Очень часто на практике встречаютя случаи, когда работники в служебных целях пользуются личными автомобилями, при этом организация не против возмещать им понесенные расходы. Но как это правильно учесть – обсудим в данной статье.

Необходимым условием для отнесения затрат по расходу горюче-смазочных материалов на себестоимость является наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих производственные цели эксплуатации автомобиля.     Такими документами являются, прежде всего, путевые листы.

    Реквизиты документа, предусмотренные унифицированной формой, являются обязательными для заполнения в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

    Однако, как всегда, в законодательстве есть подводные камни без сроков давности. Еще в далеком 2002 году на основании Постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» суммы принимаемых расходов при использовании личных авто в производственных целях были ограничены, например:

    - для автомобилей с объемом двигателя до 2 тыс. куб. см. сумма расходов составляла 1 200 руб.

    - для автомобилей с объемом двигателя более 2 тыс. куб. см. сумма расходов составляла 1 500 руб.

    Для 2002 года при средней стоимости на бензин АИ -92 в 10 руб. за литр выглядит все неплохо - 120л и 150л. И в очередной раз радует обновленная позиция МФ РФ, которая выражена в Письме от 19 августа 2016 г. № 03-03-06/1/48789 «Об учете в целях налогообложения прибыли организаций стоимости горюче-смазочных материалов, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях».

    Стоимость топлива увеличилась более чем в 3 раза, но это не повод что-то менять, а значит, нормы можно оставить прежними, и если экстраполировать их относительно ценника на топливо АИ-92 в 2016 году - 35 руб. за литр, получаем норму расхода 34 л и

43 л соответственно.

    Таким образом, использовать личные автомобили в служебных целях стало экономически невыгодно.

    Выходом из данной ситуации может стать договор аренды транспортного средства. Но как определить стоимость?

    Например: машину в аренду предприятию сдает сотрудник, рыночная стоимость автомобиля может быть довольно высока и в случае занижения цены в договоре аренды налоговые органы могут признать сделку недействительной.

    Налоговые органы, как правило, проверяют цены в 4 случаях. Все они перечислены в п. 2 ст. 40 Налогового кодекса РФ:
— стороны сделки взаимозависимы;
— заключен товарообменный (бартерный) договор;
— сделка является внешнеторговой (например, экспорт);
— в течение непродолжительного периода времени организация продает одинаковые товары (оказывает работы, выполняет услуги) с разбросом цен более чем в 20 %.

    В данном случае наиболее актуальны пункты 1 и 4.

    Но, в свою очередь, ФАС Центрального округа в Постановлении от 12 мая 2004 г. № А64-5118/02-10 указал, что работника и организацию взаимозависимыми лицами считать нельзя. Такой же вывод содержит и Постановление ФАС Поволжского округа от 27 февраля 2007 г. № А12-8023/2006. В любом случае, чтобы избежать возможного судебного разбирательства с неочевидным исходом, лучше цены не занижать или завышать.

Для расчета арендной платы о можно использовать такую формулу:

    Ап = СТб * На * Кдох * Кинф, где
    Ап – размер ежемесячной арендной платы;
    СТб – балансовая стоимость автомобиля;
    На – ежемесячная норма амортизационных отчислений, %; от 0,05 до 0,5
    Кдох – коэффициент доходности, принимается 1,0 при нулевой остаточной стоимости, и 1,2 при наличии остаточной стоимости;
    Кинф – коэффициент инфляции (ежемесячный), официальные данные о котором представлены на сайте: http://уровень-инфляции.рф

Пример расчета амортизации за месяц:

Автомобиль рыночной стоимостью 1 000 000 руб. сдается в аренду в августе 2016г., коэффициент инфляции 0,01

    Ап = 1 000 000 * 0,05 * 1,2 * 0,01= 600 руб.

    Теперь что касается норматива в 20 %: из подп. 4 п. 2 ст. 40 Налогового кодекса РФ следует, что применять этот подпункт налоговики вправе только в том случае, если сама компания продает товары, оказывает услуги, выполняет работы с большим, чем в 20 %, разбросом цен. В нашем же случае машину в аренду сдает работник и цену сделки предлагает он. А к такой ситуации подп. 4 п. 2 ст. 40 Налогового кодекса РФ неприменим, как бы того не хотели налоговики. Это подтверждает постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 ноября 2006 г. № А56-11680/2006.