Наша сельхозорганизация часто перечисляет подотчетные суммы работникам на зарплатные карты. несет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные карты?

Перечислять деньги под отчет на банковские карты работников не запрещено для осуществления операций, связанных:

•с оплатой расходов работодателя на поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг);

•с командировочными расходами;

•с компенсацией работникам документально подтвержденных расходов.

При этом не имеет значения, личная это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая зарплатная карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы. Однако, чтобы налоговики не подумали, что работодатель переводит сотруднику доход, а не подотчетные суммы, учесть нужно следующее.

1. Возможность перечисления подотчетных средств на карту сотрудника должна быть предусмотрена в локальном нормативном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Формулировка может быть следующей: «Все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников».

А вот в учетной политике подобный способ выдачи подотчетных средств закреплять необязательно.

2. Перечисление средств подотчетному лицу на карту должно производиться на основании приказа руководителя или заявления от сотрудника с реквизитами счета, к которому привязана карта. К слову, заявление может быть бессрочным и касаться всех причитающихся работнику подотчетных сумм, а может иметь отношение лишь к конкретной командировке или покупке ТМЦ для работодателя.

3. В платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» должно быть указано, что средства выдаются под отчет. Например, так: «Под отчет на оплату командировочных расходов в соответствии с приказом от 08.11.2023 № 23» или «Под отчет на оплату хозяйственных нужд компании». То есть главное, чтобы было понятно, что перевод — это не доход работника, и была ясна цель перевода денег.

При перечислении на банковскую карту работника денег под отчет указывать в платежном поручении код вида дохода не требуется (за исключением командировочных — для них код 4).

4. Подотчетное лицо должно представить авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими, что расходы были произведены в интересах работодателя. Это будет доказательством того, что работник не потратил деньги на себя.

К слову, унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма № АО-1) предусматривает только один вариант получения подотчета — «из кассы». Поэтому рекомендуем, если вы решили перечислять деньги на зарплатные карты, внести в форму соответствующие изменения.

Таким образом, при должном документальном оформлении подотчетные деньги можно переводить на зарплатные карты сотрудников, не опасаясь вопросов со стороны налоговиков.

Если перечисленные подотчетные средства будут израсходованы не полностью, то сумма излишка может быть переведена работником обратно на расчетный счет работодателя. Только до осуществления перевода напомните подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат остатка подотчетной суммы».

Получив от работника деньги, в авансовом отчете сделайте отметку о возврате остатка подотчетных сумм: укажите внесенную сумму и реквизиты перевода.