На практике контрагент может направить через ЭДО УПД в PDF с электронной подписью и изображением печати.

Для налога на прибыль такой документ и для НДС это две разные ситуации.

Расходы по налогу на прибыль

PDF сам по себе не препятствует признанию расходов. Первичный учетный документ может составляться в электронной форме при наличии обязательных реквизитов и электронной подписи. Расход должен быть экономически обоснован, связан с деятельностью, направленной на получение дохода, и документально подтвержден. [п. 1 ст. 252 НК РФ; п. 2, 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ]

С 1 января 2026 года через операторов ЭДО нельзя обмениваться товарными накладными и актами по отмененным форматам, утвержденным приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@. Их отменил приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.

Это не отменяет возможность использовать неформализованный электронный первичный документ, в том числе PDF. ФНС разъяснила, что акты и накладные в электронной форме можно также формировать по формату УПД 5.03. [сообщение ФНС России от 07.10.2025]

Поэтому PDF, полученный через ЭДО и действительно подписанный электронной подписью, может подтверждать расход, если содержит обязательные реквизиты первичного документа и подтверждает реальную хозяйственную операцию.

При этом изображение подписи или печати внутри PDF не является электронной подписью. Бухгалтеру нужно сохранять исходный электронный документ, сведения о его подписании и технологические подтверждения оператора ЭДО.

Вычет НДС

С НДС порядок другой. Электронный счет-фактура должен быть составлен в установленном формате, подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и выставлен и получен через оператора электронного документооборота в установленном порядке. [п. 1, 2, 6, 9 ст. 169 НК РФ; п. 2 Порядка, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н]

Действующий формат электронного счета-фактуры содержится в приложении № 1 к приказу ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Применяется формат 5.03 с учетом внесенных изменений, в том числе приказом ФНС России от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@.

PDF, даже подписанный УКЭП и переданный через оператора ЭДО, электронным счетом-фактурой установленного формата не становится. Поэтому только такой PDF основанием для вычета НДС не является.

УПД со статусом «1» совмещает первичный документ и счет-фактуру. В XML ему соответствует функция СЧФДОП. Если такой УПД передан в установленном формате, подписан УКЭП и получен через оператора ЭДО, он может использоваться для вычета НДС при соблюдении остальных условий статей 171 и 172 НК РФ. [п. 1 ст. 169, ст. 171, 172 НК РФ]

УПД со статусом «2» выполняет только функцию первичного документа. Поэтому его можно использовать для подтверждения расходов по налогу на прибыль при соблюдении требований к первичке. [п. 1 ст. 252 НК РФ; п. 2, 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ]

Для вычета НДС УПД со статусом «2» недостаточно, даже если в нем выделена сумма налога. Для вычета нужен отдельный счет-фактура либо УПД со статусом «1», оформленный в установленном электронном формате. [п. 1, 2 ст. 169, ст. 171, 172 НК РФ]

Если PDF является только визуализацией ранее полученного XML-УПД, именно XML является юридически значимым электронным документом для целей счета-фактуры. PDF следует хранить вместе с исходным XML и подтверждениями оператора.

Что делать бухгалтеру

— Если нужен только документ для подтверждения расхода, проверить реквизиты первички и действительность электронной подписи.

— Если нужен вычет НДС, запросить формализованный электронный УПД со статусом «1» в формате 5.03, а не только PDF.

— Если поставщик не использует электронный счет-фактуру, возможен бумажный оригинал счета-фактуры либо УПД со статусом «1», если законодательство не требует обязательной электронной формы.

— Не следует оформлять одновременно электронный и бумажный счет-фактуру на одну операцию только «для подстраховки». Это создает риск двойного отражения документа в книге покупок.

— Для прослеживаемых товаров нужно отдельно проверить требования статьи 169 НК РФ: для них действуют специальные правила электронной формы. [п. 1.1 ст. 169 НК РФ]

При налоговой проверке важно иметь не только PDF. По требованию инспекции документы, составленные в установленном электронном формате, представляются в соответствующем формате, а для остальных электронных документов действуют специальные правила представления. [п. 2 ст. 93 НК РФ; письмо ФНС России от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@]

Практическое правило простое: PDF может подтвердить расход, но PDF не заменяет электронный счет-фактуру. Для вычета НДС нужен установленный электронный формат с УКЭП и соблюдением порядка ЭДО либо допустимый бумажный оригинал. Красивая картинка печати, как это часто бывает, юридическую силу документу не добавляет.