В последнее время в связи с привлечением хозяйствами сторонних работников по договорам подряда (ГПД) возникают вопросы компенсации их расходов, а точнее налогообложение этих расходов. Поэтому, если ваша организация компенсирует исполнителю расходы на проезд, проживание, питание, то разберитесь, что делать с НДФЛ и страховыми взносами. Давайте попробуем это сделать вместе.
Что относится к доходам физических лиц в рамках ГПД
Согласно ст. 41 НК доход – это экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которую возможно оценить.
Уже другая статья 211 НК РФ относит к доходам налогоплательщика, полученным в натуральной форме, частичную или полную оплату за него организациями или ИП товаров, работ, услуг или имущественных прав. Например, оплату коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения.
Следовательно, оплата проезда, проживания и питания исполнителя по ГПД считается его доходом, полученным в натуральной форме. Этот доход нужно включать в налоговую базу по НДФЛ.
НДФЛ и взносы с доходов исполнителей по ГПД: мнение ФНС
В своем письме от 23.06.2022 № БС-15-11/71@ ФНС указала, что уплата НДФЛ, а также страховых взносов с оплаты проезда, проживания и питания исполнителя по ГПД зависит от того, в чьих интересах они были произведены.
Если оплата заказчиком за исполнителей по ГПД стоимости проезда к месту оказания услуг и обратно, проживания и питания в месте оказания услуг произведена исключительно в интересах самого заказчика, то данная компенсация не признается доходом исполнителя, полученным в натуральной форме. НДФЛ удерживать и платить не нужно.
Это же касается страховых взносов. Так как данная компенсация производится с целью обеспечения выполнения исполнителем самих услуг по ГПД, такие расходы заказчика не являются объектом обложения страховыми взносами.
Но если выплаты произведены в интересах физического лица, то у него возникает доход в натуральной форме – НДФЛ удерживается.
Вне зависимости от того, в чьих интересах была произведена компенсация, в договоре ГПХ должны быть указаны и суммы вознаграждения за выполнение работ (оказание услуг) и факт возмещения расходов, которые несет исполнитель в этих целях.
Для подтверждения компенсации проезда, питания и проживания должны быть сохранены и приложены копии билетов, товарные и кассовые чеки, гостиничные счета и т. д.
Желательно, чтобы в договоре или приложении к нему был расписан перечень расходов для возмещения, условия и ограничения.
Например, сельхозорганизация заключила договор оказания услуг с юристом – физическим лицом. Юристу необходимо поехать на несколько дней в другой город на судебное заседание в интересах заказчика. Он понесет расходы на проезд до нужного места и оплату номера в гостинице.
В договоре заказчик указал, что «обязуется в случае необходимости оказания услуг вне места жительства Исполнителя возмещать ему все расходы по проезду до места оказания услуг и обратно, а также расходы на гостиницу.
Расходы возмещаются с учетом ограничений: билеты эконом классом, а проживание в одноместном стандартном номере».
В этом случае после предоставления юристом документов, подтверждающих произведенные расходы, заказчик их возмещает. Но так как они произведены в интересах только заказчика, НДФЛ и страховые взносы с этих сумм не удерживаются.
НДФЛ и взносы с доходов исполнителей по ГПД: мнение Минфина
Минфин в письме от 17.03.2022 № 03-04-05/20477 также отметил, что оплата стоимости проезда к месту выполнения работ и проживания признается натуральным доходом, если она была произведена в интересах самого исполнителя. Если же компания компенсировала исполнителю расходы, которые тот понес в интересах заказчика, то объекта обложения НДФЛ не возникает.
По поводу же страховых взносов ведомство указало, что согласно ст. 422 НК возмещение фактически произведенных и документально подтвержденных расходов физлица по ГПД, а также оплата таких расходов относятся к суммам, освобожденным от страховых взносов.
Такие же разъяснения Минфин давал в письмах от 26.07.2021 № 03-04-05/59664, от 28.09.2020 № 03-04-06/84695, от 24.08.2020 № 03-04-06/73842, от 26.04.2019 № 03-04-06/31273.