С 1 сентября 2026 года для участников перевозок начинает действовать новый порядок оформления ряда перевозочных документов в электронной форме.

Изменения предусмотрены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который вводит обязательный электронный документооборот для отдельных транспортных документов.

Главная ошибка, которую сегодня допускают многие компании, заключается в том, что подготовку к реформе сводят только к выбору оператора электронного документооборота. На практике этого недостаточно. Необходимо обеспечить готовность всей цепочки оформления перевозки: от создания документа до его подписания всеми участниками и передачи сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Какие документы переходят в электронную форму

С 1 сентября 2026 года в обязательном порядке оформляются в электронной форме:

— транспортные накладные при автомобильных перевозках;

— заказы (заявки) на перевозку автомобильным транспортом;

— поручения экспедитору;

— экспедиторские расписки;

— складские расписки;

— железнодорожные транспортные накладные;

— грузовые накладные при воздушных перевозках. [Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ]

Электронные документы должны формироваться по утвержденным форматам и передаваться через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) с последующей передачей сведений в ГИС ЭПД. Прямое подключение организаций и индивидуальных предпринимателей к государственной системе законодательством не предусмотрено.

Кому необходимо подготовиться

Новые требования распространяются не только на транспортные компании.

Подготовиться необходимо всем участникам перевозочного процесса, которые оформляют или подписывают перевозочные документы:

— грузоотправителям;

— перевозчикам;

— экспедиторам;

— грузополучателям.

Если предприятие регулярно отправляет или принимает товары, даже не оказывая транспортных услуг, ему потребуется организовать работу с электронными перевозочными документами.

Практика 2026. Недостаточно подключить сервис ЭДО. Следует определить ответственных сотрудников, проверить наличие необходимых электронных подписей, настроить обмен документами с контрагентами и протестировать работу с оператором ИС ЭПД до вступления новых требований в силу.

Что проверить заранее

Несвоевременное оформление или подписание перевозочных документов может привести к задержке подтверждения исполнения перевозки, оформления закрывающих документов и расчетов между сторонами, если такие условия предусмотрены договором.

Обратите внимание. Закон устанавливает дату начала обязательного применения новых правил с 1 сентября 2026 года. Официального переходного периода, позволяющего не соблюдать новые требования до 1 марта 2027 года, Федеральный закон № 140-ФЗ не содержит.

Для большинства организаций ближайшие месяцы стоит использовать не только для выбора оператора ИС ЭПД, но и для проверки внутренних бизнес-процессов. Именно готовность всех участников перевозки, а не только наличие сервиса электронного документооборота, станет ключевым условием беспрерывной работы после вступления новых требований в силу.