Работник получил деньги под отчет, однако вовремя за них не отчитался. Нужно ли начислить страховые взносы и надо ли удержать НДФЛ с таких сумм? Казалось бы, подход к решению этих вопросов должен быть единым. Однако это не так. Узнайте, какие доводы помогут защитить компанию от доначислений.

 

Выдача в подотчет по новым правилам

 

Подотчетные средства – это деньги, которые выдаются подотчетному лицу для осуществления расходов, связанных с деятельностью предприятия. Под такими расходами подразумевают: хозяйственные нужды; командировочные; представительские расходы.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет, - это Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее - Указание). Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У в него внесены существенные изменения, которые стали действовать с 19 августа 2017 года.

Главные изменения: оформлять расходный кассовый ордер можно не только на основании письменного заявления подотчетного лица, но и по распорядительному документу организации или ИП (подп. 6.3 Указания). Кроме того, отменен запрет выдавать подотчетные суммы при наличии задолженности у подотчетного лица.

Но никто не запрещает выдавать сотрудникам деньги под отчет «по старинке», на основании их письменного заявления.

 

Подотчет не возвращен: что делать

 

Сдать авансовый отчет работник должен в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Если подотчетные ему выдавали не на командировку, а на другие цели, то срок окончательного расчета организация устанавливает сама. Но отчитаться все равно нужно максимум чем через три дня после того, как истек срок, на который выдали деньги (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). 

В Письме МФ РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 специалисты считают, что у сотрудника возникает облагаемый доход, если он задержал документы. Когда три дня на сдачу авансового отчета истекли, компания должна сразу же рассчитать взносы и НДФЛ. Ведь нет доказательств, что деньги он потратил в интересах предприятия.

 

Пока есть долг - дохода нет

 

Есть три довода, почему можно не рассчитывать НДФЛ и взносы с каждого просроченного подотчета.

1. Так, предприятие может удержать долг работника из его зарплаты (если еще не прошел месяц с той даты, по состоянию на которую работник должен был отчитаться о подотчетной сумме (вернуть ее в кассу предприятия), и сумма удержания не превышает 20 % зарплаты) - ст. 137, 138 ТК РФ.

Кроме того, если месячный срок для удержания из зарплаты пропущен, организация вправе взыскать долг с работника через суд, к тому же нельзя исключать и возможность возврата денежных средств в добровольном порядке (ст. 248 ТК РФ).

2. Позиция судей иная. Отдельные судьи утверждают со ссылкой на ст. 15 ТК РФ, что сам по себе факт наличия трудовых отношений между страхователем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые производятся указанным работникам, представляют собой оплату их труда и являются базой для начисления страховых взносов. Выдача денежных средств под отчет - не безусловное основание для вывода о том, что эти денежные средства не будут предъявлены в дальнейшем к возврату (Постановление АС ЗСО от 30.09.2014 по делу № А27-16522/2013). Если из обстоятельств дела явствует, что денежные средства выдавались не в качестве платы за труд, а для осуществления работником действий по закупке товаров для нужд самого предприятия, причем работодатель вправе требовать возврата неиспользованных денежных средств, то требование о начислении страховых взносов может быть признано неправомерным (Постановление АС ПО от 09.12.2015 № Ф06-3232/2015 по делу № А65-27212/2014).

3. В течение трех лет подотчетные суммы не становятся доходом, так как не переходят в собственность работника. Допустим, компания удержала НДФЛ и начислила взносы с подотчетных сумм, а работник позднее принес документы или вернул деньги. В таком случае налог нужно вернуть работнику, а взносы пересчитать (Письма МФ РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609). Переплату вы вправе зачесть или вернуть из бюджета. Если на момент проверки сотрудник хотя и с опозданием, но отчитался, пеней и штрафов по НДФЛ и взносам не будет.

 

Подводя итог

 

Если не хотите спорить с проверяющими, то нужно, чтобы работники вовремя отчитывались по подотчетным суммам. Для этого, можно разработать специальную инструкцию о выдаче денежных средств в подотчет за подписью каждого работника. Тогда работники будут помнить, когда им отчитываться, и какие документы от них ждет предприятие. Станет меньше вопросов к бухгалтерии.

Если всё же работник не вернул неизрасходованные подотчетные суммы, то их удерживают из его заработной платы. Решение работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. При этом для удержания сумм из заработной платы работника следует получить его письменное согласие.

Что делать, если у работников есть просроченные подотчетные суммы, НДФЛ и взносы вы не рассчитывали, а налоговики затребовали авансовые отчеты? Чтобы не спорить с проверяющими, попросите работников как можно скорее отчитаться или вернуть деньги. Иначе придется рассчитать НДФЛ и взносы, чтобы избежать доначислений и штрафа — 20 процентов от недоимки (ст. 122, 123 НК). Второй вариант — сдать на проверку инспектору только те документы, которые у вас есть. Если он доначислит НДФЛ, взносы и потребует штраф, напишите жалобу, указав доводы, приведенные в нашей статье.