Если обязанность временно замещать отсутствующего работника заранее включена в трудовой договор или должностную инструкцию, являющуюся его неотъемлемой частью, отдельная доплата за такое замещение не обязательна.

Роструд прямо разъяснял, что в этом случае работа выполняется в пределах согласованной трудовой функции. [письмо Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1]

Правило касается не только заместителей руководителей. Оно может применяться к любому работнику, если его обязанность замещать другого сотрудника заранее предусмотрена условиями трудового договора.

По общему правилу исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы относится к дополнительной работе и оплачивается отдельно. [ч. 1, 2 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ]

Но если замещение уже входит в трудовую функцию работника, нормы о доплате за дополнительную работу не применяются. Минтруд придерживается аналогичной позиции. [письмо Минтруда России от 06.04.2018 № 14-2/ООГ-2682; письмо не является нормативным правовым актом]

Практика 2026. Третий кассационный суд общей юрисдикции подтвердил такой подход: заместитель директора не получил отдельную доплату за исполнение обязанностей директора во время его отпуска, поскольку соответствующее замещение было прямо предусмотрено должностной инструкцией, являвшейся частью трудового договора. [определение 3-го КСОЮ от 10.02.2025 № 88-2140/2025]

Для работодателя принципиально важно проверить формулировку документов. Если обязанности замещать отсутствующего сотрудника нет в трудовом договоре или должностной инструкции, поручить такую дополнительную работу без письменного согласия работника нельзя. При согласии работнику устанавливается доплата по соглашению сторон с учетом содержания и объема работы. [ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ]

При этом сама ссылка на должностную инструкцию не решает вопрос автоматически. Нужно проверить, является ли она частью трудового договора и действительно ли в ней предусмотрено именно то замещение, которое фактически выполняет работник. Судебный спор 2025 года показывает, что именно содержание трудового договора, инструкции и системы оплаты стало основанием для отказа во взыскании дополнительной выплаты.