С 1 сентября 2026 года компании должны учитывать новые правила оформления перевозочных документов.

Для бизнеса важен не сам факт движения товара на автомобиле, а то, есть ли на соответствующем участке договор перевозки. Именно этот критерий позволяет определить, нужна ли ЭТрН и кто участвует в ее оформлении.

Для сельхозорганизаций, торговых компаний и предприятий, работающих через транспортные терминалы, вопрос особенно актуален. Одна поставка может включать несколько физических перемещений товара, но это не означает, что на каждое из них автоматически требуется отдельная транспортная накладная.

Собственный автомобиль не всегда означает отдельную перевозку

Предприятие может самостоятельно доставить собственный товар со склада до терминала транспортной компании. Если оно использует собственный автомобиль и этот участок не выполняется по самостоятельному договору перевозки, отдельная транспортная накладная на такое внутреннее перемещение не возникает только из-за факта движения груза.

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза. По общему правилу ее составляет грузоотправитель, если договором не предусмотрено иное. [ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», в ред. Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ]

Поэтому при анализе документооборота нужно сначала определить юридическую конструкцию перевозки, а уже затем решать вопрос об ЭТрН.

Практика 2026. Если продавец самостоятельно перемещает собственный товар до терминала, а транспортная компания принимает груз к перевозке только на терминале, эти два участка нельзя автоматически объединять в одну перевозку.

Когда появляется ЭТрН

Если транспортная компания заключила договор перевозки и принимает груз на терминале, именно перевозка от терминала до покупателя оформляется соответствующей транспортной накладной.

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная в общем случае формируется в электронной форме. Исключения устанавливает Минтранс. В частности, бумажный формат предусмотрен для отдельных специальных случаев, включая некоторые перевозки военных грузов, отсутствие доступа к сети Интернет и другие ситуации, перечисленные в нормативном акте. [ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 259-ФЗ; Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ; приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262]

Электронная транспортная накладная передается через информационную систему электронных перевозочных документов, а сведения поступают в ГИС ЭПД. ФНС указывает ЭТрН среди документов, которые передаются в государственную систему электронных перевозочных документов.

Где начинается перевозка, там начинается и документ

Для практической работы бухгалтеру и специалисту по логистике важно установить место, в котором перевозчик принимает груз.

Последняя ситуация особенно важна для логистических схем с терминалами. Физическая перегрузка товара и юридическое начало новой перевозки являются разными обстоятельствами. Если транспортная компания продолжает выполнять тот же договор перевозки, сама по себе смена автомобиля не создает второго договора.

Транспортная накладная и УПД решают разные задачи

УПД не заменяет ЭТрН, поскольку документы подтверждают разные хозяйственные операции.

УПД применяется для оформления реализации товара и при соответствующем содержании может выполнять функции первичного документа и счета-фактуры.

ЭТрН относится к перевозке и подтверждает договор перевозки груза. Поэтому при продаже товара с доставкой могут одновременно существовать УПД и ЭТрН.

Для бухгалтерии это означает, что наличие правильно оформленного УПД само по себе не закрывает вопрос транспортного документооборота.

Что проверить в договоре с транспортной компанией

Перед переходом на обязательный электронный формат компании стоит проверить не только настройки оператора ЭПД, но и сами договоры.

— В договоре должно быть понятно, где перевозчик принимает груз и с какого момента несет ответственность за него.

— Следует установить, является ли транспортная компания перевозчиком либо действует как экспедитор.

— Нужно определить, предусмотрен ли самостоятельный договор перевозки на доставку товара до терминала.

— В заявках на перевозку необходимо сопоставить место погрузки с местом фактического приема груза перевозчиком.

— В учетной системе и договорной документации желательно исключить ситуацию, когда один и тот же участок перевозки одновременно отражается как самостоятельная перевозка и как внутреннее перемещение.

— До 1 сентября 2026 года необходимо также проверить, относится ли конкретная перевозка к случаям, для которых приказ Минтранса № 262 допускает бумажное оформление. [приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262, зарегистрирован в Минюсте России 02.06.2026 № 86819]

Что меняется с 1 сентября 2026 года

Переход на обязательный транспортный электронный документооборот установлен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. ФНС разъясняет, что с этой даты в электронный формат переводятся, в частности, транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, а также ряд экспедиторских и иных перевозочных документов.

При этом переход на ЭДО не меняет самого принципа определения обязанности по оформлению транспортной накладной: сначала устанавливается наличие соответствующего договора перевозки, его участники и место приема груза, после чего определяется необходимый документ.

Обратите внимание. Ошибка возникает, когда организация определяет необходимость ЭТрН исключительно по маршруту автомобиля. Для правовой оценки важнее установить, кто выполняет перевозку, на основании какого договора и в какой момент перевозчик принимает груз.

Нормативная основа: [ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, в ред. от 04.08.2026 № 302-ФЗ; приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262, зарегистрирован в Минюсте России 02.06.2026 № 86819].

Практическое правило для бухгалтерии и логистики можно сформулировать коротко: не каждое перемещение товара является перевозкой, и не каждая перегрузка создает новую ЭТрН. Сначала определяется договор перевозки и момент принятия груза перевозчиком, затем оформляется соответствующий электронный перевозочный документ.