В последнее время часто в учете сельхозорганизаций происходят технические сбои. Мы не раз уже говорили на страницах нашего журнала, что сегодня просто необходимо иметь официальные антивирусы, сохранять базы 1С как можно чаще и т.п. Но не всегда все срабатывает четко, и программа может просто «слететь», а это огромнейшая проблема. С такой ситуацией может столкнуться организация в случае технического сбоя программного обеспечения. Тогда все бумажные документы остаются в компании. Но в компьютерной базе они или вообще исчезают, или отражаются в ней некорректно, пропадает часть ранее проведенных документов, часть проводок.

За такими моментами также тщательно нужно следить, когда компания переходит с одной учетной системы на другую, или переход из одной базы в другую осуществляется по причине реорганизации или иного перехода активов и оборотов в другую компанию.

Также бывает ситуация наоборот – в компьютерной базе всё хорошо, но затопило помещение, в котором хранились бухгалтерские документы, произошёл пожар или по иной причине были утрачены бумажные документы.

В любом случае, что масштабная проблема с полной базой, что с пропажей каждого конкретного документа очень неприятна и болезненна.

Что делать в таком случае и с чего начать

Если компания обнаружила пропажу документов или отсутствие необходимых записей в учетной программе следует провести инвентаризацию, а также проверку учетных записей.

Какого-либо нормативного документа, отвечающего за такие процедуры, на законодательном уровне не разработано. Это значит, что правила такой проверки компания разрабатывает самостоятельно.

Рекомендуется проводить такую процедуру ежегодно, чтобы не попадать в неприятные ситуации, особенно перед началом налоговой проверки или накануне сдачи отчетности.

Отсутствие первичных документов может грозить штрафами. Например, непредставление истребуемых документов в налоговую грозит штрафом по ст. 126 НК – 200 руб. за каждый непредставленный документ. Но также может быть применен штраф по правилам ст. 15.11 КоАП – от 5 000 до 10 000 руб. за нарушение правил ведения бухучета.

Возможны и более серьезные наказания. Например, если утрата документа привела к занижению налога, то оштрафуют на 20 % от неуплаченной суммы (ст. 120 НК).

Таким образом, чтобы не столкнуться с проблемами лучше ежемесячно «подбивать» первичку. Также можно воспользоваться правилами нового ФСБУ 27/2021 и организовать график документооборота, что обеспечит своевременное отражение хозяйственных операций в учете.

В графике документооборота можно отразить ФИО сотрудников и прописать за составление каких конкретно документов они отвечают. Можно обойтись и без ФИО, а указать только наименования их должностей.

Дополнительно указываются сроки составления документов. Также в графике утверждаются сотрудники, которые отвечают за проверку правильности выставляемых документов и их своевременную сдачу в архив.

Однако зачастую возникают трудности не с исходящими, а с входящими документами. То есть в графике можно дополнительно прописать сотрудников, которые отвечают за своевременное получение документов от контрагентов.

Но если сложилось так, что документы были утеряны, то нужно как можно быстрее восстановить учет.

Также нужно назначить ответственного за постоянное копирование базы 1С, чтобы не потерять все данные. Если же не дай бог «слетела» база, нужно срочно «бить в колокола», пробовать своими силами или силами сторонних специалистов сделать ее восстановление.

Какие процедуры входят в восстановление учета

Первое, что следует сделать – это назначить ответственных сотрудников за проведение данного мероприятия. Если компания небольшая, то ответственным может быть назначен и сам директор. Если же компания большая, а документооборот существенен, то следует выделить несколько сотрудников для проведения такой процедуры или создать комиссию.

Далее, как было указано выше – нужно провести инвентаризацию, и выявить какие конкретно документы отсутствуют.

За какой период проводить проверку

Тут можно отталкиваться от сроков, за которые налоговые инспекторы могут потребовать документы. В основном этот срок ограничивается последними тремя годами до года начала проверки (ст. 89 НК).

Однако в некоторых ситуациях инспекторы могут запросить документы и за более ранний период. Например, если компания показывала налоговый убыток по ЕСХН, то инспекторы могут потребовать документы, относящиеся к убытку за 10 лет (ст. 283 НК). Также инспекторы не ограничены в сроках, если документы запрашиваются вне рамок проверки (ст. 93.1 НК).

После этого нужно посмотреть правила сроков хранения бухгалтерских документов (закон о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Как организовать проверку

Тут стоит выбрать вариант, удобный для организации. Например, можно разделить период восстановления документов на несколько более мелких отрезков – на месяцы, и смотреть сохранность документов по месяцам.

Также можно отталкиваться от активов и расходов. Зачастую бухгалтерия сортирует документы по наименованиям имущества, работ, услуг. Например, есть папки, где хранятся все документы по учету основных средств, есть – по товарам, отдельно собраны документы по кассе, расчетному счету, зарплате и т. д. В таком случае лучше отталкиваться именно от такой структуры ведения документооборота.

Документы, которые есть в организации, следует проверить на наличие ошибок и обратить внимание на подписи и печати. Дополнительно сравните данные бумажных документов и сведений, занесенных в бухгалтерскую программу.

Не лишним будет свериться с контрагентами, ФНС и фондами, а также провести тотальную инвентаризацию имущества в организации.

Что после проверки

По итогам проведенных процедур у компании должно быть составлено несколько списков:

• Бумажные документы, которые организация должна была оформить от своего имени. Если они есть в электронной базе, то можно просто распечатать и переподписать их.
• Бумажные документы, которые должны были предоставить контрагенты, но они отсутствуют в организации. Их следует запросить у компаний, или, если таковые отсутствуют (например, по причине ликвидации), запрос следует направить в архив.
• Бумажные документы, оформленные с ошибками. Их следует исправить самостоятельно или с помощью контрагентов, в зависимости от того, в каком конкретно документе обнаружена ошибка.
• Список документов, которые присутствуют на бумаге, но не внесены в базу. В таком случае, весьма вероятно, данные этих документов не попали в отчетность. То есть нужно внести исправительные записи в электронную базу.
• Список документов, которые есть в организации на бумаге, но сведения из них были некорректно внесены в базу. Нужно внести исправительные записи в бухгалтерскую программу.

Если какие-либо документы все-таки восстановить не получится, то ответственный сотрудник или комиссия должны будут составить акт, в котором следует указать, какие конкретно документы не были восстановлены и по каким причинам.

Также нужно будет проверить всю ранее сданную отчетность и возможно сдать уточненные декларации.

А в целом хочется отметить, что не нужно ничего бояться, все можно найти и восстановить, но зачем это делать, если можно проявить осторожность и аккуратность в всем, четко определив графики, ответственных, порядок хранения и копирования баз и документов.