаций, поэтому также нужно обращать внимание. При этом не важно покупатель вы или продавец льготируемых товаров.

Ошибки, опечатки в счетах-фактурах и нарушенные контрольные соотношения в декларации также ведут к отказу в возмещении НДС. При этом часто бухгалтеры узнают о них, когда декларация уже отправлена, а от ФНС пришел запрос о предоставлении пояснений.

В такой ситуации нужно быть начеку и не пропустить ни сам запрос, ни срок, отведенный на предоставление сведений. Поэтому использование ЭДО с ФНС поможет оперативно подготовить ответ и отследить сроки, а 1С-ЭДО с контрагентом — быстро найти нужный документ, так как при использовании таких сервисов документы хранятся в облаке, и доступ к ним возможен из любого места, где есть интернет. 

Учет полученных авансов у продавца

Аванс — это полная или частичная предоплата за товар, работы или услуги, которые продавец в будущем поставит покупателю.

В общем случае в день получения аванса продавец обязан определить налоговую базу, которая будет равная поступившей оплате, и начислить НДС (подп. 2 п. 1 ст. 167 НК). 

Порядок действий бухгалтера при поступлении авансов таков:

Шаг 1. Отражение в учете поступления аванса: Дт 51 - Кт 62.2.

Шаг 2. Формирование счета-фактуры на аванс с кодом 02 во второй графе. На выставление счет-фактуры у продавца есть пять дней с момента получения предоплаты. Нужно подготовить два экземпляра, один из которых передать покупателю.

Запись в учете выглядит так: Дт 76.АВ - Кт 68. 

Шаг 3. Оставшийся у продавца экземпляр счет-фактуры на аванс необходимо зарегистрировать в книге продаж в том периоде, когда поступила предоплата (п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Исчисление НДС с авансов

При исчислении НДС с авансов полученных необходимо применять ставки 110/10 или 120/20 в зависимости от предмета поставки (п. 4 ст. 164 НК). Налог считают от базы, равной сумме аванса.

Например, от покупателя поступила 100 % предоплата в счет будущей поставки плуга в размере 300 000 рублей. Поставщик принимает к учету входящий аванс, выделив НДС 20 %, равный 50 000 рублей (300 000 рублей / 120 * 20):

Дт 51 - Кт 62.2 - 300 000 руб. - поступление аванса от покупателя;

Дт 76.АВ - Кт 68 - 50 000 руб. - начислен НДС.

Когда НДС с авансов начислять не требуется

Начислять НДС с авансов от покупателя не требуется, если:

• реализуются товары, работы или услуги, не подлежащие налогообложению на основании ст. 149 НК;
• реализуются товары, работы или услуги, на которые распространяется ставка НДС 0 % (п. 1 ст. 164 НК);
• реализуются товары, работы или услуги с длительным производственным циклом (более шести месяцев), что подтверждается сведениями из Минпромторга России (п. 13 ст. 167 НК);
• место реализации товаров (работ, услуг) находится за пределами российских границ (ст. 147, 148 НК);
• поставщик не является плательщиком НДС или освобожден от уплаты налога в связи с применением специального налогового режима (ст. 145, 145.1, гл. 26.1, 26.2, 26.4, 26.5 НК).

   

Отражение авансового НДС в декларации

В декларации по НДС поступивший от покупателя аванс отражают в строке 070 раздела 3, а именно:

• сумму предоплаты записывают в графу 3;
• НДС — в графу 5.

После того как продавец выставил покупателю счет-фактуру на аванс, события могут развиваться по-разному:

• реализация состоялась;
• продавец вернул аванс покупателю;
• поставщик изменил систему налогообложения.

Поэтому и отражать авансовый НДС в декларации нужно по-разному.

НДС с полученных авансов после отгрузки товаров

Когда продавец отгрузил товары покупателю, он обязан:

• начислить НДС на сумму реализации: Дт 90 - Кт 68;
• в течение пяти дней сформировать счет-фактуру по отгруженным товарам с кодом вида операции 01 и зарегистрировать ее в книге продаж. 

А чтобы не произошло задвоение:

• ранее начисленный при получении аванса НДС необходимо принять к вычету (п. 8 ст. 171, п. 1, 6 ст. 172 НК): Дт 68 - Кт 62 (76);
• внести в книгу покупок авансовый счет-фактуру для отражения вычета по НДС с аванса, указав код вида операции — 22. 

Важно помнить: принять к вычету НДС с аванса можно только в сумме, не превышающей сумму отгрузки, и не ранее даты отгрузки. 

Если получение аванса и отгрузка товара произошли в одном налоговом периоде, то в разделе 3 декларации по НДС налог будет отражен так:

• в строке 010 — налог с суммы реализации;
• в строке 070 — налог с суммы аванса;
• в строке 170 — сумма вычета.

А в строке 200 будет сформирована сумма НДС к уплате:

Если же аванс и реализация произошли в разных налоговых периодах, то сумма НДС с аванса (строка 070 раздела 3) войдет в сумму налога к уплате в декларации за тот квартал, в котором от покупателя поступила предоплата:

А НДС с суммы реализации (строка 010 раздела 3) и принятый к вычету (строка 170 раздела 3) — в квартале, когда продавец отгрузил товары. Таким образом НДС к уплате по сделке в квартале реализации равен нулю, так как он был перечислен в бюджет по итогам квартала, в котором от покупателя поступил аванс:

Вне зависимости от даты поступления аванса в декларации по НДС принятый к вычету налог попадает в графу 3 строки 170 раздела 3 в том налоговом периоде, в котором произошла реализация товара.

Поставщик вернул аванс покупателю

Если аванс, полученный от покупателя, возвращен и реализация не состоялась, продавцу необходимо:

• начисленный в момент получения аванса НДС принять к вычету: Дт 68 - Кт 62 (76);
• авансовый счет-фактуру зарегистрировать в книге покупок с пометкой «Возврат аванса» и с указанием реквизитов платежного поручения, которым сумма предоплаты была возвращена контрагенту;
• заполнить строку 120 раздела 3 декларации по НДС.

Поставщик после получения аванса перешел с ОСНО на УСН или наоборот

Если в промежуток времени между поступлением аванса и отгрузкой поставщик сменил систему налогообложения, то порядок учета НДС выглядит так:

Учет НДС с аванса у покупателя

Покупатель вправе принять к вычету НДС на основании входящего счета-фактуры на аванс (п. 12 ст. 171 НК), который необходимо зарегистрировать в книге покупок. При этом условие авансирования должно быть предусмотрено договором. В учете покупателя принятие к вычету авансового НДС отражается проводкой Дт 68 - Кт 76, а в декларации — в строке 130 раздела 3.

Однако, когда от продавца поступит счет-фактура, сформированный по факту отгрузки, авансовый НДС необходимо восстановить (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК): Дт 76 - Кт 68

А счет-фактуру на аванс нужно отразить в книге продаж. 

И только после этого покупатель вправе принять к вычету НДС с суммы поставки.

Восстановлению подлежит и авансовый налог, если покупатель принял к его вычету, но отгрузка не состоялась, и аванс был возвращен.

В декларации для отражения восстановленного покупателем НДС предусмотрена строка 090 раздела 3. Сделать это необходимо в периоде, когда:

• продавец поставил товары;

• изменились условия договора и, как следствие, сумма поставки, или продавец вовсе вернул аванс.